Bài giảng Microsoft Excel - Trần Vũ Hà

Bài giảng Microsoft Excel Trần Vũ Hà Bộ môn Khoa học máy tính Trường Đại học nông nghiệp Hà nội Nội dung Mục tiêu Điều kiện tiên quyết Các thao tác cơ bản Một số thành phần cơ bản của Excel Các thao tác soạn thảo Cơ sở dữ liệu Đồ thị Mục tiêu Cung cấp cho người học các kiến thức cơ bản về Excel Sau khóa học người học có thể: Thực hiện các tính toán đơn giản Sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu Vẽ một số loại đồ thị đơn giản Điều kiện tiên quyết Có hiểu biết cơ bản về máy tính Đã học Microsoft Word Biết cách gõ tiếng Việt trong Windows Dụng cụ học tập: máy tính có cài Microsoft Windows, Microsoft Excel, Vietkey hoặc Unikey Các thao tác cơ bản Khởi động Excel Tạo tệp mới Mở một tệp có sẵn Lưu tệp Lưu tệp lần đầu và Lưu tệp với tên khác Thoát khỏi Excel Khởi động Excel Menu Start  Programs  Microsoft Excel (Office 2000) Menu Start  Programs  Microsoft Office  Microsoft Excel 2003 (Office 2003) Nháy đúp vào biểu tượng Microsoft Excel trên Desktop Giao diện chính Thanh trạng thái Tools Định dạng Tiêu đề Menu Tools Chuẩn Thanh cuộn ngang Công thức Thanh cuộn dọc Tạo tệp mới Kích chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ chuẩn. Bấm tổ hợp phím Ctrl và phím N. Menu File  New  Blank Workbook. Mở một tệp có sẵn C2: Menu File  Open C3: Tổ hợp phím Ctrl + O C1: Ấn nút Open 3-Click chuột để mở 1-Chọn nơi lưu tệp 2-Chọn tệp cần mở Không mở tệp và đóng hộp thoại Lưu tệp C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar. C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S. C3: Vào menu File/Save. Lưu tệp lần đầu và Lưu tệp với tên khác 1-Chọn nơi lưu tệp 2-Nhập tên tệp 3-Nhấn để lưu tệp Không lưu tệp và đóng hộp thoại Lưu tệp lần đầu Lưu tệp với tên khác: menu File  Save As Thoát khỏi Excel C1: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của Excel. C2: Vào menu File/Exit C3: Ấn tổ hợp phím Alt+F4 Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện thông báo sau: Yes: ghi tệp trước khi thoát No: thoát không ghi tệp Cancel: huỷ lệnh thoát Một số thành phần cơ bản của Excel Sheet (Bảng tính) Cell (ô) Công thức Hàm Sheet (Bảng tính) Trong một tệp Excel (1 workbook) có thể có nhiều sheet Mỗi sheet có 65536 hàng và 256 cột Thêm một sheet: menu Insert/Worksheet Xoá một sheet: menu Edit/Delete Sheet Đổi tên sheet: nháy chuột phải tại tên sheet ở góc trái dưới bảng tính, chọn Rename, gõ tên mới cho sheet rồi ấn Enter. Thêm/Xóa hàng, cột trong sheet Thêm một hàng vào bên trên hàng hiện tại: Ấn chuột phải vào tên hàng hiện tại rồi chọn Insert Thêm một cột vào bên trái cột hiện tại: Ấn chuột phải vào tên cột hiện tại rồi chọn Insert Xoá hàng: Ấn chuột phải vào tên hàng rồi chọn Delete Xoá cột: Ấn chuột phải vào tên cột rồi chọn Delete Cell (ô) Trong Excel mỗi ô có một địa chỉ riêng, địa chỉ này thường được sử dụng như tên biến trong các công thức hoặc hàm Trong Excel có 3 loại địa chỉ: Địa chỉ tương đối, ví dụ A10 Địa chỉ tuyệt đối trước hàng và cột có thêm dấu $. Ví dụ $A$10 Địa chỉ hỗn hợp, trước hàng hoặc cột có dấu $. Ví dụ $A10 hoặc A$10 Dấu $ ở trước hàng/cột thì hàng/cột đó là “cố định” – không bị thay đổi khi thực hiện thao tác copy Di chuyển con trỏ ô Sử dụng chuột để chuyển con trỏ ô Sử dụng tổ hợp Ctrl +G hoặc phím F5 để mở hộp thoại Go To: 1-Địa chỉ ô cần đến 2-Bấm nút để chuyển con trỏ Di chuyển con trỏ ô (tiếp) Sử dụng các phím: ,,, để di chuyển 1 ô theo hướng mũi tên Home: về cột A dòng hiện tại Ctrl + Home: về ô A1 Ctrl + End: về cột cuối cùng có dữ liệu của dòng hiện tại Ctrl + ,,, chuyển đến ô cuối của vùng dữ liệu hiện thời hoặc chuyển đến ô đầu tiên của vùng dữ liệu tiếp theo theo hướng mũi tên Miền Miền là nhóm các ô liền nhau tạo thành hình chữ nhật và miền được xác định bằng địa chỉ ô cao trái và ô thấp phải. Ví dụ A3:D5, $C$1:$E$6 B2:E6 Chọn miền, cột, hàng, bảng Chọn miền: kích chuột vào ô cao trái, giữ và di tới ô thấp phải, nhả chuột. Chọn cả hàng: kích chuột vào ô tên hàng. Chọn cả cột: kích chuột vào ô tên cột. Chọn cả bảng tính: kích chuột vào ô giao giữa tên hàng và tên cột. Nếu chọn nhiều miền rời nhau thì giữ phím Ctrl trong khi chọn các miền đó. Khi cần lấy địa chỉ ô hoặc miền trong công thức thì không nên gõ từ bàn phím mà nên dùng chuột chọn để tránh nhầm lẫn. Nhập dữ liệu vào ô Cách thức: kích chuột vào ô, gõ dữ liệu vào, nhập xong gõ Enter. Dữ liệu chữ nhập bình thường Dữ liệu số nhập dấu chấm (.) thay dấu phẩy (,) ngăn cách phần thập phân. Để Excel hiểu một dữ liệu dạng khác là dữ liệu dạng chữ thì nhập dấu ’ trước dữ liệu đó. Ví dụ: ’04.8766318 Dữ liệu ngày tháng nhập theo định dạng: mm/dd/yy. 	VD: 11/25/1980 Nhập dữ liệu vào ô (tiếp) Sửa dữ liệu trong 1 ô: đưa con trỏ tới ô cần sửa, ấn phím F2, sửa dữ liệu, ấn Enter để hoàn thành Sử dụng phím Tab để chuyển giữa các ô khi nhập dữ liệu cho một miền Công thức Giống như công thức toán học công thức trong Excel bao gồm: các hằng số, địa chỉ ô và hàm số được nối với nhau bởi các phép toán: + , - , * , / , ^ (luỹ thừa) Công thức được nhập bắt đầu với dấu = Ví dụ: =3+5 =3+A1 =3+B6+Sin(90) Hàm số Excel cung cấp nhiều hàm số sử dụng trong các lĩnh vực: toán học, thống kê, logic, xử lý chuỗi ký tự, ngày tháng … Trong hàm có xử lý các hằng ký tự hoặc hằng xâu ký tự thì chúng phải được bao trong cặp dấu “ ” Các hàm số có thể lồng nhau. VD: IF(AND(A2=10,A3>=8),“G”,IF(A2 25 thì Thưởng = LC * 2 Nếu 23 =3 và NC>24 CSDL – Auto Filter (t) Bảng các toán tử CSDL– Advanced Filter B1: Định miền điều kiện: Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, chú ý phải giống hệt tên trường của miền CSDL, tốt nhất là copy từ tên trường CSDL. Các dòng tiếp dưới ghi điều kiện: các điều kiện cùng dòng là phép AND, các điều kiện khác dòng là phép OR. B2: Thực hiện lọc Vào menu Data/Filter/Advanced Filter… CSDL– Advanced Filter (t) Ví dụ: Tìm những người có NC ≥ 26 hoặc HS ≥ 4 Định miền điều kiện Hiện KQ lọc ngay tại miền dữ liệu Hiện KQ lọc ra nơi khác Chọn miền CSDL Chọn miền điều kiện Chọn miền hiện KQ Chỉ hiện 1 bản ghi trong số những KQ trùng lặp CSDL– Advanced Filter (t) Tìm những người có NC=22 Tìm những người có NC>=26 hoặc NC= 26 và HS >=3 Đồ thị Chuẩn bị Bước 1: Định kiểu đồ thị Bước 2: Định dữ liệu Bước 3: Các lựa chọn Bước 4: Định nơi đặt đồ thị Thay đổi đồ thị Đồ thị XY Scatter Đồ thị - Chuẩn bị Chọn miền dữ liệu vẽ đồ thị, chú ý chọn cả 1 tiêu đề hàng và 1 tiêu đề cột đối với các đồ thị kiểu Column, Line và Pie. Bấm nút Chart Wizard trên Toolbar hoặc vào menu Insert/Chart…  Hộp thoại Chart Wizard hiện ra giúp tạo đồ thị qua 4 bước: Định kiểu đồ thị Định dữ liệu Các lựa chọn: tiêu đề, các trục, chú giải … Chọn nơi hiện đồ thị Đồ thị - Bước 1: Định kiểu đồ thị Chọn kiểu đồ thị Đồ thị dạng Cột Đồ thị dạng đường Đồ thị dạng bánh tròn Đồ thị tương quan giữa X và Y Xác định 1 dạng của kiểu đồ thị đã chọn Mô tả ngắng gọn kiểu đồ thị Đồ thị - Bước 2: Định dữ liệu Chọn dữ liệu của đồ thị Dữ liệu vẽ đồ thị sắp theo: Tiêu đề hàng hiện tại đây Tiêu đề cột làm chú giải Hàng Cột Đồ thị - Bước 3: Các lựa chọn - Tab Titles: tiêu đề đồ thị và tiêu đề các trục Đồ thị - Bước 3: Các lựa chọn (t) Hiện chú giải Vị trí đặt chú giải - Tab Legend: Chú giải Chú giải Đồ thị - Bước 3: Các lựa chọn (t) Không hiện Hiện nhãn và phần trăm Nhãn dữ liệu Hiện g/t Hiện phần trăm Hiện nhãn - Tab Data Labels: Nhãn dữ liệu Đồ thị - Bước 4: Định nơi đặt đồ thị Đồ thị hiện trên 1 sheet mới Đồ thị hiện trên 1sheet đã tồn tại Đồ thị - Thay đổi đồ thị Chuyển đồ thị tới vị trí mới bằng phương thức Kéo và thả. Thay đổi kích thước đồ thị bằng cách kích chuột vào vùng trống của đồ thị (chart area) để xuất hiện 8 chấm đen ở 8 hướng, đặt chuột vào chấm đen, giữ trái chuột và di tới kích thước mong muốn rồi nhả chuột. Thay đổi các thuộc tính của các thành phần đồ thị (font chữ, tỷ lệ các trục, màu sắc nền,…) bằng cách nháy chuột phải vào thành phần đó và chọn Format … Có thể quay lại bất kì bước nào trong 4 bước bằng cách ấn chuột phải vào vùng trống của đồ thị và chọn bước thích hợp Đồ thị XY Scatter Copy 2 cột (hàng) dữ liệu cần vẽ và đặt chúng cạnh nhau. Cột tương ứng với X đặt bên trái (hàng tương ứng với X đặt trên) Sắp xếp theo cột (hàng) tương ứng với X Vẽ đồ thị theo 4 bước