Tài liệu học Microsoft Excel căn bản

MỤC LỤC

BÀI 1: MỞ ĐẦU. 4 U

I. BƯỚC ĐẦU LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ. 4

1. Khái niệm. 4

2. Mởbảng tính đã có sẵn – thay đổi vài chỗvà ghi lưu. 5

3. Mởvài bảng tính đồng thời. 7

4. Tạo bảng tính mới và ghi lưu. 7

5. Ghi lưu một bảng tính đang có lên đĩa cứng, đĩa mềm. 7

6. Đóng ứng dụng bảng tính. 7

7. Dùng các chức năng trợgiúp. 8

II. CHỈNH SỬA CÁC THIẾT ĐẶT CƠSỞ. 8

1. Thay đổi các chế độhiển thịtrang. 8

2. Sửdụng công cụphóng to thu nhỏ. 8

3. Sửa đổi hiển thịcủa thanh công cụ. 8

III. CHUYỂN ĐỔI KHUÔN DẠNG TÀI LIỆU. . 9

1. Ghi lưu một bảng tính đang có thành tệp dưới một khuôn dạng khác.

Tệp thuần chữ(txt), tệp khuôn mẫu (Template), tệp của phần mềm khác, phiên

bản khác v.v. 9

2. Ghi lưu tài liệu với khuôn dạng thích hợp để đưa lên Web Site. 9

BÀI 2: CÁC THAO TÁC ĐƠN GIẢN. 10

I. CHÈN THÊM DỮLIỆU. 10 U

1. Nhập sốvào một ô. 10

2. Nhập chữvào một ô. 10

3. Nhập các kí tự/ kí hiệu đặc biệt vào một ô. 10

4. Nhập công thức đơn giản vào một ô. 11

5. Sửdụng lệnh Undo. 11

II. CHỌN DỮLIỆU. 11 U

1. Đánh dấu chọn một vùng ô kềnhau, không kềnhau. 11

2. Đánh dấu chọn một dòng, một cột. Chọn một vùng dòng / cột kềnhau,

không kềnhau. 11

III. SAO CHÉP, DI CHUYỂN, XÓA. 12

1. Dùng công cụsao chép và dán đểtạo bản đúp nội dung của một vùng ô

sang một phần khác trong cùng tờbảng tính. 12

2. Dùng công cụsao chép và dán đểdi chuyển nội dung một vùng ô sang

một phần khác trong cùng tờbảng tính. 12

3. Sao chép nội dung vùng ô giữa các tờbảng tính đang mở. 12

4. Di chuyển nội dung vùng ô giữa các cửa sổbảng tính đang mở. 12

5. Xoá nội dung ô trong một vùng đã chọn. 12

IV. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ. 13

1. Dùng công cụtìm kiếm một nội dung ô cần tìm. 13

2. Dùng công cụthay thếmột nội dung ô cần thay. 14

V. CÁC DÒNG VÀ CÁC CỘT. 14

1

1. Thêm dòng, thêm cột. 14

2. Thay đổi chiều rộng cột, chiều cao dòng. 14

3. Xoá dòng, cột đã chọn. 15

VI. SẮP XẾP DỮLIỆU. 16

1. Sắp xếp dữliệu kiểu sốtheo thứtựtăng dần, giảm dần. 16

2. Sắp xếp dữliệu kiểu kí tựtheo thứtựtăng dần, giảm dần. 16

BÀI 3: CÔNG THỨC VÀ HÀM ĐƠN GIẢN. 18

I. CÁC CÔNG THỨC SỐHỌC VÀ LÔGIC. 18

1. Dùng các công thức sốhọc, lôgic cơbản đểcộng trừnhân chia trong

bảng tính. 18

2. Dùng chức năng điền tự động một chuỗi dữliệu tăng có quy luật. 18

3. Hiểu và sửdụng được địa chỉtương đối trong các công thức và hàm.19

4. Hiểu và sửdụng được địa chỉtuyệt đối trong các công thức và hàm. 19

II. LÀM VIỆC VỚI CÁC HÀM. 20

1. Dùng hàm tổng. 20

2. Dùng hàm trung bình. 20

3. Dùng hàm VLOOKUP, HLOOKUP. 21

BÀI 4: ĐỊNH DẠNG. 23

I. ĐỊNH DẠNG Ô CHỨA SỐ. 23

1. Định dạng ô đểhiển thịcác dữliệu kiểu sốkhác nhau:. 23

2. Định dạng ô đểhiển thịngày tháng. 24

3. Định dạng ô đểhiển thịkí hiệu tiền tệ. 24

4. Định dạng ô đểhiển thịphần trăm. 24

II. ĐỊNH DẠNG Ô CHỨA VĂN BẢN. 24

1. Thay đổi cỡchữ, dạng chữ: in béo, in nghiêng, kiểu chữ. 24

2. Thay đổi màu chữ. 25

3. Chỉnh hướng viết chữ. 25

III. VÙNG CÁC Ô. 26

1. Căn vịtrí chữtrong ô của một vùng: giữa, trái, phải, sát trần, sát sàn.26

2. Thêm các đường viền biên ô cho một vùng ô. 27

IV. KIỂM TRA CHÍNH TẢ. 27

1. Dùng công cụkiểm tra chính tảvà sửa đổi khi cần. 27

V. BÀI TRÍ TÀI LIỆU. 28 U

1. Sửa đổi các thiết lập khoảng cách lềcủa tài liệu. 28

2. Chỉnh sửa đểbài trí vừa vào một trang. 29

3. Thêm Đầu trang và Chân trang. 30

4. Thay đổi hướng của trang - trang đứng, trang nằm, kích thước trang.31

BÀI 5: IN ẤN. 32

I. IN MỘT BẢNG TÍNH ĐƠN GIẢN. 32

1. Dùng các lựa chọn in cơsở. 32

2. Xem tài liệu trước khi in. 33

3. In một sốbảng tính, một tờbảng tính. 33

2

4. In một phần tờbảng tính, một vùng ô định trước. 34

BÀI 6: CÁC TÍNH NĂNG NÂNG CAO. 35

I. NHẬP MỘT ĐỐI TƯỢNG TỪBÊN NGOÀI. 35

1. Nhập đối tượng từngoài vào bảng tính: tệp hình ảnh, tệp đồhoạ, tệp

văn bản. 35

2. Di chuyển và co giãn các đối tượng đã nhập trong một bảng tính. 35

II. BIỂU ĐỒVÀ ĐỒTHỊ. 35

1. Tạo các kiểu biểu đồ, đồthịkhác nhau từcác sốliệu trong bảng tính để

phân tích dữliệu, ví dụbiểu đồquạt tròn, cột đứng, thanh ngang v.v. 35

2. Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồhoạ: thêm tiêu đềhay nhãn, thay đổi thang

chia. Sửa đổi màu sắc trong biểu đồ, đồhoạ. 39

3. Thay đổi kiểu biểu đồ. 42

4. Di chuyển và xoá biểu đồ, đồhoạ. 43

pdf43 trang | Chuyên mục: Excel | Chia sẻ: dkS00TYs | Ngày: 10/10/2014 | Lượt xem: 1641 | Lượt tải: 18download
Tóm tắt nội dung Tài liệu học Microsoft Excel căn bản, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút "TẢI VỀ" ở trên
 đã đưa tệp hình ảnh, đồ họa vào bảng tính ta có thể kéo nó đến một vị trí 
bất kỳ trên bảng tính, dùng nút Order trên thanh công cụ Drawing để chuyển 
ảnh đến vị trí cần thiết. 
 - Di chuyển: chọn hình, xuất hiện mũi tên 4 đầu nhấn và giữ chuột kéo về vị trí 
mới. 
• Co giãn một hình: Nhắp lên hình ảnh để chọn nó. 
• Thay đổi kích thước: mũi tên hai đầu, kéo chỉnh. 
II. BIỂU ĐỒ VÀ ĐỒ THỊ. 
1. Tạo các kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhau từ các số liệu trong bảng tính để 
phân tích dữ liệu, ví dụ biểu đồ quạt tròn, cột đứng, thanh ngang v.v. 
• Lựa các khối ô chứa dữ liệu cần vẽ đồ thị. 
• Chọn lệnh Insert \ Chart (Hoặc bấm nút trên thanh công cụ). 
 Xuất hiện hộp thoại thứ nhất 'Chart Wizard - Step 1 of 4 – Chart type ' 
 35
a. Bước 1 (Chọn nhóm và kiểu đồ thị) : 
- Chọn thẻ Standard Types và chọn 1 trong các nhóm đồ thị chuẩn trong danh 
sách Chart Type ở dưới : Column, bar, Line, .... Trong hình minh hoạ bên, 
đang chọn Column. 
- Chọn một kiểu đồ thị của nhóm đó trong khung mẫu Chart Sub-type ở bên 
phải (chọn kiểu thứ 2 từ trên xuống). 
- Nếu muốn ta có thể chọn thẻ Custom Types và chọn một dạng cụ thể của đồ 
thị. 
- Có thể bấm nút Back để trở về bước trước đó. Bấm nút Finish, Excel tự động 
tạo ra đồ thị có kiểu ngầm định và kết thúc việc tạo đồ thị. 
 - Bấm nút Next để chuyển sang bước sau. 
b. Bước 2 (Chọn khối và dãy dữ liệu dùng vẽ đồ thị). 
 Khi hộp thoại 'Chart Wizard - Step 2 of 4 – Chart Source Data' hiện ra: 
Hộp thoại Chart Wizard thứ hai cũng hỏi cách bạn đã tổ chức dữ liệu bảng tính. 
Hãy sử dụng các nút tùy chọn Series In để báo cho Excel biết cách bạn tổ chức 
dữ liệu bảng tính (Excel cho là bạn có nhiều hạng mục dữ liệu, và sẽ đánh dấu 
nút tùy chọn Columns hoặc Rows để nêu sự thừa nhận này). 
 36
 - Chọn thẻ Data Range, chọn khung Data range ở dưới và gõ địa chỉ khối dữ 
liệu dùng vẽ đồ thị. Vì trước khi chọn lệnh ta đã lựa khối dữ liệu dùng vẽ đồ thị 
nên Excel tự điền địa chỉ đó cho ta. 
 - Ghi nhớ: Khi vẽ đồ thị toán học, ta dùng các cặp giá trị X,Y để vẽ, một chuỗi 
cặp giá trị đó gọi là một dãy giá trị và nó sẽ được thể hiện thành một đường, 
nhiều dãy giá trị sẽ thể hiện thành nhiều đường. Excel dùng 1 dãy giá trị (Series 
in) là dữ liệu một hàng hoặc cột làm 1 dãy giá trị Y, dãy X tương ứng sẽ tự định 
theo dữ liệu. 
- Chọn dãy giá trị theo hàng là mục Rows hoặc theo cột là mục Column. Đang 
chọn mục Rows, nghĩa là dùng dữ liệu các hàng (Sơ cấp, Trung cấp, ...) làm các 
dãy giá trị để vẽ đồ thị. 
- Chọn thẻ Series và kiểm tra (xem - sửa) tên các dãy (series), địa chỉ của chúng 
(Name, Values), địa chỉ của dãy giá trị X (Category (X) axis labels). 
- Bấm nút Next để chuyển qua bước sau 
c.Bước 3: (Bổ sung tiêu đề cho biểu đồ) 
 Khi Excel hiển thị hộp thoại Chart Wizard thứ ba được nêu trong Hình 
dưới đây, chúng ta có thể sử dụng các hộp văn bản của hộp họi thoại này để bổ 
sung tiêu đề cho các tiêu đề cho các biểu đồ. Để bổ sung tiêu đề vào biểu đồ, hãy 
nhập nội dung tiêu đề trong hộp văn bản Chart Title. Nói chung có thể sử dụng 
 37
tên của tổ chức có các dữ liệu,tên của bảng dữ liệu được vẽ đồ thị làm tiêu đề 
cho biểu đồ. 
Các hộp văn bản tên trục cho phép bạn bổ sung các tên trục nêu rõ các hạng mục 
(Như hình trên- trục ngang) và vào trục định chuẩn các điểm dữ liệu của chuỗi 
dữ liệu (Như hình trên- trục dọc). 
d. Bước 4(Lưu biểu đồ) 
 Khi Chart Wizard hiển thị hộp hội thoại Chart Wizard thứ tư và là hộp 
hội thoại cuối cùng, hãy dùng hộp này để nêu ra vị trí của biểu đồ mới: Trên một 
trang mới, trang bảng tính, hoặc đối tượng lồng ghép vào trang bảng tính hiện 
có. Nếu bạn chọn nút tùy chọn As Object In, như trong minh họa dưới đây, 
Excel sẽ lồng ghép đối tượng biểu đồ trên bảng tính hiện hành. Nếu bạn chọn 
nút tùy chọn As New Sheet, Excel sẽ thêm một trang biểu đồ mới vào bảng tính 
và đặt biểu đồ của bạn ở đó. 
 38
 Sau khi bạn chuyên biệt vị trí cho biểu đồ mới được tạo ra, hãy nhấp 
Finish. Chart Wizard sẽ vẽ một biểu đồ tương tự biểu đồ bạn đã định rõ. 
2. Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ hoạ: thêm tiêu đề hay nhãn, thay đổi thang 
chia. Sửa đổi màu sắc trong biểu đồ, đồ hoạ. 
a. Thêm tiêu đề, chú thích: 
Các loại tiêu đề cho một đồ thị: tiêu đề chính, tiêu đề các trục. Thao tác: 
- Chọn lệnh Chart \ Chart Options. Trong hộp thoại sẽ xuất hiện: 
+ Thêm tiêu đề: Chọn thẻ Titles. 
+ Thêm chú thích: 
- Bấm chọn một đối tượng trong đồ thị (không phải tiêu đề) 
- Gõ ngay văn bản dùng làm chú thích, gõ phím Enter. 
- Kéo chú thích đến vị trí cần thiết. 
Vị trí các tiêu đề và chú thích có thể thay đổi trong phạm vi đồ thị bằng cách 
kéo. 
* Sửa nội dung tiêu đề, chú thích: lựa chọn tiêu đề cần sửa chữa, sửa hoặc gõ nội 
dung mới, Enter. 
b. Thêm nhãn cho các dãy (Data Labels): 
 39
Việc thêm nhãn (hoặc giá trị đã dùng biểu diễn) trên đầu các dãy làm cho đồ thị 
trở nên trực quan, dễ hiểu hơn. Thao tác: 
- Chọn Data series cần thêm nhãn. 
- Chọn lệnh Chart \ Chart Options. Trong hộp thoại sẽ xuất hiện 
+ Chọn thẻ Data Labels: 
 - None: Không hiển thị tiêu đề 
 - Show Value: Hiển thị theo kiểu giá trị 
 - Show Label: Hiển thị theo kiểu chữ 
+ Chọn nút OK kết thúc thao tác. 
c. Thêm, bớt các đường lưới: 
- Chọn lệnh Chart \ Chart Options. Trong hộp thoại sẽ xuất hiện 
+ Chọn thẻ Gridlines : chọn hoặc bỏ dấu kiểm tại các mục Category(X) axis 
hoặc Value(Y) axis 
+ Chọn nút OK kết thúc thao tác. 
d. Thêm các mũi tên: 
- Chọn lệnh View \ Toolbar. Xuất hiện một hộp bao gồm tên các thanh công cụ 
của Excel. Bấm chọn công cụ Drawing. Chọn nút OK. 
- Bấm chọn nút mũi tên trên thanh công cụ. Con trỏ chuột thành hình dấu cộng. 
- Kéo vạch vị trí, hướng, kích thước mũi tên. 
e. Thay đổi Font, mầu nền: 
- Lựa chọn đối tượng. 
- Chọn lệnh Format \ Selected. 
Trong hộp thoại Format sẽ xuất hiện, tuỳ theo đối tượng đã lựa, sẽ có các thẻ 
khác nhau. Chọn thẻ Font, Patterns, thao tác tương tự lệnh Format\Cells. 
f. Định dạng các trục: 
Ta biết rằng một trục gồm các thành phần: Nhãn trên trục (kí tự), Bản 
thân trục, các vạch chia trên trục,.... Việc định dạng các trục sẽ làm thay đổi các 
thành phần đó. Thao tác: 
- Bấm chọn trục X : 
 40
 Chọn lệnh Format\Selected Axis (hoặc lệnh Format Axis trong menu rút gọn). 
Xuất hiện hộp thoại Format Axis: 
- Định cách thể hiện trục và các vạch chia: Chọn thẻ Pattern: 
+ Trong khung Axis, chọn kiểu (Style), màu (Color), độ dày (Weight) đường 
trục. 
+ Trong khung Major tick mark type (hoặc Minor tick mark type), chọn các 
mục với ý nghĩa như sau: Inside, Outside, Crosses, None: vạch phía trong, phía 
ngoài, cắt qua trục, bỏ vạch chia. 
- Định cách thức chia vạch trên trục : 
 + Chọn thẻ Scale, các mục chọn với ý nghĩa như sau: 
o Value (Y) axis crosses at categories number: Trục Y cắt trục X ở 
nhóm thứ mấy. 
o Number of categories between tick-mark labels: Cách bao nhiêu 
vạch có 1 nhãn. 
o Number of categories between tick-marks: số nhóm được biểu diễn 
giữa 2 vạch chia. 
o Value (Y) axis crosses between categories: Trục Y cắt trục X tại giữa 
nhóm 
o Value (Y) axis crosses at mãimum category: Chuyển trục Y sang 
phải. 
- Thay đổi Font, dạng số, định vị nội dung ký tự-số: 
 Chọn các thẻ Font, Number, Alignment và thao tác giống lệnh Format\Cells. 
- Bấm chọn trục Y : 
 + Chọn lệnh Format\Selected Axis (hoặc lệnh Format Axis trong menu rút 
gọn). Xuất hiện hộp thoại Format Axis: 
- Định cách thể hiện trục và các vạch chia : 
Làm giống như đã làm với trục X. 
- Định tỷ lệ chia vạch: 
Chọn thẻ Scale, các mục chọn với ý nghĩa như sau: 
 41
+ Minimum, Maximum: giá trị nhỏ nhất, lớn nhất biểu diễn trên trục, 
tương ứng với giá trị nhỏ nhất, lớn nhất của số liệu được biểu diễn. 
+ Major Unit, Minor Unit: định đơn vị chia vạch (chính-phụ) cho trục. 
+ Category (X) Crosses at: chuyển trục X lên cao bao nhiêu theo các giá 
trị dữ liệu. 
+ Logarithmic Scale: Tính toán lại Minor Unit, Major Unit theo Logarit 
cơ số 10. 
+ Category (X) Crosses at M aximum value: chuyển trục X lên trên cùng. 
- Thay đổi Font, dạng số, định vị nội dung ký tự-số 
Chọn các thẻ Font, Number, Alignment và thao tác giống lệnh Format \ 
Cells. 
3. Thay đổi kiểu biểu đồ. 
a. Đổi kiểu đồ thị cho một dãy (Data Series) : 
Chỉ áp dụng cho đồ thị đã tạo dạng hai chiều. 
Khi một đồ thị đã được thiết lập với các tham số đã chọn, bạn vẫn có thể thay 
đổi hoàn toàn dạng đồ thị. 
- Bấm lựa một Data Series (không lựa sẽ đổi kiểu cả đồ thị). 
- Chọn lệnh Chart\Chart Type (hoặc bấm nút Chart Type trên thanh công cụ, 
chọn kiểu đồ thị). Trong hộp thoại Chart Type: 
- Chọn thẻ Standar Types 
+ Trong hộp Chart Type, chọn nhóm đồ thị 
+ Trong hộp Chart Sub Type, chọn kiểu đồ thị. 
+ Trong vùng Options, chọn đúng mục Apply to Selection. 
+ Chọn nút OK. 
b. Thay đổi kích thước của đồ thị. 
- Thay đổi kích thước: Để con trỏ chuột vào một trong các chấm đen ở đỉnh 
(hoặc cạnh) của khung đồ thị và kéo chuột để dịch chuyển cạnh (góc) của khung 
c. Kiểu đồ thị: 
- Dưới đây là một số kiểu biểu đồ: 
 42
 + Area: Biểu đồ khu vực. 
 + Bar: Biểu đồ thanh. 
 + Column: Biểu đồ cột. 
 + Line: Biểu đồ đường. 
 + Doughnut: Biểu đồ hình vành khăn. 
 + Radar: Biểu đồ kiểu radar. 
 + Scatter: Biểu đồ XY. 
 + Bubble: Biểu đồ bọt. 
 + Stock Chart: Biểu đồ cổ phiếu. 
 + Các loại biểu đồ hình lăng trụ, nón, kim tự tháp… 
- Nếu muốn thay đổi cách chọn dãy số cần biểu diễn, bấm các nút By Row hoặc 
By Column. 
- Gỡ bỏ / thêm bảng chú giải: bấm nút Legend. 
- Thay đổi hướng của nội dung là chữ - số trong đồ thị, bấm nút xoay hướng chữ 
số. 
- Mở hộp chọn đối tượng, chọn một đối tượng và bấm nút định dạng đối tượng 
(Format...) 
4. Di chuyển và xoá biểu đồ, đồ hoạ. 
- Sao chép: bấm lựa đồ thị, làm thao tác sao chép giống như đã làm với khối dữ 
liệu. 
- Xoá: bấm lựa đồ thị, gõ phím Delete. 
- Di chuyển: Để con trỏ chuột vào cạnh khung đồ thị (con trỏ chuột chuyển sang 
hình mũ tên trắng) và kéo để di chuyển khung - đồ thị trên bảng tính. 
 43

File đính kèm:

  • pdfTài liệu học Microsoft Excel căn bản.pdf
Tài liệu liên quan