Bài giảng Hướng dẫn sử dụng Microsoft PowerPoint XP

 Trang 13
Lê Khắc Quyền - QuyenSp@Yahoo.com 
 Trong cửa sổ trên có một số đối tượng Textbox (các ô chứa văn bản). Để lựa 
chọn đối tượng nào bạn hãy kích chuột vào đường viền của đối tượng đó. Tiếp 
theo bạn có thể định dạng phông chữ, cỡ chữ, màu sắc... cho văn bản chứa 
trong các đối tượng này. 
Các thao tác định dạng: 
3.1.2.1. Định dạng Font 
Bạn hãy thực hiện theo các bước sau 
 Chọn đối tượng cần thay đổi kiểu font - kích chuột vào đối tượng. Nếu muốn 
chọn nhiều đối tượng cùng một lúc, hãy nhấn và giữ phím Ctrl, đồng thời kích 
chuột vào các đối tượng còn lại. 
 Kích chuột vào thực đơn Format và chọn Font. Hộp thoại Font xuất hiện như 
sau: 
ƒ Để chọn font chữ bạn hãy lựa chọn trong mục Font 
ƒ Để chọn kiểu chữ bạn hãy chọn trong mục Font style. Trong đó: 
Regular : Kiểu thông thường 
Bold : Kiểu đậm 
Italic : Kiểu nghiêng 
Bold Italic : Kiểu đậm + nghiêng 
ƒ Để thay đổi cỡ chữ, bạn hãy chọn mục Size. 
ƒ Để thay đổi màu sắc phông chữ, bạn hãy kích chuột vào ô Color 
 Sau khi lựa chọn xong các định dạng về Font bạn hãy kích chuột vào nút OK. 
 Chú ý: Khi làm việc với PowerPoint, chúng ta nên sử dụng phông chữ 
Unicode. Đối với PowerPoint, nếu bạn soạn thảo bằng Font Unicode thì bạn không 
phải định dạng phông chữ. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn muốn thay đổi phông chữ khác 
thì bạn có thể chọn một trong các phông chữ sau: Times New Roman, Arial, 
Arial Narrow, Tahoma, Courier, Courier New... 
 Để định dạng màu nền cho Slide, bạn kích chuột lên thực đơn Format và chọn 
Background. Một hộp thoại xuất hiện như sau: 
 Trang 14
Hướng dẫn sử dụng Microsoft PowerPoint XP 
ƒ Tiếp theo, bạn kích chuột vào hộp Combo (hộp có mũi tên) để lựa chọn 
màu sắc. 
ƒ Cuối cùng, bạn kích chuột vào một trong hai nút Apply to All hoặc Apply. 
(Apply chỉ có tác dụng với slide hiện thới còn Apply to All có tác dụng với 
tất cả các slide trong Presentation). 
3.1.2.3. Thay đổi kiểu dáng thiết kế của Presentation (Apply Design) 
Đây là cách làm mà bạn có thể thay đổi kiểu dáng của Presentation trong quá trình 
thiết kế hoặc sau khi bạn đã hoàn thành nội dung. Thay đổi kiểu thiết kế sẽ không 
làm thay đổi nội dung 
trong Presentation của 
ban. Bạn hãy thực 
hiện theo các bước 
sau: 
 Kích chuột lên 
thực đơn Format 
và chọn Slide 
Design. Một hộp 
thoại sẽ xuất 
hiện như hình 
bên: 
 Kích chuột vào 
mẫu thiết kế cần 
chọn. 
 Chú ý: Nếu Presentation của bạn không sử dụng phông Unicode thì mỗi khi 
thay đổi kiểu thiết kế, bạn phải định dạng lại phông chữ. 
3.1.2.4. Thiết lập các hiệu ứng hoạt hình, âm thanh, thời gian trình diễn 
a. Các hiệu ứng hoạt hình, âm thanh (Custom Animation) 
Một Presentation được thiết kế với các hiệu ứng hoạt hình và âm thanh hợp lý sẽ hấp 
dẫn được người theo dõi. Tuy vậy, người thiết kế cũng không nên lạm dụng đưa vào 
Presentation quá nhiều các hiệu ứng. 
 Trang 15
Lê Khắc Quyền - QuyenSp@Yahoo.com 
Bạn có thể sử dụng thanh công cụ Animation Effect để thiết lập cho Presentation của 
mình các hiệu ứng hoạt hình và âm thanh. Tuy nhiên, để có thêm nhiều lựa chọn, bạn 
nên sử dụng lệnh trong thanh thực đơn. Bạn hãy thực hiện theo các bước sau: 
 Chọn các ô Textbox cần tạo hiệu ứng (chọn tất cả: nhấn Ctrl + A; chọn một số 
ô: Giữ phím Ctrl + Click chuột) 
 Kích chuột lên thực đơn Slide Show và Custom Animation. Một hộp thoại sẽ 
xuất hiện như sau: 
 Click chuột vào nút Add Effect, danh mục các nhóm hiệu ứng hoạt hình xuất 
hiện như sau: 
 Trong ô Entry animation and sound, bạn có thể 
lựa chọn các hiệu ứng hoạt hình và âm thanh. 
Bạn có thể kích chuột vào nút Preview để xem 
thử. 
 Trang 16
 Sau khi thiết lập xong các hiệu ứng hoạt hình 
và âm thanh cho Presenttion, bạn kích chuột 
vào nút OK. Bạn có thể kích chuột vào nút 
Preview để xem trước các hiệu ứng. 
Hướng dẫn sử dụng Microsoft PowerPoint XP 
b. Kiểu chuyển tiếp trang (Slide Transition) 
 Bạn hãy kích chuột vào thực đơn Slide Show và chọn Slide Transition. Mộp 
hộp thoại sẽ xuất hiện như hình dưới: 
Ý nghĩa của các lựa chọn trong hộp thoại như sau: 
Apply to Selected Slides Chọn hiệu ứng khi chuyển tiếp trang 
Speed Chọn tốc độ chuyển trang 
Sound Chọn bản nhạc khi chuyển trang 
On mouse click Chuyển sang trang mới khi bấm chuột 
Automatically after Tự động chuyển sang trang mới sau khoảng thời gian 
..... giây 
Apply to All Slides Áp dụng lựa chọn này cho tất cả các Slide 
Play Chạy thử Slide 
Slide Show Trình diễn thử 
Mọi thay đổi về kiểu xuất hiện các Slide sẽ được Powerpoint biểu diễn ngay sau khi 
bạn chọn các hiệu ứng. 
3.2. Tạo liên kết giữa các Slide (Hyper link) 
Ví dụ 1: Một Slide giới thiệu các nội dung chính trong bài trình bày như sau: 
Khi bạn kích chuột vào các nội dung ở trang này thì Powerpoint sẽ tự động chuyển đến 
Slide có nội dung tương ứng 
Ví dụ 2: Một Slide đặt câu hỏi cho người nghe, nút liên kết sẽ trỏ đến Slide đáp án 
3.2.1. Tạo liên kết 
Để liên kết Slide “Nội dung chính” đến các Slide chi tiết, bạn hãy thực hiện theo các bước 
sau: 
 Trang 17
Lê Khắc Quyền - QuyenSp@Yahoo.com 
 Đánh dấu (bôi đen) dòng cần tạo liên kết (xem hình bên dưới): 
 Kích chuột vào thực đơn Insert và chọn Hyperlink, một hộp thoại xuất hiện như 
sau: 
Ý nghĩa một số lựa chọn trong hộp thoại như sau: 
Text to Display Nội dung hiển thị tại dòng liên kết 
Exist file or Web Page Liên kết đến một tệp khác hoặc một trang web 
Place in This Document Liên kết ngay trong tài liệu đang soạn thảo 
Create New Document Liên kết tới một tài liệu mới 
E-mail Address Liên kết đến một địa chỉ E-mail 
Screen Tip... Nội dung này sẽ xuất hiện khi bạn di chuyển chuột tới 
dòng liên kết (Hyperlink) 
3.2.2. Chỉnh sửa liên kết 
 Trang 18
Hướng dẫn sử dụng Microsoft PowerPoint XP 
3.2.3. Tạo nút liên kết 
4. Một số các thao tác với Presentation 
4.1. Các chế độ hiển thị Presentation khi soạn thảo 
Khi tạo mới một Presentation, PowerPoint mặc định làm việc ở chế độ Slide. Bạn có 
thể thay đổi các chế độ này theo một trong hai cách sau: 
 Kích chuột lên thực đơn View sau đó chọn các chế độ hiển thị. 
 Kích chuột lên các nút biểu tượng trên thanh cuộn ngang: 
Normal Hiển thị theo chế độ mặc định thông thường. 
Outline Chế độ tổng quan. Presentation sẽ được hiển thị theo dạng 
tóm tắt của các mục lớn 
Slide Sorter Các Slide sẽ được hiển thị dạng thu nhỏ 
Slide Show Trình diễn trang Slide hiện tại 
Notes Page Trang soạn thảo sẽ được chia làm hai phần, phần phía dưới 
dành cho các chú thích trong Slide của bạn 
Slide Sorter 
Normal Slide Show 
4.2. Chèn thêm một Slide, xoá, sao chép, di chuyển Slide 
Trước khi thực hiện các thao tác này, bạn nên chuyển về chế độ làm việc Slide Sorter 
để dễ quan sát các Slide dưới dạng thu gọn: 
 Trang 19
Lê Khắc Quyền - QuyenSp@Yahoo.com 
4.2.1. Chèn thêm một Slide vào Presentation 
Bạn thực hiện theo các bước sau: 
 Chuyển đến trang cần chèn. Slide mới sẽ được chèn vào trang phía sau của 
trang hiện thời. 
 Ví dụ: Cần chèn thêm một Slide vào sau trang 5 thì chuyển đến trang 5. 
 Kích chuột lên thực đơn Insert, chọn New Slide. Hộp thoại New Slide xuất 
hiện. 
 Bạn chọn một mẫu Slide trong 24 mẫu có sẵn và kích chuột vào nút OK. 
4.2.2. Xoá Slide 
Bạn thực hiện theo các bước sau: 
 Chuyển đến Slide cần xoá 
 Kích chuột lên thực đơn Edit và chọn Delete Slide 
4.2.3. Sao chép Slide 
Bạn thực hiện theo các bước sau: 
 Chọn Slide cần sao chép - kích chuột vào Slide. Nếu muốn sao chép nhiều 
Slide, nhấn phím Shift, đồng thời kích chuột vào các Slide còn lại. 
 Kích chuột lên thực đơn Edit và chọn Copy. 
 Chuyển về trang cần Copy tới. Ví dụ: Cần Copy tới vị trí ngay phía sau trang 5 
thì kích chuột vào trang 5 
 Kích chuột lên thực đơn Edit, chọn Paste. 
4.2.4. Di chuyển Slide 
Cũng tương tự như thao tác sao chép, bạn thựa hiện theo các bước sau: 
 Chọn Slide cần di chuyển 
 Kích chuột lên thực đơn Edit và chọn Cut 
 Chuyển về trang cần di chuyển tới 
 Kích chuột lên thực đơn Edit và chọn Paste 
4.3. In ấn Presentation 
 Bạn hãy kích chuột lên thực đơn File và chọn Print, một hộp thoại sẽ xuất hiện 
như sau: 
 Trang 20
Hướng dẫn sử dụng Microsoft PowerPoint XP 
 Trong ô Print what, bạn kích chuột vào đây để chọn các kiểu trang cần in: 
Slide In mỗi trang giấy một Slide 
Handouts In nhiều Slide trên 1 trang giấy in 
Notes Pages In slide lên trang giấy và có phần trống bên 
cạnh để bạn có thể ghi chú thích vào đó 
Outline View In theo dạng các đề mục chính 
 Nếu muốn in một số trang cụ thể, bạn kích chuột vào ô Slides và gõ số trang 
cần in vào. 
Ví dụ: 3,4,5,6,9 hoặc 3-6,9 
 Bạn có thể kích chuột vào nút Properties để chọn cụ thể loại giấy cần in: A4, 
A3... 
 Cuối cùng bạn kích chuột vào nút OK 
 Trang 21
Lê Khắc Quyền - QuyenSp@Yahoo.com 
4.4. Trình diễn Presentation của bạn 
Đây là công đoạn cuối giúp bạn trình diễn, trình bày Presentation của bạn trước hội 
thảo, hội nghị hoặc "đám đông"... Bạn cần có một máy vi tính PC (Pesonal 
Computer), một máy chiếu đa năng (Projector), một bút chỉ Laser hoặc thước ăngten. 
Bài trình bày của bạn cần được in ra và phát tay (Handout) cho mọi người xem để 
tiện cho việc theo dõi khi bạn trình bày. Bạn cũng cần dự 
phòng một bản in để tiện tra cứu các thông tin khác khi trình 
bày. 
- Để trình diễn Presentation, bạn hãy kích chuột lên thanh 
thực đơn Slide Show và chọn View Show. 
- Để kết thúc trình bày, bạn nhấn phím ESC. 
- Trong quá trình trình bày, trình diễn, nếu bạn muốn quay về 
trang trước hoặc chuyển đến một trang bất kỳ trong bài trình 
diễn..., bạn hãy thực hiện theo các bước sau: 
 Trên màn hình mà bạn đang trình diễn, bấm chuột phải, 
một menu xuất hiện như hình bên. Ý nghĩa của một số lựa 
chọn trong menu như sau: 
Next Chuyển đến trang tiếp theo 
Previous Quay về trang trước đó 
End Show Kết thúc trình diễn 
 Nếu bạn muốn chuyển tới một trang bất kì trong bài trình bày, bạn hãy kích 
chuột vào lệnh Go, chọn By Title và chọn trang cần chuyển đến. 
 Trang 22