Bài giảng Excel

nced Filter. Hộp đối thoạisau hiện ra : 
- Chọn Filter the list, In place ( hiển thị những mẫu tin thỏa mãn điều kiện ngay trên vùng CSDL). 
- Xác định địa chỉ vùng Database vào hộp List Range. 
- Xác định địa chỉ vùng Criteria vào hộp : Criteria Range. 
- Gõ Enter hay chọn OK, Các mẫu tin không thỏa điều kiện trong vùng Criteria sẽ bị dấu đi, chỉ trình bày các mẫu tin thỏa mãn điều kiện. Chú ý, sau đó muốn liệt kê lại toàn bộ nội dung các mẫu tin của CSDL, dùng lệnh Data / Filter / Show All. 
b . Rút trích : 
- Trong thao tác này , cần tạo trước vùng Database, vùng Criteria và vùng Extract. 
- Di chuyển con trỏ ô vào vùng Database. 
- Chọn lệnh : Data / Filter / Advanced Filter . Hôïp đối thoại như chức năbng tìm kiếm hiện ra. 
- Chọn Copy to Another Location ở mục Action. 
- Xác định địa chỉ vùng Database vào hộp List Range. 
- Xác định địa chỉ vùng Criteria vào hộp Criteria Range. 
- Xác định địa chỉ các tiêu đề của vùng Extract vào hộp Copy To. 
- Gõ Enter hay chọn OK, các mẫu tin thỏa điều kiện trong vùng Criteria sẽ được chép vào vùng Extract. 
- Nếu chọn Unique Records Only : Các mẫu tin giống nhau nhưng trong vùng trích chỉ tồn tại một mẫu tin . Nếu không chọn :trích đầy đủ các mẫu tin thỏa mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn. 
c . Xóa :
Trong thao tác này chỉ cần tạo trước vùng Database và vùng Criteria ,không cần tạo trước vùng Extract.
- Thực hiện các bước như thao tác tìm kiếm .
- Sau khi trong vùng CSDL liệt kê các mẫu tin thỏa mãn điều kiện trong vùng Criteria, chọn các dòng này và thực hiện lệnh Edit / Delete Row. 
- Thực hiện lệnh Data / Filter / Show All để trình bày trở lại càc mẫu tin bị giấu. 
3 . Các dạng vùng tiêu chuẩn : 
a . Tiêu chuẩn hằng số và chuỗi : 
Ô điều kiện là một hằng số hay chuỗi : nhập trực tiếp vào ô ngay dưới vùng điều kiện. 
VD : CHỨC VỤ 	LƯƠNG
	 GĐ	1000000
Trong ô điều kiện có thể chứa ký tự đại diện ? hay *. 
Ví dụ : Tiêu chuẩn Tên bắt đầu bằng chữ H : 	TÊN 
	H*
b .Tiêu chuẩn so sánh
Ô điều kiện chứa toán tử so sánh kèm với giá trị so sánh. Các toán tử so sánh gồm: > (lớn hơn) = (lớn hơn hay bằng) = ( bằng) , ( khác) 
Ví vụ : tiêu chuẩn SỐ CON lớn hơn 2:
c . Tiêu chuẩn công thức
Ô điều kiện có kiểu công thức. Trong trừơng hợp có sử dụng tiêu chuẩn này cần lưu ý:
-Ô tiêu đề của vùng tiêu chuẩn phải là một tiêu đề khác với tất cả càc tiêu đề của vùng Database.
-Trong ô điều kiện phải lấy địa chỉ của ô trong mẫu tin đầu tiên để so sánh. Ví dụ: tiêu chuẩn ký tự đầu tiên của tên khác “H”
 Công thức trong ô điều kiện là: 
 =LEFT (C2,1)“H”
 Xuất hiện TRUE / FALSE hay 1 / 0
d . Liên kết tiêu chuẩn
Có thể tìm kiếm,xóa hay rút trích cácmẩu tin trong vùng Database bằng cách giao (AND) hay hội (OR) của nhiều điều kiện khác nhau.
.Nếu các ô điều kiện khác cột có tính chất giao (và)
. Nếu các ô điều kiện khác dòng có tính chất hội ( Hoặc). 
Vd 	Chức vụ	 Lương
	TP	>1000000
Đây là vùng tiêu chuẩn thể hiện điều kiện : Lương >1000000 và chức vụ là TP. 
4 . Các hàm trong cô sở dữ liệu : 
a . Hàm DSUM (vùng CSDL, Cột tính tổng (N), Vùng tiêu chuẩn) : Cho kết quả là tổng dữ liệu số trên cột thứ N của những mẫu tin trong vùng CSDL thỏa mãn được điều kiện của vùng tiêu chuẩn.
 N : Số thứ tự của cột trong vùng CSDL cần thục hiện tính tổng, cột đầu tiên được tình số 1. 
Ví dụ : Tính tổng lương của những người có Lương >=1000000
	 = DSUM(A1:F6,6,H2:H3)
Ở đây vùng tiêu chuẩn : 	 
 H
	2 Lương
	3 >1000000
b . Hàm DMAX(vùng CSDL, Cột tính tổng (N), Vùng tiêu chuẩn) : 
Cho kết quả là giá trị lớn nhất trên cột thứ N của những mẫu tin trong vùng CSDL thỏa mãn được điều kiện của vùng tiêu chuẩn.
Ví dụ : Mức lương lớn nhất của những người có Lương >=1000000
	 = DMAX(A1:F6,6,H2:H3) ( Vùng tiêu chuẩn như trong DSUM) . 
c . Hàm DCOUNT(vùng CSDL, Cột tính tổng (N), Vùng tiêu chuẩn)
Cho kết quả là số ô chứa giá trị số trên cột thứ N của những mẫu tin trong vùng CSDL thỏa mãn được điều kiện của vùng tiêu chuẩn.
Ví dụ : Tính số người được thưởng là 200000 :
	= Dcount(A1:F6,3,H2:H3) . Trong đó vùng tiêu chuẩn : 
	 H
	2 Thưởng
	3 200000
d . Hàm DCOUNTA(vùng CSDL, Cột tính tổng (N), Vùng tiêu chuẩn) : 
Cho kết quả là số ô chứa dữ liệu trên cột thứ N của những mẫu tin trong vùng CSDL thỏa mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn. 
Ví dụ : Tính số học viên đạt kết quả giỏi : 
	= DcountA(A1:F6,3,H2:H3) . Trong đó vùng tiêu chuẩn : 
	 H
	2 Xếp Loại
	3 Giỏi
e . Hàm DAVERAGE(vùng CSDL, Cột tính tổng (N), Vùng tiêu chuẩn) :
 Cho kết quả là giá trị trung bình trên cột thứ N của những mẫu tin trong vùng CSDL thỏa mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn.
Ví dụ : Tính bình quân lương cùa những người có chức vụ là GĐ : 
	= Daverage(A1:F6,6,H2:H3) 
	Trong đó vùng tiêu chuẩn : 
	 H
	2 Chức vụ 
	3 GĐ
5 . Tổng hợp số liệu theo nhóm : SUBTOTAL
Trên một CSDL thường có nhu cầu tổng hợp số liệu theo nhóm, ví dụ theo nhóm hàng, theo đơn vị, ngày tháng ... Tính năng Subtotal của Excel dùng để phân tích các nhóm dữ liệu đồng thời chèn vào cuối mỗi nhóm những dòng thống kê, tính toán và một dòng tổng kết ở cuối phạm vi. 
Các bước thực hiện : 
a . Sắp xếp CSDL theo khóa là cột cần thực hiện tổng hợp thống kê.
- Quét chọn khối A2:F15. 
- Thực hiện lệnh Data / Sort. 
. Ở hộp Sort By : Chọn trường (cột ) cần sắp, chọn Ascending : sắp xếp theo chiều tăng
. Ở mục My List Has : chọn Header Row. 
b . Đặt con trỏ vào vùng CSDL. Chọn lệnh Data / Subtotals, :
Hộp đối thoại sau hiện ra : 
- Trong mục At each change in chọn cột/tiêu đề cần tạo nhóm tổng hợp. 
- Trong mục Use Function chọn hàm Sum ( Chọn hàm cần tính toán / thống kê). 
- Trong mục Add Subtotal to chọn những vùng mục tin cần tính toán / thống kê). 
- Chọn OK hoặc gõ Enter. 
Muốn hủy bỏ tính năng Data / Subtotal trong CSDL vừa làm, thực hiện lệnh : Data / Subtotals rồi chọn Remove All. 
IV . IN ẤN 
1 . Định dạng trang giấy in : 
Thực hiện lệnh : File / Page Setup, hộp đối thoại sau hiện ra : 
a . Chọn mục Page : để định chế độ in ngang hay in dọc, chọn loại giấy in....
- Trong Orientation : chọn Portrait để in dọc, Landscape để in ngang. 
- Trong Scaling : Chọn tỉ lệ in. Nên giữ 100% Normal Size. Trường hợp chỉ thiếu vài dòng chọn Fit to 1 Page lúc đó Excel sẽ ép lại cho vừa một trang. 
- Trong Page Size : Chọn kích cỡ giấy in. 
- Trong Print Quality : Chọn chất lượng in, càng nhiều dpi ( dot per inche) nét chữ càng sắc sảo. 
b . Chọn mục Margins để canh lề :
Ý nghĩa các mục trong hộp đối thoại như sau:
- Top : lề trên ; Bottom : Lề dưới ; Left : Lề trái ; Right : Lề phải.
- From Edge : khoảng cách từ tiêu đề đến biên trang giấy. 
- Center on Page : Chọn / bỏ chọn canh giữa. 
- Horizontally : Canh giữa trang theo chiều ngang. 
- Vertically : Canh giữa trang theo chiều dọc. 
c . Chọn mục Header / Footer để định tiêu đề đầu trang, cuối trang : 
- Excel luôn luôn in một dòng trên đỉnh trang gọi là dòng đầu trang (Header) và in một dòng dưới đáy trang gọi là dòng chân trang ( Footer). 
Mặc nhiên Excel sẽ in tên bảng tính trên Header và in số thứ tự trang dưới Footer. Việc này thường không thích hợp với chúng ta, do đó, để không in hoặc in nội dung khác ở Header và Footer ta chọn mục Custom Header ... và Custom Footer... để điều chỉnh lại. Cả hai đều dẫn đến một hộp đối thoại gần như nhau, trong đó ngoài các hướng dẫn còn có các biểu tượng để chọn, Ví dụ : Chọn Custom Header... hộp đối thoại sau xuất hiện : 
Nội dung snhập vào Header và Footer có thể trình bày một trong ba khu vực trái, giữa và phải. Muốn xuống dòng gõ Enter. 
d . Chọn mục Sheet :
 Để tắt những lằn phân cách giữa các ô và khai báo vùng chọn in, ... 
- Print Area : nhập địa chỉ vùng muốn in trên bảng tính hiện hành. 
- Gridlines : Bật / tắt những lằn phân cách giữa các ô. Thông thường tắt chế độ này. 
- Notes : Bật tắt việc in chú thích. 
- Page Order ( thứ tự trang) : Không nên thay đổi. 
. Down , then over : In số trang từ trên xuống dưới rồi qua phải. 
. Over, then Down : In số trang từ trái sang phải, rối xuống dưới. 
2 . Xem trước khi in : 
Thực hiện lệnh File / Print Preview hoặc nháy chuột vào biểu tượng Print Preview . Excel chuyển sang chế độ Preview, cho phép xem và hiệu chỉnh tổng quát bố cục, nội dung dữ liệu trên bảng tính trước khi in. Màn hình Preview như sau : 
3 . In ra giấy in : 
Chọn một trong những cách sau : 
- Nháy chuột vào biểu tượng Print 
- Thực hiện lệnh File / PrinT ( hoặc gõ Ctrl + P) : hôïp đối thoại sau hiện ra để khai báo các thông số cần thiết.
	- Trong Print What : 
Selection : In vùng được chọn. 
Selection Sheet : In những bảng tính được chọn (bảng tính có con nháy)
Entire WorkBook : In toàn bộ bảng tính có trong tập tin Workbook. 
- Coppies : số bảng in. 
- Page Range : Phạm vi in. 
All : in tất cả. 
Page(s) From .... To .....: In từ trang ..... đến trang ..... 
Chọn OK để in ra máy in đang bật sẵn.
Chúc Quý Học Viên 
Vui Vẻ và Thoải Mái
Trung Tín Computer
Đinh Xuân Long