Tài liệu Hướng dẫn sử dụng MS Office - MS PowerPoint

lạnh”. Màu nóng bao gồm: Đỏ, Cam, Vàng. Màu 
lạnh bao gồm: Xanh lá cây, Xanh dương, Trắng. Và các màu trung gian. Màu nóng gây 
cảm giác hưng phấn nhưng cũng mau dẫn dến cảm giác mệt mõi. Màu lạnh gây cảm giác 
yên bình, ổn định và dễ “ngủ!”. Chọn màu là tùy bạn nhưng cần đảm bảo sự hài hòa. 
Thông thường người ta sử dụng không quá 3 màu (không kể các màu trung gian và các 
sắc độ khác nhau của các màu ấy!). 
Lược đồ màu: 
Để tránh sử dụng màu phản tác dụng, MS PowerPoint cung cấp cho chúng ta 
các lược đồ màu (Color Schemes). 
Bạn click chọn [Format] -> Slide design, trong cửa sổ Slide design chọn tiếp 
Color schemes. Tốt hơn hết nên để PowerPoint chọn màu dùm bạn. 
Màu thực: 
Qui định về nuôi trồng thủy sản: 
a) Đảm bảo vệ sinh và sự bền vững môi trường sinh thái. 
b) Không vượt sản lượng phân bổ hàng năm để tránh mất giá. 
c) Nếu có khả năng mức thu thấp hơn một sản phẩm khác thì kiên quyết 
chuyển đổi sản xuất. 
Cũng slide nói trên nhưng dòng đầu sử dụng font Tahoma 
 35 
Bạn nên lưu ý rằng cái gì nhìn thấy trên màn hình máy tính không chắc sẽ 
được như vậy trên màn chiếu của projector. Độ tương phản trên màn chiếu rất 
kém và màu bị sai lệch rất nhiều. Trước khi trình chiếu bạn nên xem qua một 
chút để kịp thời điều chỉnh, tránh trường hợp trên máy tính thì rất rõ nhưng 
trên màn chiếu thì chẳng thấy gì hết! 
2. Những nguyên tắc liên quan đến tâm lí người nghe. 
a) Đừng nói đều đều. Tập nói một cách biểu cảm. Hãy kết hợp lời nói và 
ngôn ngữ cử động của cơ thể bạn, đặc biệt là ngôn ngữ của đôi tay. 
b) Đừng cuối xuống hoài với văn bản. Đừng “đọc diễn văn” mà hãy đối thoại 
với người nghe. Chỉ cần vài phút “đọc diễn văn” thì thính giả có thể bỏ rơi 
bạn ngay. Một khi thính giả đã bỏ rơi bạn thì lấy lại sự chú ý của họ là rất 
khó. 
c) Hãy nhìn vào mắt người nghe. Không nhìn “người ta” thì “người ta” cũng 
không buồn nhìn bạn đâu! 
d) Đừng sợ ồn ào, trừ khi thính giả ồn ào do họ không còn quan tâm tới điều 
bạn trình bày. Đôi khi cần gây ra sự ồn ào. Người nghe đang tích cực tham 
gia vào vấn đề bạn đặt ra đó thôi. Hãy kiên nhẫn lặng im cho đến khi mọi 
người lại yên lặng trở lại. 
e) Đừng đi qua đi lại nhiều quá trước mắt người nghe. 
f) Hãy suy nghĩ trước và chuẩn bị trước chi tiết các câu trả lời cho trường 
hợp bị chất vấn. Lúng túng khi trả lời chất vấn sẽ đưa bạn tới một trong 
hai tình thế: 
1. Người nghe không muốn nghe bạn nữa. Rõ ràng là bạn không 
nắm vững vấn đề. 
2. Người nghe nghi ngờ các lập luận của bạn. Cường độ chất 
vấn sẽ tăng lên! 
(Các chi tiết này bạn nên ghi vào phần Notes page của mỗi slide , và 
in ra cho riêng bạn trước khi bạn “lên” trình bày) 
3. Những nguyên tắc liên quan đến tổ chức lao động. 
Đừng lố giờ dù chỉ vài phút. Hãy tôn trọng thời gian của người nghe. Thật ra khi 
bạn lố giờ thì người nghe cũng không còn tâm thế để theo dõi vấn đề bạn đang trình bày 
nữa, chưa kể bạn có thể làm cho người nghe trể một cuộc hẹn, trể một chuyến xe, một 
chuyến bay. Bạn phải xin lỗi vì đã lố giờ! Để tránh chuyện này xảy ra hãy Rehearse 
Timing cho presentation một cách cẩn thận! 
Đừng làm người nghe, người xem “mất tập trung” bởi các animation hay 
transition vô bổ. Nếu không có lí do biện minh cho việc dùng các transition hay 
animation thì đừng dùng. Đừng lạm dụng các chức năng này của PowerPoint. 
 
 36 
V ) BÀI TẬP. 
Bài tập 1 
Thiết kế một presentation gồm 7 slide. Slide đầu tiên có các đường link đến 
slide # 3 và slide # 5. Mỗi slide đều có đường link trở về Slide đầu tiên. Font 
chữ cho phần tiêu đề của tất cả slide là Tahoma. 
Bài tập 2 
a) Thiết kế 3 presentations. Mỗi presentation chỉ có một slide. Save lại các 
presentation đó với tên lần lượt là PRE1, PRE2, PRE3. Thiết kế đường link từ 
mỗi presentation tới 2 presentations còn lại. 
b) Bổ sung cho mỗi presentation nói trên 5 slides. Trên mỗi slide dùng action 
button để tạo liên kết với slide đầu tiên của mỗi presentation và với slide đầu 
tiên của presentation PRE1. 
Bài tập 3 
a) Dùng Master Slide để thiết kế một presentation có phần tiêu đề font 
Verdana, chữ màu xanh lơ. 
b) Thiết kế một presentation và dùng Master slide thiết kế một menu tương 
ứng với các đề mục chủ yếu trong presentation. Chân mọi slide đều có 
dòng chữ Sở Thủy sản Bến tre. Góc trên trái của mọi slide đều có logo của 
Sở Thủy Sản. 
Bài tập 4 
Thiết kế một presentation với chủ đề tự do bao gồm 7 slide có chứa các yếu tố 
văn bản, bảng biểu (table), Âm thanh, Video, Hyperlink, Animation đảm bảo 
chạy tự động đúng 5 phút. (Dùng các file multimedia trong Folder 
MediaSample). 
Dùng chức năng Pack and Go để đóng gói presentation này. 
Bài tập 5. 
Dùng lại thiết kế trong bài 4, bổ sung vào đó đầy đủ các chú thích (Notes) cho 
mỗi slide. Các chú thích này bao gồm cả văn bản lẫn hình ảnh và biểu đồ của 
Excel. 
Không đóng gói cho bài này và phải nộp lại như bài tập lớn cuối khóa. 
 
 37 
MỤC LỤC 
Sử dụng MS PowerPoint. .................................................................................................... 3 
I ) Giao diện của MS PowerPoint 2002. .......................................................................... 4 
1. Mở mới một presentation: [File]->New .................................................................. 4 
2. Xin cấp thêm slide: [Insert]->New slide ................................................................. 5 
3. Mở nhiều presentation trong PowerPoint : ............................................................. 5 
II ) Các khái niệm quan trọng: ...................................................................................... 6 
1. Presentation: ................................................................................................................ 6 
2. Slide: ........................................................................................................................... 6 
3. HandOut: ..................................................................................................................... 6 
4. Note Pages: ................................................................................................................. 6 
5. Máy chiếu (projector): ................................................................................................ 7 
6. Transition: ................................................................................................................... 8 
7. Animation: .................................................................................................................. 8 
8. Hyperlink: ................................................................................................................... 8 
9. Master: ........................................................................................................................ 9 
III ) Slide design. .......................................................................................................... 10 
1. Slide và Master Slide: ........................................................................................... 12 
2. Slide và Note Pages: ............................................................................................. 14 
3. Soạn thảo trong Slide: ........................................................................................... 15 
A) VĂN BẢN .................................................................................................... 15 
B) HÌNH ẢNH ................................................................................................... 17 
C) ÂM THANH ................................................................................................. 18 
D) VIDEO .......................................................................................................... 19 
E) BẢNG (TABLE) ............................................................................................... 21 
F) LINK ................................................................................................................. 21 
G) CÁC OBJECT KHÁC .................................................................................. 23 
4. Transition và Animation: ...................................................................................... 24 
5. Hình vẽ: ................................................................................................................. 26 
6. Timing (Định thời): ............................................................................................... 27 
7. Record Narration (Thu âm phần thuyết minh): ..................................................... 28 
8. Đóng gói (Package): ............................................................................................. 29 
IV ) Các nguyên tắc về xây dựng một trình bày. .......................................................... 32 
1. Những nguyên tắc liên quan đến nhận thức thị giác: ............................................ 32 
2. Những nguyên tắc liên quan đến tâm lí người nghe. ............................................ 35 
3. Những nguyên tắc liên quan đến tổ chức lao động. ............................................. 35 
V ) BÀI TẬP. .............................................................................................................. 36 
Bài tập 1 ........................................................................................................................ 36 
Bài tập 2 ........................................................................................................................ 36 
Bài tập 3 ........................................................................................................................ 36 
Bài tập 4 ........................................................................................................................ 36 
Bài tập 5. ....................................................................................................................... 36