Bài giảng Nhập môn công nghệ học phần mềm - Phần 2: Phương pháp quản lý dự án công nghệ thông tin

 hhiện trạng hợp lý cho các thính giả khác nhau Đánh giá tầm quan trọng cuả một chu kỳ kiểm soát dự án được xác định. Các định nghĩa Kiểm soát dự án: Nắm bắt và quản lý tiến trình Lập báo cáo dự án: Truyền bá hiệu quả những kiến thức này Quản trị viên dự án có thể: Báo cáo khách quan về thực trạng dự án Xác định những cản trở và hành động hiệu chỉnh Triển khai các giải pháp Hiểu sự ảnh hưởng của công việc tương lai Đưa ra những quyết định hợp lý dựa trên thông tin xác thực Quản trị viên dự án, trưởng nhóm và thành viên nhóm phải: Lắng nghe tin nhắn chuyển đến Chấp nhận tin xấu và tốt Hỗ trợ tích cực các thành viên trong nhóm để vượt qua trở ngại Lập báo cáo và kiểm soát dự án là nền tảng để quản lý dự án Lập báo cáo hiệu quả về thực trạng và các vấn đề của toàn bộ dự án sẽ: Trao đổi tình trạng dự án Tập trung vào các thành tựu của các mục tiêu kinh doanh, chứ không phải vào quy trình dự án Đưa ra thông tin chính xác tin cậy dựa trên kế hoạch dự án Nêu bật những điểm ngoại lệ so với kế hoạch Cung cấp thông tin kịp thời Bao gồm cả mức nỗ lực có thể chấp nhận Dự án Giai đoạn Phạm vi Nhiệm vụ Hoạt động Bước t/h Mức WBS 1 2 3 4 5 Chi tiết đội dự án Quan sát bên ngoài Lập báo cáo - the WBS Lập kế hoạch, theo dõi, báo cáo Lập báo cáo và kiểm soát dự án Replan/ Rebaseline quản lý thực hành kế hoạch quản lý KH công việc chi tiết dữ liệu tiến trình dữ liệu hoàn thiện khác dữ liệu nhiệm vụ quản lý nguồn kiểm soát khác giải pháp lập báo cáo hiện trạng xu hướng nguồn tài chính thay đổi phiên bản vấn đề chất lương phân tích hoạt động hiệu chnh kế hoạch công việc chi tiết theo dõi và rà xét các dữ kiện mục tiêu rà xét các KQBG và nỗ lực báo cáo và phân tích tiến trình Tái định hướng dự án Các bước Khuôn khổ kiểm soát dự án Một chu kỳ kiểm soát dự án thống nhất: Chu kỳ kiểm soát dự án Nêu rõ ràng chu kỳ các sự kiện cho việc lập báo cáo thực trạng Xác định các thông tin thông thường được yêu cầu với các mức điều hành, quản lý, nhóm Thiết lập thời gian biểu cho việc lập báo cáo yêu cầu đối với từng mức Chu kỳ kiểm soát dự án - các yếu tố HĐQT Uỷ ban điều hành Các giám đốc dự ánCác nhà tài trợ kinh doanhChủ thực hiện Ai Khi nào Chủ thực hiện Quản trị viên dự ánQuản lý kinh doanh hàng tháng:	thứ sáu 2 tuần 1 lần:	thứ hai 2 tuần 1 lần:	thứ tư hàng tuần: thứ sáu Các báo cáo và biên bản hiện trạng tiêu chuẩn hoá do v/phòng d/a điều phối Các giám đốc dự án Nhóm và Quản trị viên dự án quản lý đơn vị kinh doanh Các nhân tố thành công Không sử dụng thông tin riêng biệt Sử dụng các báo cáo thích hợp cho từng đối tượng Nắm bắt những lợi thế của thông tin không thoả mãn không hoảng sợ Những điểm chính: Lập báo cáo & kiểm soát dự án Thiết lập, dự đoán chu kỳ đối với việc lập báo cáo hiện trạng Kế hoạch thực tế, đúng lúc dựa trên thông tin được báo cáo ở mức nhóm, quản lý, điều hành Các phương pháp trình bày đa dạng thích hợp với từng đối tượng và công việc được giao Yêu cầu môi trường hỗ trợ về truyền thông 	 IX. Quản lý vấn đề và kiểm soát thay đổi  Quản lý dự án CNTT Quản lý sự thay đổi và vấn đề Giúp các thành viên có thể: Xác định các nguyên nhân có thể làm nên sự thay đổi trong một dự án Hiểu tầm quan trọng và lợi ích của việc thiết lập kiểm soát sự thay đổi và các quy trình giải quyết sự kiện Các mục tiêu Các thành viên tham gia dự án cần được khuyến khích đối với các tài liệu về sự kiện hay các thay đổi đề xuất khi họ nêu ra phản hồi, hành động, tuyên truyền nhanh chóng để giảm rủi ro Các thành viên của nhóm cần hiểu quy trình quản lý sự thay đổi và vấn đề Ghi chép toàn diện được yêu cầu đối với việc kiểm soát và truyền thông bao gồm tất cả các khoản mục hiện tại và đã hoàn thiện Các phương tiện quản lý sự kiện và thay đổi hiệu quả: Về nguyên tắc Quản lý thay đổi và vấn đề - Tại sao? Hai trong số những lý do thông thường nhất đối với sự thất bại của dự án: Không nhận ra sự thay đổi và vấn đề, và Không quản lý hiệu quả những vấn đề này Kiểm tra Đơn vị Khối Tích hợp Chấp thuận Programmer fine tuning needed nice to have các nguồn cụ thể của dự án rà xét kiểm soát chất lượng chuyển đổi Các quyết định về chính sách và nghiệp vụ các tổ chức bên ngoài Xuất hiện nhà cung cấp phần mềm mới Các đánh giá khác nhau của người sử dụng Các yêu cầu mới và đưa ra những khám phá Luật pháp các nguồn thay đổi tiềm năng Định nghĩa thay đổi: bất cứ hoạt động nào thay đổi: phạm vi kết quả bàn giao kiến trúc cơ bản chi phí lịch trình của một dự án Giải pháp quản lý vấn đề và thay đổi Kiểm soát thay đổi và giải pháp cho vấn đề Giảm rủi ro dự án nhờ quy trình hiệu quả quản lý thay đổi và vấn đề Các thành viên nhóm hiểu được quy trình quản lý thay đổi và vấn đề Ghi chép đầy đủ về các yêu cầu thay đổi/ vấn đề Các nhân tố thành công Chi phí thay đổi Chi phí thay đổi Req. Design Code Test Live Các điểm chính đã học Quản lý thay đổi và vấn đề Việc quản lý vấn đề và thay đổi là yếu tố chủ yếu trong phạm vi kiểm soát dự án Hệ thống quản lý thay đổi và vấn đề có thể đóng vai trò chủ đạo trong việc truyền thông dự án Một hệ thống chính thống, hiệu quả không yêu cầu quá nhiều chi phí quản lý hành chính X. Quản lý cấu hình Quản lý dự án CNTT Các mục tiêu của phần này Sau khi kết thúc phần này, bạn sẽ hiểu: CM là gì và tại sao sự thành công của dự án phụ thuộc vào nó Những việc thiết lập và các nhiệm vụ kế tiếp nào cần được thực hiện để triển khai CM được hiệu quả Các công cụ CM có thể giúp như thế nào Quản lý Cấu hình Đa số nghĩ rằng... Đây là vấn đề về LANs, WANs, phần cứng, ... Đây là các hoạt động mang tính kỹ thuật cao Nó liên quan rất ít đến quản lý dự án Quản lý cấu hình ...thực hiện hai chức năng chính Cung cấp việc truy cập an toàn và đơn giản đối với bản copy tổng thể về các kết quả bàn giao đã được thông qua Kiểm soát được thực trạng của các kết quả bàn giao và mối quan hệ qua lại lẫn nhau giữa các kết quả này Quản lý cấu hình Cung cấp một kho chứa an toàn đối với các kết quả bàn giao Cho phép việc kiểm soát và tiết lộ có nguyên tắc các kết quả bàn giao thông qua vòng đời của nó, với đầy đủ các dấu tích lịch sử, đảm bảo phiên bản đúng và cập nhật, đã được kiểm tra và phát hành Kiểm soát thay đổi cuả các kết quả bàn giao, đảm bảo các kết quả này được lưu theo đúng thứ tự Cung cấp việc lập báo cáo về hiện trạng của các kết quả bàn giao và những thay đổi của chúng Các kỹ thuật và quy trình ... 0.1 0.2 0.n 1.1 1.2 1.n 1.0 2.0 Approved Kiểm soát phiên bản Bổ sung khoản mục mới (1) Kho QL Cấu hình Gửi mục & baseline(4) Trả lại mục được Cập nhật (3) Backup / lưu giữ (5) Các báo cáo Kiểm soát (6) Lấy mục để cập nhật (2) Các chức năng quản lý cấu hình Các điểm chính đã học Tính thống nhất của tất cả các kết quả bàn giao dự án được bảo vệ Truy cập vào các khoản mục cấu hình được kiểm soát hiệu quả, nhưng không phức tạp đối với các thành viên nhóm được uỷ quyền Một danh sách tổng thể về các khoản mục cấu hình, với các thông tin hiện tại, luôn sẵn có, và Các thành viên nhóm hiểu và thích ứng với quy trình quản lý cấu hình Một quy trình quản lý cấu hình hiệu quả phải có các đặc tính sau: XI. Hoàn tất dự án Quản lý dự án CNTT Sau khi kết thúc phần này, bạn sẽ: Hoàn thiện dự án Hiểu được nhân tố căn bản và phương pháp QLDA đối với giai đoạn hoàn thiện dự án Hiểu được tầm quan trọng của Việc rà xét Sau thực hiện Hoàn tất dự án là việc giải thể tổ chức và môi trường dự án theo phương thức đã được ấn định sau khi đã đạt được các mục tiêu của dự án và tất cả các nhiệm vụ trong kế hoạch làm việc chi tiết được hoàn thành. Hoàn thiện dự án Nguyên tắc Quy trình đối với việc hoàn tất dự án cần được lập kế hoạch với sự chú ý vào từng chi tiết giống như các giai đoạn khác của dự án Vai trò và trách nhiệm con người trải qua sự thay đổi lớn vào thời điểm cuối cùng của dự án Các kế hoạch đối với việc hoàn tất dự án cần lên lịch các hoạt động yêu cầu của Rà xét sau thực hiện Quy trình hoàn thiện dự án Rà xét và cập nhật kế hoạch quản lý Xây dựng kế hoạch làm việc chi tiết cho việc hoàn tất dự án Tiến hành rà xét các hoạt động Kết thúc hợp đồng với các nhà thầu phụ Chuẩn bị các báo cáo dự án cuối cùng Lập thành văn bản và lưu giữ các kết quả bàn giao dự án Đóng văn phòng dự án Giải thể tổ chức dự án Tiến hành các cuộc họp kết thúc dự án Tiến hành rà xét sau thực hiện Thiết lập lại việc phân bổ nhân sự Tiến hành các cuộc họp kết thúc dự án Xem xét các yêu cầu dự án các mục tiêu dự án phạm vi dự án các kết quả bàn giao chính phương pháp tiếp cận dự án lịch trình ở mức cao Xem xét các thành quả dự án nền tảng kết quả bàn giao đặc tính nổi bật các lợi ích lớn đã đạt được Thực trạng cuối cùng kế hoạch so với thực tế phân tích sự khác nhau và thảo luận Xem xét các khoản mục mở danh mục nổi bật danh mục các vấn đề thay đổi Khái quát các bước tiếp theo hoàn tất lịch trình chuyển đổi các mục tiêu/ kế hoạch đối với rà xét sau thực hiện Lịch trình Tiến hành rà xét sau thực hiện Quy trình và việc hoàn tất dự án tiến hành tại thời điểm kết thúc dự án thực hiện và theo dõi trong khuôn khổ dự án Lợi ích kinh doanh/ tính hiệu quả của dự án Tiến hành vài tháng sau khi triển khai Thực hiện và theo dõi ngoài dự án các nhu cầu cần được thiết lập trong lịch trình hoạt động và thứ tự ưu tiên (sau dự án) của các thành viên Rà xét sau triển khai Thành công phụ thuộc vào việc có các mục tiêu dự án rõ ràng với các biện pháp thực hiện rất khó để xác định khi nào bạn đạt được một mục tiêu không được nói rõ! Cải tiến quy trình dự án có thể được xác định nó cũng phải được triển khai! Các nhân tố thành công Kế hoạch làm việc toàn diện được xây dựng Việc đánh giá quá trình triển khai được tiến hành Các báo cáo dự án cuối cùng được phát hành, các kết quả bàn giao được lưu giữ Giải thể chính thức tổ chức của dự án Việc rà xét toàn diện sau triển khai được tiến hành Các điểm chính đã học Hoàn chỉnh dự án Việc giải thể theo thứ tự cơ cấu dự án yêu cầu sự cẩn thận không kém việc xây dựng nên dự án Rà xét sau thực hiện là một cơ hội tốt đối với nghiên cứu của cá nhân cũng như tổ chức 	Nhưng...Nó phải được lập kế hoạch và tiến hành để đảm bảo việc tập trung tích cực vào các mục tiêu kinh doanh của dự án và tổ chức