Bài giảng Lý thuyết quản trị học

in 
 Người nhận thông tin (nhận thông tin + giải mã -> hiểu thông tin) 
4 giai đoạn: 
- 58 - 
 Nảy sinh ý tưởng (hình thành ý tưởng hay lựa chọn thông tin cần truyền đạt) 
 Mã hóa và lựa chọn kênh 
 Truyền tin 
 Giải mã (để hiểu thông tin) 
Sơ đồ quá trình truyền thông tin: 
 Hình thành hay Mã hóa và 
 lựa chọn lựa chọn kênh 
 Giải mã Truyền tin 
6.6.2 Công nghệ thông tin với truyền đạt thông tin 
Các công cụ được sử dụng trong truyền tin: Fax, điện thoại, thư, mạng 
a. Internet 
- Là hệ thống điện tử để truyền tin 
- Internet như một nguồn thông tin 
- Sử dụng trong hội thảo 
- Để bàn luận & chuyện phiếm 
b. Các công cụ khác: Fax, điện thoại, thư 
6.6.3 Các dạng truyền đạt thông tin trong tổ chức 
a. Truyền đạt thông tin trong tổ chức 
- Truyền thông tin xuống dưới 
- Truyền thông tin lên trên 
- Truyền thông tin ngang 
- Truyền thông tin chéo 
b. Truyền đạt thông tin giữa các cá nhân: 
Có 4 dạng cơ bản: 
Ngƣời 
giữ 
thông tin 
Ý tƣởng 
thông tin 
Thông 
báo 
Ngƣời 
nhận 
Hiểu 
thông tin 
- 59 - 
- Cả hai người truyền và nhận thông tin đều đã biết thông tin -> Các bên cần chia sẻ thông tin, 
do đó thuận lợi trong truyền tin. 
- Thông tin mình không biết nhưng người khác thì đã biết -> có thể bất lợi -> trao đổi thông tin 
kém chất lượng. 
- Bản thân đã biết rõ thông tin, còn người khác thì không -> bản thân có thể phải trao đổi thông 
tin 1 cách hời hợt giả tạo -> nếu người dưới quyền biết mà nhà quản trị lại không biết thông tin 
thì sẽ rất nguy hại 
- Cả bản thân mình và người khác đều không biết thông tin -> trao đổi thông tin sẽ tồi tệ (ví dụ 
nhân viên thuộc các chuyên môn khác nhau không hiểu chuyên môn của nhau 
6.6.4 Cải thiện trao đổi thông tin trong tổ chức: 
a. Có hai nhiệm vụ quan trọng để cải thiện trao đổi thông tin: 
- Cải tiến thông điệp (để đối tượng nhận dễ hiểu và hiểu đúng) 
- Cố gắng hiểu đối tượng nhận thông tin và làm cho họ hiểu mình 
b. Những phương pháp cơ bản để cải thiện trao đổi thông tin trong tổ chức 
- Bám sát đối tượng nhận tin 
- Điều chỉnh luồng thông tin 
- Sử dụng thông tin phản hồi 
- Sự đồng cảm 
- Đơn giản hóa ngôn ngữ, hình tượng (trong giao tiếp thông tin) 
- Biết lắng nghe người khác 
- Sử dụng hệ thống, kênh thông tin không chính thức 
- Tăng cường sự thương lượng giữa các nhóm 
CHƢƠNG VII 
CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT 
7.1. Khái niệm và các nguyên tắc kiểm soát 
7.1.1. Khái niệm kiểm soát: 
 Kiểm soát là quá trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai 
lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu 
đã được xác định 
- Kiểm soát vừa là một quá trình kiểm tra các chỉ tiêu, vừa là việc theo dõi các ứng xử của 
đối tượng 
- 60 - 
- Kiểm soát không chỉ dành cho những hoạt động đã xảy ra và đã kết thúc, mà còn là sự 
kiểm soát đối với những hoạt động đang xảy ra và sắp xảy ra 
- Trong quá trình kiểm soát, có hai yếu tố luôn tham gia vào kiểm soát và ảnh hưởng đến 
hiệu quả của kiểm soát, đó là nhận thức và phản ứng của người kiểm soát và đối tượng 
kiểm soát. Điều này thể hiện ở chỗ: trong quá trình kiểm soát, nhà quản trị phải trả lời các 
câu hỏi sau đây: 
+ Kiểm soát cái gì? 
+ Kiểm soát khi nào? 
+ Kiểm soát ở đâu? 
+ Kiểm soát như thế nào? 
+ Chờ đợi thấy cái gì ở kiểm soát? 
+....... 
- Kiểm soát thường hướng vào các mục đích sau đây: 
 Bảo đảm kết quả thực hiện phù hợp với mục tiêu đã được xác định 
 Xác định rõ những kết quả thực hiện theo các kế hoạch đã được xây dựng 
 Xác định và dự đoán những biến động trong hoạt động của tổ chức 
 Phát hiện những sai lệch, thiếu sót, tồn tại và nguyên nhân trong quá trình hoạt 
động để kịp thời điều chỉnh 
 Phát hiện cơ hội, phòng ngừa rủi ro 
 Bảo đảm các nguồn lực trong tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu 
7.1.2. Vai trò của kiểm soát: 
- Kiểm soát giúp nhà quản trị nắm được tiến độ và chất lượng thực hiện công việc của các cá 
nhân, bộ phận trong tổ chức 
- Kiểm soát tạo ra chất lượng tốt hơn cho mọi hoạt động trong tổ chức 
- Kiểm soát giúp nhà quản trị đối phó kịp thời với những thay đổi của môi trường 
- Kiểm soát giúp cho các tổ chức thực hiện đúng các chương trình, kế hoạch với hiệu quả 
cao 
- Kiểm soát tạo thuận lợi thực hiện tốt việc phân quyền và cơ chế hợp tác trong tổ chức 
 Kiểm soát là một hệ thống phản hồi quan trọng đối với công tác quản trị. Chính nhờ hệ 
thống phản hồi này mà các nhà quản trị biết rõ được thực trạng tổ chức mình, những vấn đề 
trọng tâm cần phải giải quyết, từ đó chủ động tìm các biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm đạt 
được mục tiêu đã xác định 
7.1.3. Các nguyên tắc kiểm soát: 
- Đảm bảo tính chiến lược và hiệu quả 
- 61 - 
- Đúng lúc, đúng đối tượng và công bằng 
- Công khai, chính xác, hiện thực, khách quan 
- Linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý 
7.2. Các loại kiểm soát 
7.2.1. Theo thời gian tiến hành kiểm soát 
- Kiểm soát trước: là kiểm soát được tiến hành trước khi công việc bắt đầu nhằm ngăn chặn 
các vấn đề có thể xảy ra, cản trở cho việc thực hiện công việc 
- Kiểm soát trong: là kiểm soát được thực hiện trong thời gian tiến hành công việc nhằm 
giảm thiểu các vấn đề có thể cản trở công việc khi chúng xuất hiện 
- Kiểm soát sau: là kiểm soát được tiến hành sau khi công việc được hoàn thành nhằm điều 
chỉnh các vấn đề đã xảy ra 
7.2.2. Theo tần suất các cuộc kiểm soát 
- Kiểm soát liên tục: là kiểm soát được tiến hành thường xuyên ở mọi thời điểm đối với đối 
tượng kiểm soát 
- Kiểm soát định kỳ: là kiểm soát được thực hiện theo kế hoạch đã dự kiến trong mỗi thời kỳ 
nhất định 
- Kiểm soát đột xuất: là kiểm soát được tiến hành tiến hành tại thời điểm bất kỳ, không theo 
kế hoạch 
7.2.3. Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm soát 
- Kiểm soát toàn bộ: là kiểm soát được tiến hành trên tất cả các lĩnh vực hoạt động, các bộ 
phận, các khâu, các cấp nhằm đánh giá tổng quát mức độ thực hiện các mục tiêu chung 
- Kiểm soát bộ phận: là kiểm soát được thực hiện đối với từng lĩnh vực hoạt động, từng bộ 
phận, từng khâu, từng cấp 
- Kiểm soát cá nhân: là kiểm soát được thực hiện đối với từng con người cụ thể trong tổ chức 
7.2.4. Theo đối tượng kiểm soát 
- Kiểm soát cơ sở vật chất kỹ thuật: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá tình hình cơ 
sở vật chất kỹ thuật của tổ chức như đánh giá thực trạng nhà xưởng, máy móc, thiết bị... 
- Kiểm soát con người: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá con người trên các mặt: 
năng lực, tính cách, kết quả thực hiện công việc, tinh thần trách nhiệm, sự thoã mãn với 
công việc... 
- Kiểm soát thông tin: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá chất lượng của thông tin 
trong hoạt động của tổ chức 
- 62 - 
- Kiểm soát tài chính: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá tình hình tài chính của tổ 
chức như đánh giá ngân sách, công nợ... 
7.3. Quy trình kiểm soát 
 Quy trình kiểm soát trong tổ chức có thể minh họa bằng sơ đồ sau đây: 
7.3.1. Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát 
 Tiêu chuẩn kiểm soát là những chỉ tiêu thực hiện nhiệm vụ mà dựa vào đó có thể đo lường và 
đánh giá kết quả thực tế của hoạt động 
 Khi các định các tiêu chuẩn kiểm soát cần thực hiện theo các quy tắc sau đây: 
- Tiêu chuẩn và mục tiêu 
- Tiêu chuẩn và dấu hiệu thường xuyên 
- Tiêu chuẩn và quan sát tổng hợp 
- Tiêu chuẩn và trách nhiệm 
- Xác định mức chuẩn 
- Sử dụng các tiêu chuẩn định tính 
7.3.2. Đo lường kết quả hoạt động 
- Căn cứ vào những tiêu chuẩn đã được xác định trong bước 1, tiến hành đo (đối vói những 
hoạt động đang xảy ra hoặc đã xảy ra và kết thúc), hoặc lường trước (đối với những hoạt 
động sắp xảy ra) nhằm phát hiện sai lệch và nguy cơ sai lệch với những mục tiêu đã được 
xác định 
- Yêu cầu đối với đo lường kết quả : 
 Hữu ích 
 Có độ tin cậy cao 
Đo lường 
kết quả 
hoạt động 
Tiến hành 
điều chỉnh 
theo tiêu 
chuẩn 
So sánh với 
tiêu chuẩn 
kiểm soát 
Tiếp tục 
hoạt động 
và công 
nhận kết 
quả. 
Xác định các 
tiêu chuẩn 
kiểm soát 
Nếu không 
 có sai lệch 
Nếu 
có 
sai 
lệch 
- 63 - 
 Không lạc hậu 
 Tiết kiệm 
- Các phương pháp đo lường kết quả : 
 Quan sát các dữ kiện : Phương pháp này dựa vào các dữ kiện định lượng như số liệu 
thống kê, tài chính, kế toán để đo lường kết quả thực hiện 
 Sử dụng các dấu hiệu báo trước : Phương pháp này được thực hiện dựa vào 
những „triệu chứng‟ báo hiệu những vấn đề liên quan đến kết quả thực hiện công 
việc 
 Quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân : Phương pháp này được tiến hành thông qua 
việc nắm bắt tình hình thực hiện công việc trực tiếp từ đối tượng kiểm soát 
 Dự báo : Phương pháp này được thực hiện dựa trên những nhận định, phán đoán về 
kết quả thực hiện công việc 
 Điều tra : Phương pháp này được tiến hành bằng cách xây dựng các phiếu điều tra 
để thăm dò ý kiến của các đối tượng có liên quan 
7.3.3. So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát 
- Căn cứ vào kết quả đo lường, tiến hành so sánh kết quả hoạt động với tiêu chuẩn đã được 
xác định, từ đó phát hiện ra sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn, tìm nguyên nhân của sự 
sai lệch đó 
- Sau đó tiến hành thông báo : 
+ Đối tượng thông báo: 
 Các nhà quản trị cấp trên có liên quan 
 Các bộ phận, cơ quan chức năng có liên quan 
 Đối tượng bị kiểm soát 
 + Nội dung thông báo: 
 Kết quả kiểm soát bao gồm các số liệu, kết quả phân tích, tình hình thực hiện công 
việc... 
 Chênh lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn và nguyên nhân của chúng 
 Dự kiến các biện pháp điều chỉnh nếu có sự sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn 
 + Yêu cầu khi thông báo: 
 Phải kịp thời 
 Phải đầy đủ 
 Phải chính xác 
- 64 - 
 Phải đúng đối tượng 
7.3.4. Tiến hành điều chỉnh 
- Các hoạt động điều chỉnh: 
 Điều chỉnh mục tiêu dự kiến 
 Điều chỉnh chương trình hành động 
 Tiến hành những hành động dự phòng 
 Không hành động gì cả 
- Yêu cầu đối với hành động điều chỉnh: 
 Phải nhanh chóng, kịp thời 
 Điều chỉnh với “liều lượng” thích hợp 
 Điều chỉnh phải hướng tới kết quả