Phân tích thiết kế hệ thống thông tin - Chương 2: Mô tả hệ thống

 điểm mạnh và điểm yếu của nó và phù hợp với 
từng hoàn cảnh cụ thể. Có một nguyên lý tổng quát là: thông tin mà bạn thu thập được về 
môi trường hoạt động của một tổ chức càng nhiều thì bạn hiểu về nó càng chính xác. 
II.3. BÁO CÁO ÐIỀU TRA (SURVEY REPORT) 
Tất cả các báo cáo phải được viết một cách khoa học. Mỗi báo cáo phải nêu tên dự 
án, tác giả của nó, địa chỉ, lần tiếp xúc số mấy. Tiếp theo là mục lục với những mục chính 
như sau: 
- Các mục tiêu của tổ chức; 
- Mối liên hệ nội tại giữa các thành phần trong tổ chức; 
- Các chi tiết của hệ thống hiện tại; 
- Các vật chứng (thông tư, quyết định, biểu bảng,...); 
Từ đó đánh giá hệ thống hiện tại về các khía cạnh: cấu trúc các thành phần, các xử 
lý, hiệu quả hoạt động của tổ chức. Ðề xuất hệ thống tương lai và dự đoán sơ bộ về chi 
phí và lợi nhuận. Các khuyến cáo, khung thời gian và kế hoạch cho phát triển hệ thống. 
Những điểm sau đây cũng cần đưa vào thêm trong phần kết luận của báo cáo: 
- Các vật chứng cho hệ thống hiện tại có phù hợp không? 
- Người dùng đã xem lại và đồng ý với những quan điểm nào? 
- Những người dùng đã được hỏi ý kiến và phân tích viên đã ghi địa chỉ liên hệ 
chính xác chưa? 
- Tất cả các báo cáo đã được nghiên cứu triệt để chưa? 
- Những yêu cầu chức năng nào cần được nghiên cứu sau? 
- Tất cả các yêu cầu đã được xem lại chưa? 
- Những giải pháp thiết kế thay thế là những giải pháp nào? 
- Những thay đổi có thể có của đề án là gì? 
II.4. PHÂN TÍCH, TỔNG HỢP KẾT QUẢ ÐIỀU TRA 
Ðặc điểm của các thông tin đã thu thập được qua các báo cáo trên là: 
- Hổn độn, chưa có cấu trúc. 
- Chưa nhất quán. 
- Trùng lắp. 
Từ đó để có một sự hiểu biết về tổ chức một cách có hệ thống cần phải trình bày lại 
một cách đầy đủ, rõ ràng và chính xác. 
Về phương diện lý thuyết, báo cáo điều tra nên được viết bằng ngôn ngữ của người 
dùng (không cần thiết không dùng ngôn ngữ kỷ thuật). Những phần kỷ thuật cho sự thiết 
kế nên đặt vào trong một phần phụ lục. Cách trình bày phải: 
- Từ tổng quát đến chi tiết (có tính phân cấp). 
- Có đánh giá, nhận xét. 
Có thể bổ sung nội dung hay hình thức các quyết định, các thông tư, các biểu bảng, 
sơ đồ (nếu có). 
Sự mô tả có thể sử dụng một số hay kết hợp một công cụ phân tích hệ thống sau 
đây (tùy vào vấn đề cần trình bày): 
 Văn bản có cấu trúc. 
Văn bản có cấu trúc sử dụng ngôn ngữ tự nhiên được trình bày bằng tổ hợp các 
hình thức: tuần tự, lựa chọn và lặp. 
Dạng tuần tự: liệt kê các thao tác. 
Thí dụ: 
- Nạp..... 
- Lấy..... 
- Tính..... 
- Chuyển..... 
Dạng lựa chọn: 
- Nếu: 
- Nếu không 
Dạng lặp: 
- Với mỗi <phần tử thực hiện các: 
.... 
Thí dụ: Xử lý "Lập hóa đơn bán hàng " được mô tả như sau: 
- Tự động tạo số thứ tự hóa đơn. 
- Nạp ngày lập hóa đơn. 
- Nạp mã số khách hàng, in họ tên, địa chỉ của khách hàng đó để tham khảo. 
- Nạp mã cửa hàng, kiểm tra tên cửa hàng. 
- Nạp tỷ lệ VAT. 
Với mỗi mặt hàng được bán ghi trong hóa đơn: 
- Nạp mã hàng. 
- Kiểm tra tên hàng và đơn vị tính. 
- Nạp số lượng và đơn giá tương ứng. 
Sau khi tất cả các mặt hàng đã nạp xong hoặc sau khi nạp mỗi mặt hàng: 
- Tính tổng số tiền bán hàng. 
- Tính thuế VAT. 
- Tính tổng số tiền khách hàng phải trả. 
 Văn bản chặt chẽ. Tương tư như văn bản có cấu trúc nhưng chặt chẽ hơn. Có thể mô 
tả xử lý thông qua các bước, mỗi bước lại có thể là tổ hợp của các dạng: tuần tự, lựa 
chọn và lặp như đã nêu ở trên. Văn bản chặt chẽ thường dùng cho các xử lý có nội 
dung phức tạp. 
Thí dụ: 
Bước 1: 
1.1............. 
1.2. Nếu < điều kiện............ thì:..................... 
Nếu không thì:................... 
Bƣớc 2: 
2.1............ 
2.2............ 
.................. 
Trong những trường hợp phức tạp khi lựa chọn một quyết định, người ta có thể 
dùng hình thức cây quyết định, hoặc bảng quyết định để biểu diễn vấn đề. 
 Cây quyết định. 
Cây quyết định thường được sử dụng khi quy tắc xử lý không quá phức tạp. Nó là 
công cụ dễ hiểu, dễ kiểm chứng đối với người sử dụng. Dễ dàng phát hiện những điểm 
không hợp lý: một tình huống không bao giờ xảy ra hai hành động khác nhau. 
Cấu trúc của một cây quyết định: 
HÁI N 
 Bảng quyết định. thường dùng trong những trường hợp phức tạp khi lựa chọn một 
quyết định. 
- Kiểu 1: Bảng quyết định theo điều kiện (Ðúng/Sai) 
I 
Chú ý: Nếu có n điều kiện thì sẽ có tối đa 2n tình huống do sự kết hợp giữa các điều kiện. 
- Kiểu 2: Bảng quyết định theo chỉ tiêu. 
Mã giả: tựa như một ngôn ngữ lập trình, có thể diễn tả được nội dung của xử lý, 
tuy nhiên không cần nghiêm ngặt trong việc kiểm lỗi. 
Mỗi một công cụ có một ưu điểm và nhược điểm riêng. Tùy theo tính chất của xử 
lý và đối tượng trình bày mà lựa chọn công cụ thích hợp, và có thể kết hợp tất cả các 
phương pháp trên. 
THÍ DỤ TỔNG QUÁT: VẤN ÐỀ QUẢN LÝ MUA BÁN HÀNG HÓA 
Một công ty thương nghiệp được phép kinh doanh một số loại hàng nào đó. Công 
ty có nhiều cửa hàng. Mỗi cửa hàng có một tên, một địa chỉ và một số điện thoại. Bộ 
phận quản lý của mỗi cửa hàng gồm một người cửa hàng trưởng, một số nhân viên đảm 
nhận các công việc khác như: bán hàng, bảo vệ, thủ kho. 
Mỗi một loại hàng mà công ty được phép kinh doanh thường gồm nhiều mặt hàng. 
Mỗi một mặt hàng được nhận biết qua tên hàng, đơn vị tính và được gán cho một mã số 
gọi là mã hàng để tiện việc theo dõi. 
Phòng kinh doanh ngoài việc nắm bắt thị trường còn phải theo dõi tình hình mua 
bán của công ty để kinh doanh hiệu quả. Những mặt hàng nào bán được nhiều, và vào 
thời điểm nào trong năm. Ðồng thời nhận các báo cáo tồn kho ở các cửa hàng, tổng hợp 
lại để xem mặt hàng nào tồn dưới ngưỡng cho phép thì đề xuất với ban giám đốc điều 
phối bộ phận cung ứng mua hàng về nhập kho để chủ đôïng trong kinh doanh; những mặt 
hàng nào tồn động quá lâu thì đề xuất phương án giải quyết, có thể bán hạ giá nhằm thu 
hồi vốn dành kinh doanh mặt hàng khác. 
Khi công ty mua hàng về phải làm thủ tục nhập kho tại các cửa hàng. Mỗi lần nhập 
kho một phiếu nhập được lập. Phiếu nhập kho thường tổng hợp từ những hóa đơn mà 
công ty mua từ một đơn vị khác trong một chuyến hàng nào đó. Mỗi phiếu nhập chỉ giải 
quyết cho việc nhập hàng vào một cửa hàng và do một nhân viên lập và chịu trách nhiệm 
kiểm tra về chất lượng, số lượng hàng nhập về. Trên phiếu nhập có ghi rõ họ tên, địa chỉ 
của người bán hàng cho công ty để sau này tiện theo dõi công nợ; họ tên nhân viên cửa 
hàng chịu trách nhiệm nhập kho cùng các mặt hàng, số lượng, đơn giá mua tương ứng; 
cộng tiền hàng, tiền thuế GTGT, và tổng số tiền mà công ty phải thanh toán cho người 
bán. Việc theo dõi chi phí cho một lần nhập hàng (vận chuyển, bốc vác, thuê kho bãi,...) 
có thể được thực hiện bằng một bút toán khác mà để cho đơn giản chúng ta không đề cập 
ở đây. Công việc nhập hàng xảy ra hàng ngày khi có hàng được mua về. 
Khi khách mua tại các cửa hàng: 
Nếu mua lẻ, khách hàng phải trả tiền mặt, nhân viên bán hàng phải ghi nhận mặt 
hàng, số lượng bán, đơn giá bán tương ứng với từng mặt hàng, xác định thuế suất GTGT 
và nhận tiền của khách hàng. Ðơn giá bán tùy theo thời điểm bán cũng như khách mua và 
thường do cửa hàng trưởng quy định. Cuối ca bán hàng, nhân viên này phải tổng hợp các 
mặt hàng mà mình bán được để lập hóa đơn, trên đó xem như người mua là chính nhân 
viên bán hàng này, đồng thời phải nộp hết số tiền bán được cho thủ quỹ. 
Nếu khách hàng muốn mua trả tiền sau phải được phép của cửa hàng trưởng để 
thỏa thuận về thời hạn thanh toán. Ðiều này cũng được ghi nhận trên hóa đơn cho khách 
hàng này để tiện việc theo dõi công nợ của người mua. 
Bất kỳ hóa đơn kiểu nào, ngoài số thứ tự của hóa đơn, mỗi hóa đơn chỉ thuộc một 
quyển hóa đơn mang một số seri nào đó. Mỗi loại hàng có một tỷ lệ thu thuế khác nhau 
do ngành thuế quy định. Trên một hóa đơn bán hàng chỉ bán những mặt hàng có cùng 
một thuế suất GTGT mà thôi. Công việc bán hàng xảy ra hàng ngày khi có khách mua. 
Cuối tháng, công ty phải lập các báo cáo thuế giá trị gia tăng hàng bán, báo cáo 
thuế giá trị gia tăng hàng mua cho chi cục thuế, tình hình sử dụng hóa đơn của mỗi quyển 
hóa đơn (mỗi quyển bán được bao nhiêu hóa đơn, tờ hóa đơn nào không dùng, tổng tiền 
thu từ bán hàng, tiền thuế GTGT tương ứng là bao nhiêu), hạch toán giá vốn hàng bán, 
tình hình kinh doanh bán hàng, báo cáo tồn đầu - nhập - bán - tồn cuối từng mặt hàng, thẻ 
kho từng mặt hàng tại mỗi cửa hàng. Có nhiều phương pháp hạch toán giá vốn hàng bán 
như bình quân gia quyền, nhập trước - xuất trước, nhập sau - xuất trước... Công ty phải 
quyết định chọn một cách và báo cho cơ quan quản lý biết về phương thức hạch toán của 
mình. Ðể cho đơn giản ta giả thiết đơn vị hạch toán giá vốn hàng bán bằng phương pháp 
bình quân gia quyền. Ðơn giá vốn của mỗi mặt hàng tại mỗi cửa hàng trong tháng bằng 
tổng của số tiền tồn cuối tháng trước và số tiền mua chia cho tổng số lượng tồn cuối 
tháng trước và số lượng nhập của mặt hàng đó vào cửa hàng trong tháng. Từ đơn giá vốn 
của mỗi mặt hàng tại mỗi cửa hàng người ta mới xác định được trị giá vốn của hàng đã 
bán ra trong bảng báo cáo nhập - xuất - tồn, cũng như trong bảng kết quả kinh doanh bán 
hàng và trên thẻ kho của từng mặt hàng trong tháng. 
Chi cục thuế sẽ căn cứ vào những báo cáo thuế suất trên để xác định số tiền thuế 
mà công ty phải nộp hay được chi cục thuế sẽ hoàn lại của tháng đó. 
Trong thực tế việc quản lý hàng hóa phức tạp hơn nhiều vì có nhiều hoạt động, mỗi 
hoạt động đều có cách thức hạch toán riêng mà chúng ta không đề cập ở đây. Chẳng hạn 
nhập hàng nhập khẩu, xuất điều và nhập chuyển kho nội bộ, nhập hàng trả lại, xuất trả 
hàng đã mua, nhập hàng ủy thác, bán hàng cho các đại lý, bán hàng ký gửi,... Hay việc 
xác định giá vốn còn phải dựa vào việc phân bổ phí cho mỗi mặt hàng trong mỗi phiếu 
nhập khi có sự nhập kho,... 
Kèm theo sau đây là một số vật chứng, mẫu biểu mà các nguyên tắc pháp lý đòi hỏi 
phải tuân thủ khi quản lý việc kinh doanh hàng hóa do nhà nước quy định. 
MỘT SỐ BIỂU MẪU: 
ỆM