Tự học Microsoft Excel

Ô hoạt động(Active cell)

Bạn sử dụng ô hoạt động để nói cho Excell biết vị trí bạn muốn nhập

dữ liệu hoặc sửa dữ liệu.Để di chuyển sang một ô khác đơn giản chỉ

cần sử dụng phímmũi tên trên bàn phím. Bạn cũng có thể bấm vào bất

kỳ vị trí nào trong văn bản để chuyểnô hoạt động đến đó. Trong bài

giảng này, tôi sẽ luôn gọi đ-ờng viền của ô hoạt động là con trỏ.

Trang tính(Worksheet)

Trang tínhnơi bạn nhập các dữ liệ vào, đây chính lànới làm việc của

bạn. Một trang tính gồm265 cột (tiêu đề các cột nằm ở phía trên đầu)

và65,536 dòng (tiêu đềcủa các dòng nằm ở phía bên trái). Nếu chúng

ta nói rằng mỗi dòng cao 0.25 inch (5 mm) thì toàn bbộ trang tính sẽ

cao 1,365 feet và4inch (409,60m)! Nhân 265 với 65,635 thì bạn sẽ

biết đ-ợc số ô trong một trang tính (16.777.216 ô) vàbạn có thể có

bao nhiêu trang tính cũng đ-ợc. Bạn hãy tự thử nghiệm xem.

pdf47 trang | Chuyên mục: Excel | Chia sẻ: dkS00TYs | Ngày: 10/10/2014 | Lượt xem: 1417 | Lượt tải: 14download
Tóm tắt nội dung Tự học Microsoft Excel, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút "TẢI VỀ" ở trên
ay đổi dữ 
liệu trong ô đó. Trên thực tế, nó lμm thay đổi địnhdạng của các ô. Hãy lμm 
một thử nghiệm nhỏ. Trong một ô, gõ bất kỳ một số nμo vμ bấm Ctrl+ Enter. 
Bấm vμo nút Currency Style, con số nμy sẽ đ−ợc xuất hiện d−ới dạng tiền tệ. 
Nμo bây giờ hãy bấm nút Del để xoá nội dung. 
www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn
____________________________________________________________
Hãy gõ một con số khác vμ bấm Ctrl + Enter. 
Con số mới nμy lại xuất hiẹn d−ới dạng tiền 
tệ. Bấm nút Del chỉ xoá bỏ phần nội dung chứ 
không xoá bỏ đ−ợc phần định dạng. Hình bên 
tay phải minh hoạ rõ nét tại sao bấm Del lại 
chỉ xoá nội dung. Hai tầng nμy bμo gồm các 
kiểu thông tin khác nhau. 
Việc bấm phím Del trên bμn phím xoá lớp content, còn lớp Format thì không 
thay đổi. Thông th−ờng, khi bạn nhìn vμo trang tính, bạn sẽ they trang tính 
của bạn gồm đồng thời cả hai lớp. 
Loại bỏ định dạng của các ô. 
Loại bỏ định dạng của một ô lμ xoá bỏ lớp Format. Để thực hiện điều nμy, 
hãy chọn lện Edit/Clear/Format. Đáng tiếc lμ không có phím tắt nμo trên bμn 
phím để thực hiện lệnh nμy. L−u ý lμ menu con Clear cũng có cả lệnh 
Content ( giống nh− lμ bám phím Del) vμ All. Sử dụng All để xoá cả hai lớp. 
 Bạn có thể đ−a thêm nút Clear Formatting vμo thanh công cụ 
Formatting theo những b−ớc sau: 
- Chọn Tools/ Customize. Bấm vμo thẻ Commands. 
- Trong danh sách Edit, hãy tìm mục Clear Formatting 
- Kéo nút ở bên cạnh vμo thanh Formatting 
- Một nút mới sẽ vẫn còn ở đó cho đến lần khởi động sau của ch−ơng 
trình Excel 
Lệnh định dạng ô 
Menu Format chứa rất nhiều lựa chọn. Lựa chọn th−ờng xuyên lμ lựa chọn 
Cell. Bạn có thể dễ dμng lμm hiển thị hộp thoại Format Cell bằng cách bấm 
Ctrl+1. Hộp thoại Format Cells chứa rất nhiều lựa chọn đ−ợc chia thμnh 
nhiều thẻ. D−ới đây lμ phần giới thiệu ngắn gọn tong thể, bạn sẽ biết chi tiết 
hơn ở phần sau: 
Số: 
www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn
____________________________________________________________
Trong thẻ nμy, bạn sẽ tìm thấy tất cả các định dạng số có trong Excel. Nếu ô 
hoạt động có chứa một số thì bạn có thể nhìn thấy giá trị đang thay đổi trong 
vùng Sample ( Mộu) khi bạn chọn định dạng. ở d−ới của thẻ Số, bạn có thể 
nhìn they phần mô tả ngắn gọn về định dạng đ−ợc chọn cùng với một số gợi 
ý về cách sử dụng. Một số định dạng cho phép các bạn xác định các số d−ới 
dạng thập phân, các ký hiệu tiền tề, vμ cách hiển thị các giá trị âm. 
Mục Date rất hữu dụng. Nếu chứa một ô có chứa giá trị ngμy tháng hợp lệ thì 
bạn có thể định dạng ô nμy theo rất nhiều cách khác nhau. Loại text cho 
phép bạn định dạng ô chứa số liệu d−ới dạng text để những giá trị nμy không 
thể sử dụng đ−ợc d−ới dạng công thức. Bạn cũng phải l−u ý đến sự phân loại 
giữa Currency ( tiền tệ) vμ Accouting ( kế toán). Sự khác biệt giữa hai loại 
định dạng nμy lμ mục Currency sẽ đặt ngay ký hiệu tiền tệ vμo sát ngay phía 
bên trái của dấu hiệu. Trong định dạng Accouting, biểu t−ợng tiền tệ sẽ căn 
cứ theo lề trái của ô. 
Alignment (Căn lề): Giống nh− tên của thẻ nμy đã chỉ ra, thẻ nμy gồm có 
các lựa chọn để căn lề, h−ớng vμ cách gói các đoạn văn bản. 
Font (chữ): Thẻ nμy đ−a ra các lựa chọn chuẩn về kiểu chữa. Hỗu hết các 
l−a chọn nμy đều giống trong thanh công cụ Formatting trừ menu đổ xuống 
danh sách các Gạch chân, ở đó bạn có thể chọn kiểu khác nhau cho đ−ờng 
kẻ đơn hoặc đ−ờng kẻ kép. 
Borders ( Viền): Thẻ nμy cho phép bạn chọn để tạo ra tất cả các loại viền 
bao gồm cả đ−ờng mμu của viền vμ độ dμy. 
Pattern ( Mẫu): Cho phép bạn chọn mμu sắc mμ các mẫu của phần lọc. Nó 
có thể rất hữu ích trong đồ thị khi phần đánh bang xám lμ ch−a đủ. Bạn có 
thể chọn từ ác bảng lọc của các đuoi vμ các đ−ờng để áp dụng cho phần lựa 
chọn của bạn. 
Protection ( Bảo vệ): Nếu bạn ch−a quen thuộc với đặc tính bảo vệ trong 
Excel vμ cách thực hiện nó thì thẻ nμy có phần hơi khó hiểu. Hầu hết thời 
gian mμ bạn sử dụng đặc tính nμy lμ đối với các ô không bảo vệ. 
Còn thứ gì khác trong menu format không? 
www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn
____________________________________________________________
Trong menu Format, bạn sẽ tìm thấy một số mục khác. Đây lμ phần trình bμy 
ngắn gọn cho những mục đó. Conditional Formatting (Định dạng có lựac 
chọn) vμ Style (Kiểu) sẽ đ−ợc trình bμy trong hai trang tiếp theo. 
Format Rows (Định dạng các dòng) 
Lựa chọn Rows đ−ợc sử dụng để xác định giá trị số d−ới dạng các chấm. Giá 
trị nμy sẽ trở thμnh chiều cao của một dòng hoμn chỉnh. Không có cách nμo 
để bạn có hai chiều khác nhau của một hμng. Thay về sử dụng lệnh nμy, tốt 
hơn lμ bạn hãy kéo đ−ờng phần cách phía d−ới của một dòng, Cửa sổ h−ớng 
dẫn sẽ hiển thị chiều cao của dòng đó. Xem mục cảnh báo về thay đổi chiều 
cao dòng ở phần cuối của trang nμy. 
Chọn chức năng AutoFit để có đ−ợc chiều cao của dòng đ−ợc điều chỉnh một 
cách tự động theo chiều cao của cỡ chữ to nhất của dòng đó. Một cách khác 
để lμm việc nμy lμ nhắp đúp vμo đ−ờng phân cách phía d−ới của một dòng. 
Sử dụng chức năng Hide (ẩn) hoặc Unhide (không ẩn) để giấu hoặc bỏ lựa 
chọn giấu một dòng đi. Khi một dòng đang ở chế độ ẩn thì chiều cao của 
dòng đó bằng O. Để bỏ lựa chọn ẩn của một dòng đi thì khó hơn một chút. Ví 
dụ, dòng 10 hiện đang ở chế độ ẩn. Để bỏ lựa chọn ẩn cho dòng đó, cách dễ 
nhất lμ chọn bất kỳ ô nμo trong dòng 9 hoặc 11. Sau đó chọn mục 
Format/Rows/Unhide. Hãy giấu các hμng mμ bạn không muốn in. 
Format Column (Định dạng các cột) 
Các lựa chọn trong menu con rất giống với mục Rows. Kéo đ−ờng phân cách 
giữa hai cột để thay đổi độ rộng của cột. Để cột độ rộng giống nh− độ rộng 
của dữ liệu nhập lớn nhất trong cột, hãy nhắp đúp vμo đ−ờng chia cách bên 
phải (giống nh− chọn mục Autofit). 
Sử dụng Hide (giấu) hoặc Unhide (lμm hiện) một cột. Một lần nữa, để 
lμm hiện lên một cột dễ hơn lμ giấu nó đi, hãy chọn hai ô trong bất kỳ dòng 
nμo của cột E vμ G. Sau đó chọn Format/Column/Unhide. Giấu các cột đi 
nếu bạn không muốn in. 
Sử dụng lựa chọn Standard Width (độ rộng chuẩn) nếu bạn muốn cμi 
đặt độ rộng của tất cả các cột mμ bạn không muốn tự mình thay đổi độ rộng 
của cột. 
www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn
____________________________________________________________
 Bạn có thể dấu cả dòng lẫn cột bằng cách bấm chuột phải vμo tiêu 
đề của dòng/cột trên bất kỳ điểm nμo của tiêu đề dòng/cột đã đ−ợc lựa chọn 
(nếu bạn có nhiều hơn một lựa chọn). Nếu bạn có cột C, D vμ E đang bị giấu, 
hãy chọn cột có tiêu đề từ B đến F, bám chuột phải vμo B hoặc F vμ chọn 
Unhide. Điều nμy sẽ lμm hiện lên tất cả các cột giữa B vμ F. Kỹ thuật nμy 
cũng thực hiện đ−ợc với các dòng. 
Format Sheet (Định dạng trang tính) 
Hãy sử dụng tuỳ chọn Rename để đổi tên của thẻ trang tính. Nói 
chung tất cả các thẻ th−ờng hay đ−ợc đổi tên. Nếu có nhiều trang tính trong 
một sổ tính thì rất khó nhớ nội dung của từng trang tính. Việc thay đổi tên của 
trang tính có thể đ−ợc thực hiện dễ dμng hơn bằng cách nhắp đúp vμo chính 
thẻ đó. Gõ tên vμ sau đó bấm Enter (tên có thể gồm cả chữ hoa, chữ th−ờng, 
dấu cách vμ không quá 31 ký tự). 
Hãy sử dụng chức năng Hide vμ Unhide để giấu hoặc lμm hiện ra một 
trang tính trong một sổ tính. Điều nμy sẽ rất hữu ích để các dữ liệu nhạy cảm 
không bị truy cập. 
Sử dụng Bachground đổ một hình ảnh lên nền của một trang tính, các 
hình ảnh nμy đ−ợc xếp thμnh từng lớp nh− ngói. Excel hỗ trợ rất nhiều kiểu 
đồ hoạ (JPG, GIF, WMF vμ nhiều loại khác). Có lẽ chức năng duy nhất để 
bạn thực hiện thao tác nμy lμ bạn muốn xuất bản trang tính của bạn lên trên 
Web. Hình ảnh nền sẽ không đ−ợc in đ−ợc ra. Để bỏ lựa chọn nền, hãy chọn 
Format/Sheet/Remove Background. 
 L−u ý về việc giấu các hμng, các cột vμ các trang tính 
Khi các sổ tính hoặc các trang tính đang ở chế độ bảo vệ thì bạn không thể 
lμm hiện ra các dòng, các cột, vμ các trang. Mặc dù lμ các dữ liệu đang đ−ợc 
bảo vệ nh−ng công thức trong các ô của các dòng, các cột, các trang tính 
nμy vẫn lμm việc bình th−ờng. 
 Cảnh báo về việc thay đổi chiều cao của dòng 
Khi bạn thay đổi chiều cao của một dòng thì chế độ tự động sẽ tắt. Chế độ tự 
động nμy sẽ thay đổi chiều cao của dòng bất kỳ khi nμo các ký tự trong đó 
www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn
____________________________________________________________
tăng lên. Sau khi bạn tự thay đổi chiều cao vμ tăng kích cỡ của các dữ liệu 
nhập vμo trong đó thì bạn có thể gặp tình trạng t−ơng tự nh− hình d−ới đây: 
Để sửa lỗi nμy, nhắp đúp vμo đ−ờng phân cách phía d−ới hμng đó. 
Thực hμnh tổng hợp 
Nếu bạn muốn, những chỉ dẫn d−ới đây sẽ giúp bạn nhớ đ−ợc những gì đã 
học. 
• Bấm Ctrl + N để tạo ra một sổ tính mới. 
• Trong ô A1 bấm Ctr+; (dấu chấm phẩy) vμ Ctrl+Enter. ĐIều nμy sẽ in 
ngμy hiện thời. 
• Bấm Ctrl+1 để hiện thị hộp thoại Format Cells. 
• Trong mục Dates, hãy thử thay đổi kiểu vμ xem xét mẫu trên đây. Bấm 
Enter khi bạn nhìn thấy mục bạn thích. 
• Trong ô A2 hãy nhập 1450 vμ bấm Ctrl+Enter, sau đó lμ Ctrl+1. 
• Chọn mục Currency vμ bấm Enter. Ký hiệu tiền tệ đ−ợc đặt liền với các 
số. 
• Chuyển đến bất kỳ ô nμo trong cột F. Chọn mục Format/Column/Hide. 
Cột F hiện đang bị giấu. 
• Bám vμo tiêu đề của cột E (chính vμo chữ cái E) vμ kéo ngay tới tiêu đề 
cột G. 
• Bấm vμo nút bên phải của chuột trên tiêu đề của cả cột E hoặc G vμ chọn 
mục Unhide. 
• Từ menu Format hãy chọn mục Sheet sau đó lμ mục Hide. Trang tính 
hiện thời đã đ−ợc giấu. 
• Chọn Format/Sheet/Unhide. Chỉ trang tính nμo bị giấu mới đ−ợc đánh 
dấu, bấm OK. Trang tính lại đ−ợc nhìn thấy. 
• Trong một trang tính mới, nhập Sales Report. Chọn A1:E1 vμ bấm vμo 
Merge and Center. Tiêu đề đ−ợc căn giữa A vμ E. 
• Bấm Ctrl+1 (hoặc chọn Format/Cells), trong thẻ Alignment, không thể 
kiểm tra mục Merge cells 
www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn
____________________________________________________________
 www.vncold.vn www.vncold.vn www.vncold.vn
____________________________________________________________

File đính kèm:

  • pdfTự học Microsoft Excel.pdf
Tài liệu liên quan