MS Access - Chương 3: Tùy biến các thành phần

Trong chương trước, bạn đã học cách tạo một cơsởdữliệu và tạo bảng,

cũng nhưcách nhập và sửa chữa thông tin trong bảng. Ởchương này,

bạn sẽthiết lập dựa trên nền tảng của chương 2.

Khi kết thúc chương này, bạn sẽhiểu được các khái niệm sau:

• Cách thay đổi cấu trúc bảng sẵn có.

• Kiểu dữliệu mà Access hỗtrợ

• Tại sao bạn nên thêm chú thích cho việc thiết kếbảng

• Các đặc tính của trường là gì và cách thay đổi chúng

• Cách thực hiện soạn thảo trong toàn bộbảng

pdf20 trang | Chuyên mục: Access | Chia sẻ: dkS00TYs | Ngày: 02/10/2014 | Lượt xem: 1603 | Lượt tải: 9download
Tóm tắt nội dung MS Access - Chương 3: Tùy biến các thành phần, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút "TẢI VỀ" ở trên
ữa các số hàng nghìn 
E-, E+, e-
, e+ Cách ký hiệu hóa 
% Tỉ lệ phần trăm 
\ Hiển thị ký tự tiếp theo như một chữ 
-, +, $, (, ) Hiển thị như một ký tự chữ 
* Sử dụng ký tự sau như ký tự đủ (làm đầy các ký tự trắng trong định dạng) 
Bảng 2: Định dạng các mã tùy ý cho kiểu dữ liệu Numeric, Currency. 
Ví dụ, nếu bạn muốn trình bày một định dạng tùy chỉnh cho trường 
Currency là các số 1234.5678 và -1234.5678 được hiển thị như sau: 
*******$1,234.57 
(*******$1,234.57)
Bạn có thể sử dụng thuộc tính Format sau: 
**$#,##0.00;(**$#,##0.00)
Chú ý rằng, thực tế có hai định dạng theo lý thuyết được tách ra bởi dấu 
chấm phẩy. Access sử dụng định dạng dấu chấm phẩy phía bên trái nếu giá 
trị trong trường là dương và định dạng bên phải nếu giá trị âm 
Bảng 3 đưa ra chi tiết các mã định dạng tùy chỉnh mà bạn có thể sử dụng cho 
các trường với kiểu dữ liệu Date/Time 
Ký tự Ý nghĩa
: Phân cách giờ 
/ Phân cách ngày tháng 
d Hiển thị ngày như một số mà không cần số 0 đứng đầu 
dd Hiển thị ngày như một số với số 0 đứng đầu 
ddd Hiển thị ngày theo định dạng chỉ 3 ký tự (Sun, Mon, Tue, …) 
dddd Đưa ra tên đầy đủ của ngày (Sunday, Monday, Tuesday, …) 
ddddd Sử dụng định dạng ngày ngắn được thiết lập từ cửa sổ Control Panel để hiển thị ngày đầy đủ (mặc định là m/d/y). 
dddddd 
Sử dụng kiểu định dạng ngày tháng đầy đủ được thiết lập 
từ cửa sổ Control Panel để hiển thị ngày đầy đủ (mặc định 
là mm, dd, yyyy) 
w Hiển thị ngày trong tuần như một số. 
ww Hiển thị tuần của năm như một số 
m Hiển thị tháng như một số không cần số 0 đứng đầu. 
mm Hiển thị tháng như một số có số 0 đứng đầu. 
mmm Hiển thị tháng với 3 ký tự (Jan, Feb, Mar, …) 
mmmm Đưa ra tên đầy đủ của tháng (January, February, March, …) 
q Hiển thị quý số của năm 
y Hiển thị năm với một số. 
yy Hiển thị năm với 2 số 
yyyy Hiển thị năm với 4 số. 
h Hiển thị giờ với một số không kể số 0 đứng đầu. 
hh Hiển thị giờ với một số với số 0 đứng đầu. 
n Hiển thị phút với một số không kể số 0 đứng đầu. 
nn Hiển thị phút với một số với số 0 ở đầu 
s Hiển thị giây với một số không kể số 0 đứng đầu. 
ss Hiển thị giây với một số với số 0 đứng đầu. 
tttt Hiển thị đầy đủ thời gian, sử dụng định dạng thời gian đặc biệt trong cửa sổ Control Panel 
AM/PM Sử dụng kiểu đồng hồ 12 giờ để hiển thị thời gian với hậu tố thích hợp là AM hoặc PM 
am/pm Sử dụng kiểu đồng hồ 12 giờ để hiển thị thời gian với hậu tố thích hợp là am hoặc pm 
A/P Sử dụng kiểu đồng hồ 12 giờ để hiển thị thời gian với hậu tố thích hợp là A hoặc P 
a/p Sử dụng kiểu đồng hồ 12 giờ để hiển thị thời gian với hậu tố thích hợp là a hoặc p 
Bảng 3: Định dạng các mã tùy chỉnh cho kiểu dữ liệu Dat/Time. 
Trong hầu hết các trường hợp, định dạng của Access cung cấp kiểu dữ liệu 
Date/Time sẽ đáp ứng yêu cầu bạn cần. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng một 
định dạng đặc biệt để hoàn thành một yêu cầu duy nhất, như hiển thị quý của 
năm. Ví dụ, mục đích bạn là muốn các ngày 6/11/1999 và 1/15/2000 được 
hiển thị, ta làm như sau: 
Quarter 2,1999 
Quarter 1, 2000
Trong trường hợp này, bạn nên sử dụng thuộc tính Format như sau: 
“Quarter “q”, “yyyy
Bảng 4 trình bày định dạng các mã tùy chỉnh mà bạn có thể sử dụng khi làm 
việc với các trường có kiểu dữ liệu Text hoặc Memo 
Ký tự Ý nghĩa
@ Ký tự được quy định (một chuỗi văn bản hoặc dấu cách) 
& Ký tự không được quy định 
< Chuyển tất cả các ký tự thành chữ thường 
> Chuyển tất cả các ký tự thành chữ hoa 
Bảng 4: Định dạng các mã tùy chỉnh cho kiểu dữ liệu Text hoặc Memo. 
Khi bạn so sánh chúng với việc định dạng các ký tự khác, định dạng các ký 
tự tùy chỉnh là dễ sử dụng. Ví dụ: giả sử bạn muốn định dạng một giá trị để 
nó thành các chữ hoa, vì thế có 3 dấu hỏi xuất hiện nếu trường còn trống. 
Trong trường hợp này, bạn nên sử dụng thuộc tính định dạng sau: 
>;???
Mã phía bên trái dấu chấm phẩy chỉ rõ định dạng trong Access sẽ áp dụng 
cho một giá trị văn bản. Mã phía bên phải hiển thị các dấu hỏi nếu ở đó 
không có giá trị văn bản. Kết quả của thuộc tính định dạng hiển thị như sau: 
??? 
WIDGET 
??? 
COG 
???
Bạn cũng có thể tạo một thuộc tính Format tùy chỉnh cho kiểu dữ liệu 
Yes/No. Access lưu dữ kiểu dữ liệu này theo một trong hai giá trị: -1 đối với 
Yes, và 0 đối với No. Một thuộc tính Format tùy chỉnh cho kiểu dữ liệu này 
có 3 phần, mỗi phần được tách bởi dấu chấm phẩy. Access không sử dụng 
phần đầu tiên phía bên trái chỗ trống (áp dụng cho các phiên bản sau của 
Access). Access sử dụng phần thứ hai nếu giá trị là -1 và phần thứ ba nếu 
giá trị là 0. Ví dụ, hãy theo dõi thuộc tính định dạng sau: 
;”Left”;”Right”
Kết quả thuộc tính Format này là chữ Left và Right được sử dụng thay cho 
Yes và No. Chữ này có thể sử dụng hoàn toàn trong định dạng tùy chỉnh. 
Bạn nên chú ý rằng khi nhập dữ liệu cho trường trong chế độ Datasheet, bạn 
vẫn phải làm việc với nó như một hộp chọn, nếu hộp chọn được chọn, 
Access sẽ hiểu là Left. Nếu không được chọn, nó hiểu là Right. 
Chú ý: Thuộc tính Format chỉ tác động tới cách Access hiển 
thị thông tin; nó không làm thay đổi giá trị trong bảng.
Mặt nạ nhập liệu
Một số kiểu dữ liệu cho phép bạn chỉ định thuộc tính Input Mask (mặt nạ 
nhập liệu). Một Input Mask hướng dẫn người dùng nhập dữ liệu. Có thể một 
trong hầu hết các ví dụ phổ biến là khi nhập một số điện thoại. Nếu bạn sử 
dụng một Input mask, bạn sẽ thấy như ví dụ sau: 
Chú ý rằng dấu ngoặc đơn thường dùng để đặt mã vùng ở trong đó và một 
gạch xuất hiện trong chỗ thích hợp của số điện thoại. Tất cả những gì người 
dùng có thể làm là nhập các số. Bạn chỉ rõ loại thuộc tính Input Mask như 
sau: 
!\(999”) “000\-0000
Bạn có thể từ ví dụ này mà xây dựng các Input mask theo nhiều cách giống 
nhau như chỉ rõ định dạng (đã đề cập trong phần trước). Trong các từ khác, 
bạn chỉ rõ một loạt các ký tự đưa ra cho Access cách dấu hiệu nhập xuất 
hiện. Bảng 5 biểu thị các ký tự khác nhau bạn có thể sử dụng trong thuộc 
tính Input Mask. 
Ký tự Ý nghĩa
0 Ký tự số (Mục được yêu cầu phải nhập, dấu công và dấu 
trừ không được cho phép 
9 
Ký tự số (Mục không được yêu cầu phải nhập, vị trí trống 
được chuyển thành ký tự cách; dấu cộng và dấu trừ không 
được phép) 
# Ký tự số (Mục không yêu cầu phải nhập, vị trí trống được chuyển thành ký tự cách; dấu cộng và dấu trừ được phép) 
L Ký tự chữ cái (Mục yêu cầu phải nhập) 
? Ký tự chữ cái (Mục nhập tùy ý) 
A Ký tự chữ cái và số (Mục yêu cầu phải nhập) 
a Ký tự chữ cái và số (Mục nhập tùy ý) 
& Chỗ để nhập cho bất kỳ ký tự hay khoảng trắng nào (Mục yêu cầu phải nhập) 
C Chỗ để nhập cho bất kỳ ký tự hay khoảng trắng nào (Mục nhập tùy ý) 
. Dấu chấm thập phân 
, Dấu phẩy ngăn cách các số hàng nghìn 
/ or - Phân cách ngày 
: Phân cách thời gian 
< Chuyển tất cả các ký tự thành chữ thường 
> Chuyển tất cả các ký tự thành chữ hoa 
! Nhập dữ liệu từ bên phải sang trái thay vì từ trái sang phải
\ Hiển thị ký tự tiếp theo như một chữ 
Bảng 5: Các ký tự bạn có thể sử dụng trong thuộc tính Input Mask 
Chú ý: Nếu chỉ cần đặt một Input mask đơn giản cùng nhau, 
hoặc bạn muốn để sử dụng một cách phổ biến (như một số 
điện thoại, quỹ phúc lợi xã hội, hoặc mã bưu điện), bạn có 
thể sử dụng Input mask Wizard. Bạn đăng nhập Wizard này 
bằng cách kích chuột vào nút Builder, nó xuất hiện phía bên 
phải hộp thoại thuộc tính Input Mask khi hộp này được chọn
Validation Rule và Validation Text
Như bạn đã biết, Input mask điều khiển định dạng cho người dùng nhập dữ 
liệu. Trong quá trình thêm, để cho phép bạn chỉ định cách người dùng nhập 
dữ liệu, Access cũng cho phép bạn chỉ rõ các giá trị được chấp nhập cho một 
trường. Bạn có thể làm điều này bằng cách xây dựng các Validation rule. 
Hình 7: Hộp thoại Expression Builder để xây dựng các Validation rule. 
Nếu bạn áp dụng đúng cách Validation rules, nó có thể trở thành công cụ rất 
mạnh mẽ. Nó cho phép bạn kiểm tra thông tin của người dùng khi được 
nhận vào trường. Ví dụ, bạn có thể sử dụng một Validation rule để chắc chắn 
rằng một giá trị là lớn hơn 0 hay lớn hơn 100. Bạn cũng sử dụng quy tắc 
khác để chắc chắn một giá trị nằm ngoài một khoảng. Bạn xây dựng các 
Validation rule như một phương trình. Sử dụng những thao tác như những 
ký hiệu được thấy trong bảng 6 để so sánh giá trị trường với các giá trị khác. 
Chú ý: Đặt các Validation rule cùng nhau có thể giống như 
lập trình. Nếu chưa có kinh nghiệp lập trình, bạn cảm thấy 
việc xây dựng các validation rule khá phưc stapj, đừng chú ý 
toàn bộ những vấn đề có thể được viết những biểu thức cùng 
nhau. Bạn có thể sử dụng Access thành công mà không cần 
đặt validation rule cùng nhau. Sau khi đã quen với Access, 
và có thể sau khi đã làm việc với các chương sau (phần lập 
trình), bạn muốn trở lại phần này và thực hiện các 
Validation rule khác
Toán tử Ý nghĩa
+ Tính cộng 
- Tính trừ 
/ Phép chia 
* Phép nhân 
Mod Phép chia lấy dư 
\ Phép chia số nguyên (tất cả các số) 
^ Mũ hóa 
= Dấu bằng 
< Nhỏ hơn 
> Lớn hơn 
<= Nhỏ hơn hoặc bằng 
>= Lớn hơn hoặc bằng 
 Khác nhau 
Between Giữa 2 giá trị 
And Toán tử And 
Eqv Toán tử tương đương 
Imp Toán tử liên quan 
Not Toán tử phủ định 
Or Toán thử Or 
Xor Toán tử phủ định Or 
Bảng 6: Các toán tử có thể sử dụng trong thực hiện Validation rule. 
Ví dụ, giả sử bạn muốn kiểm tra nếu một giá trị được nhập bởi người dùng ở 
trong khoảng 10 và 20. Bạn có thể thực hiện bằng cách nhập thao tác như 
sau trong thuộc tính Validation Rule: 
Between 10 and 20
Thuộc tính Validation Text là thông điệp được hiển thị bởi Access nếu một 
giá trị không phải là Validation Rule. Trong các từ khác, nếu validation rule 
kiểm tra một giá trị nằm ngoài khoảng. Access hiển thị validation text trong 
một hộp thoại. Ví dụ sau cho phép bạn thiết lập thuộc tính Validation Rule 
và Validation Text: 
Trong trường hợp này, nếu bạn đã thử nhập một giá trị nhỏ hơn 20 trong 
trường, Access hiển thị hộp thoại thông báo lỗi như hình 8: 
Hình 8: Hộp thoại thông báo lỗi. 

File đính kèm:

  • pdfms_access_huong_3_1373.pdf
Tài liệu liên quan