Giáo trình Tìm hiểu Microsoft PowerPoint 2007 - Lê Văn Hiếu

MỤC LỤC

PHẦN I: CÁCH TẠO BÀI THUYẾT TRÌNH ĐƠN GIẢN . 5

1. Làm quen nhanh với PowerPoint 2007 . 5

a. Làm quen với giao diện mới, Ribbon . 5

b. Tìm hiểu về thư viện (Gallery) . 6

c. Khám phá những chức năng khác không hiện trên Ribbon . 6

d. Sử dụng Quick Access Toolbar . 7

e. Thay đổi góc nhìn cho bài thuyết trình . 7

f. Phím tắt của PowerPoint 2007 . 7

2. Các thao tác cơ bản . 8

a. Tìm hiểu về workspace (không gian làm việc) . 9

b. Thêm slide mới vào bài thuyết trình . 9

c. Chọn kiểu dàn trang (layout) cho slide . 10

d. Nhập nội dung văn bản vào slide . 10

e. Chèn slide từ một bài thuyết trình khác . 11

f. Tạo ra những ghi chú cho người thuyết trình (speaker notes) . 12

g. Các mẫu thiết kế theo chủ đề (Themes) . 12

h. Các mẫu thiết kế theo chủ đề (Themes) . 13

i. Cách chèn hình ảnh hoặc những thành phần khác . 13

j. Cách chèn hình ảnh hoặc những thành phần khác bằng Tab Insert . 14

k. Chỉnh sửa slide . 15

l. Sắp xếp nội dung slide . 15

PHẦN II: CÁCH SỬ DỤNG BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ VÀ BẢNG BIỂU . 17

1. Sử dụng hiệu ứng đồ họa với SmartArt . 17

a. Tạo đồ họa SmartArt . 17

b. Blank Graphic: Phương pháp thứ nhất . 17

c. Blank Graphic: Phương pháp thứ hai . 18

d. Thêm nội dung text vào đồ họa . 18

e. Cách thể hiện nội dung văn bản (text) vào các hình đồ họa . 19

2. Tạo trình diễn chuyên nghiệp với slide đồ họa . 20

a. Chủ đề bài thuyết trình: kiến thức căn bản về mẫu slide . 21

b. Mẫu SmartArt: Ví dụ 1 . 21

c. Mẫu SmartArt: Ví dụ 2 . 22

d. Thay đổi màu sắc cho mẫu (style) . 22

e. Tìm hiểu thêm về shape (hình dạng) . 23

f. Tìm hiểu thêm về mẫu cho văn bản (text style) . 23

g. Cập nhật một biểu đồ cũ . 24

PHẦN III: THÊM ÂM THANH HOẶC LỜI THOẠI . 25

1.Chơi một file âm thanh . 25

a. Chèn âm thanh bằng cách sử dụng tab Insert . 25

b. Chèn âm thanh bằng cách sử dụng Slide Placeholder . 26

c. Bắt đầu chơi âm thanh. 26

d. Chơi âm thanh trên Slide . 27

e. Thiết lập thời gian cho âm thanh ngừng . 27

f. Thay đổi cách âm thanh bắt đầu . 28

g. Cài đặt phương thức kích hoạt (trigger) âm thanh trên slide . 29

h. File âm thanh của bạn liên kết hay được nhúng . 29

i. Làm thế nào để thực hiện các file liên kết . 30

2. Chơi âm thanh từ đĩa CD . 31

PHẦN IV: ĐỊNH DẠNG BÀI THUYẾT TRÌNH . 33

1. Cá nhân hóa định dạng bài thuyết trình . 33

a. Chọn theme để phục vụ cho định dạng thuyết trình của bạn . 33

b. Các thành phần của một theme . 33

c. Thay đổi hoặc tùy biến theme . 34

d. Tùy biến màu sắc theme . 34

e. Thay đổi màu nền của slide . 35

f. Sử dụng một hình ảnh làm hình nền cho slide . 36

g. Làm mờ ảnh nền của slide . 36

h. Lưu trữ file với một theme mới . 37

2. Khám phá sức mạnh của Custom layout . 37

a. Sức mạnh của layout . 37

b. Layouts và Placeholders . 38

c. Xem lại Sile Master. 38

d. Tạo ra một custom layout . 39

e. Sử dụng custom layout của bạn . 39

f. Lưu trữ một template . 40

PHẦN V: CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH . 41

Bảo vệ, in ấn và chuẩn bị sẵn sàng cho bài thuyết trình . 41

a. Kiểm chứng, in ấn và chuẩn bị thuyết trình . 41

b. Duyệt lại trên máy tính . 41

c. Kiểm tra ngữ pháp và những bình luận (comment) trên slide . 42

d. In ấn tài liệu . 43

e. In ấn ghi chú . 43

f. Thêm nội dung footer trong tài liệu handout và tài liệu notes . 44

g. Chọn màu sắc để in ấn . 44

h. Sao chép đến CD. 45

pdf45 trang | Chuyên mục: PowerPoint | Chia sẻ: dkS00TYs | Ngày: 10/10/2014 | Lượt xem: 1559 | Lượt tải: 15download
Tóm tắt nội dung Giáo trình Tìm hiểu Microsoft PowerPoint 2007 - Lê Văn Hiếu, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút "TẢI VỀ" ở trên
àu nền có màu sắc đồng nhất. 
3. Hình nền của bề mặt gỗ. 
Sau khi tùy biến màu sắc, thì cũng nên thêm màu nền cho slide. Thực ra, tất cả slide 
đều có màu nền, còn slide mặc định có màu nền là màu trắng. Để thay đổi màu nền, 
chọn nút Background Styles trên tab Design. Kiểu nền được xác định bởi theme, khi 
theme thay đổi, thì mẫu màu nền trong thư viện cũng thay đổi. 
Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 36 
f. Sử dụng một hình ảnh làm hình nền cho slide 
Bạn cũng có thể chọn một hình ảnh nào đó để làm hình nền cho bài thuyết trình của 
bạn thay vì chỉ sử dụng màu nền. 
1. Có một số tab và cửa sổ nhiệm vụ cho hộp thoại Format Background, chuyển qua 
cửa sổ nhiệm vụ để thay đổi lựa chọn. 
2. Để sử dụng một hình ảnh là hình nền thì chọn chức năng này. 
3. Để chèn một hình ảnh từ một file, chọn File và sau đó đặt hình ảnh và xác định vị 
trí hình ảnh bạn muốn thêm vào. Để dán một hình ảnh từ Clipboard hoặc chương 
trình nào khác, thì sao chép một hình ảnh, sau đó chọn Clipboard. Để sử dụng clip art, 
thì chọn Clip Art và sau đó nhập nội dung mô tả clip trên hộp Search text. 
g. Làm mờ ảnh nền của slide 
1. Slide với hình nền gốc. 
2. Slide sau khi sử dụng chức năng Washout (làm mờ). 
Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 37 
Để thay đổi sự rực rỡ hay sự tương phản của một tấm hình, bạn sử dụng tùy chọn 
trong cửa sổ Picture trên hộp thoại Format Background. Click vào Recolor để mở thư 
viện, nơi mà bạn có thể áp dụng một hiệu ứng stylized như làm mờ một tấm hình và 
sau đó under Color Modes, click Washout. 
h. Lưu trữ file với một theme mới 
1. Chọn mút More để mở thư viện Theme. 
2. Mở hộp thoại Save Current Theme, nơi bạn có thể lưu trữ theme của bạn. 
3. Những Theme bạn đã tùy biến và lưu trữ xuất hiện tại nơi này. 
2. Khám phá sức mạnh của Custom layout 
a. Sức mạnh của layout 
Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 38 
Những layout có sẵn trong thư viện trông có vẻ tốt, nhưng chúng không hẳn là những 
layout bạn muốn sử dụng. Chính vì bạn muốn có một bài thuyết trình ấn tượng trước 
sếp của bạn hay khách hàng. Bạn có thể thêm hình ảnh, logo của công ty bạn để tạo ra 
sự khác biệt với những bài thuyết trình khác. Chính vì vậy, bạn hãy tận dụng sức 
mạnh của layout để tạo nét riêng của mình. 
b. Layouts và Placeholders 
1. Title placeholder (vùng chứa tiêu đề) và Subtitle placeholders (vùng chứa tiêu đề 
phụ) 
2. Nội dung text placeholder với placeholder được chọn 
3. Nội dung placeholder được sử dụng cho nội dung text và nội dung slide như clip 
art, SmartArt graphics, tables, shapes, pictures và đồ thị. 
4. Header and footer (Ngày, chân trang, số thứ tự slide) placeholders 
c. Xem lại Sile Master 
Cùng một side nhưng ở chế độ Normal view và Slide Master view. 
Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 39 
Để mở Slide Master view, trên tab View, trong nhóm Presentation Views, chọn Slide 
Master. 
d. Tạo ra một custom layout 
Để thêm một custom layout: 
1. Chọn Insert Layout. 
2. Chèn mới một custom layout có bốn placeholder bao gồm một placeholder cho 
Title và ba placeholder Footers cho Ngày, Chân trang và Số thứ tự slide. Bạn cũng 
có thể xóa những placeholder này trong nhóm Master Layout trên tab Slide Master. 
3. Để dễ dàng sử dụng lại custom layout sau này, chọn nút Rename, nhập một cái tên 
để bạn dễ dàng nhớ trong hộp Layout name trong hộp thoại Rename Layout và sau 
đó chọn Rename. 
e. Sử dụng custom layout của bạn 
Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 40 
1. Trong slide thứ hai trong bài thuyết trình trước khi thêm layout. 
2. Custom layout được chèn sau slide thứ hai. 
Để chèn một custom layout trên tab Slide Master, trong nhóm Close, chọn Close 
Master View. Cách dễ nhất để thêm custom layout vào bài thuyết trình của bạn là trên 
tab Home, trong nhóm Slides, chọn New Slide và sau đó chọn Tropical vacation 
layout. 
f. Lưu trữ một template 
Để lưu trữ bài thuyết trình như một file template, ta làm như sau: 
1. Chọn nút Microsoft Office , chỉ vào Save As và sau đó chọn Other Formats. 
2. Trong hộp File name, nhập tên file. 
3. Trong danh sách Save as type, chọn PowerPoint Template (*.potx) và sau đó 
chọn Save. 
Template xuất hiện tại My Templates trong thư viện New Presentation khi được lưu 
trữ vào một vị trí mặc định. 
Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 41 
PHẦN V: CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH 
Bảo vệ, in ấn và chuẩn bị sẵn sàng cho bài thuyết trình 
a. Kiểm chứng, in ấn và chuẩn bị thuyết trình 
Bạn đã biết cách tạo ra các slide cho bài thuyết trình và bạn phải chuẩn bị cho bài 
thuyết trình trước công ty. Hãy bắt đầu xem lại bài thuyết trình trên máy tính của bạn, 
kiểm tra chính tả, kiểm tra ghi chú. Sử dụng chế độ xem trước khi in để xem bản in 
như thế nào và chọn chế độ in ấn cho phù hợp. 
Khi mọi thứ đã chuẩn bị, chuyển bài thuyết trình của bạn qua CD hay trên một máy 
tính nào đó để bạn có thể truy cập cho buổi thuyết trình. Chức năng packaging sẽ 
giúp bạn làm điều này. 
b. Duyệt lại trên máy tính 
Khi đã có một bài thuyết trình bạn có thể xem lại nó bất kỳ thời điểm nào bằng chức 
năng Slide Show view. 
Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 42 
1. Để mở chức năng Slide Show view, chọn tab Slide Show và chọn lệnh trong nhóm 
Start Slide Show để bắt đầu slide đầu tiên hay slide hiện tại. 
2. Chức năng Slide Show view sẽ phủ toàn bộ màn hình máy tính. 
3. Muốn chuyển từ slide này đến slide khác là sử dụng thanh công cụ Slide Show ở 
bên trái phía dưới màn hình. Mũi tên chỉ dẫn xuất hiện khi bạn rê con trỏ đến khu vực 
này. Một cách khác để chuyển từ slide này đến slide khác là bằng cách click con 
chuột. 
4. Để thoát khỏi chế độ Slide Show ở bất thời điểm nào thì bạn nhấn phím ESC trên 
bàn phím, nó sẽ trở về chế độ Normal. Ở chế độ này bạn có thể điều chỉnh những thay 
đổi cần thiết. 
Cách khác để chuyển sang chế độ thuyết trình Slide Show là nhấn phím F5 để bắt đầu 
từ slide đầu tiên hoặc nhấn tổ hợp phím Shift + F5 để bắt đầu thuyết trình từ slide hiện 
tại, hoặc bạn có thể click vào nút Slide Show ở bên phải dưới màn hình. 
c. Kiểm tra ngữ pháp và những bình luận (comment) trên slide 
Bạn muốn lại trừ bất cứ lỗi chính tả nào hoặc tìm những cái sai ngớ ngẩn trước khi 
thuyết trình, hãy chọn tab Review để thực hiện kiểm tra chính tả, nhưng nên nhớ rằng 
chưa có công cụ kiểm tra lỗi chính tả cho tiếng Việt. Đây cũng là nơi xem bình luận 
của người khác họ xem slide của bạn. 
1. Trên tab Review, trong nhóm Proofing, click Spelling. 
2. Bạn cũng có thế muốn người khác xem qua bài thuyết trình của bạn và cho bình 
luận trước khi bạn thuyết trình. Tìm lệnh New Comment, trong nhóm Comments, 
trên tab Review. Một người thêm bình luận chỉ việc click vào lệnh và nhập bình luận 
của mình cho từng slide. Khi xem lại những bình luận này, bạn sử dụng Previous và 
Next trong nhóm Comments. 
Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 43 
d. In ấn tài liệu 
Chương trình in của PowerPoint printout ra thường được gọi là handout. Handout có 
thể có một hay nhiều slide trong một trang, nhiều nhất là 9 slide. 
Cách tốt nhất là dùng lệnh Print Preview để chọn kiểu handout trước khi in ấn. Bắt 
đầu bằng cách click Print Preview trên nút Microsoft Office. 
1. Trong Print Preview, chọn mũi tên trong hộp Print What. 
2. Chọn một kiểu handout trong danh sách. 
3. Chỉ con chuột vào kiểu handout nào, thì kiểu này phóng to cho bạn xem định dạng 
này. Đối với những định dạng có 3 slide thì có cả phần ghi chú. 
e. In ấn ghi chú 
Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 44 
Bạn đã in tài liệu cho người tham gia buổi thuyết trình và bạn muốn in ấn thêm ghi 
chú cho chính mình để thuận tiện diễn đạt trong khi thuyết trình. Cũng bằng cách chọn 
Print Preview trên nút Microsoft Office. 
1. Để in ghi chú người diễn thuyết, chọn Notes Pages trong hộp Print What. 
2. Ghi chú của bạn được hiển thị trên màn hình. 
f. Thêm nội dung footer trong tài liệu handout và tài liệu notes 
Print Preview cũng cho phép bạn thêm hoặc điều chỉnh footer trong tài liệu handout 
hoặc tài liệu note. Mặc định thì tài liệu in ấn handout và tài liệu note đã có sẵn số 
trang. Nếu bạn muốn muốn thay đổi chúng bằng một đoạn text thì làm những bước 
sau: 
1. Chọn Options và sau đó nhấn Header and Footer. 
2. Chọn Footer và sau đó nhập đoạn text bạn muốn thêm vào ví dụ như 
"Confidential". Nếu bạn muốn thêm ngày giờ thì chọn Date and time và sau đó định 
dạng ngày giờ trong hộp thoại. 
g. Chọn màu sắc để in ấn 
Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 
Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 45 
Tùy thuộc vào máy in, nên bạn có thể in ấn bài thuyết trình có màu sắc hoặc trắng 
đen. Sau đây là cách in ấn: 
1. Dưới Print Preview, chọn Options và chỉ đến Color/Grayscale, sau đó chọn lựa. 
Nếu bạn trong máy in đen trắng, thì mặc dù bạn đã chọn màu thì kết quả ra vẫn là màu 
đen trắng. 
2. Mẫu xem lại của tài liệu in màu. 
3. Mẫu xem lại của liệu in ấn màu xám, màu nền là màu trắng. 
4. Mẫu xem lại của tài liệu in trắng đen. 
h. Sao chép đến CD 
Bạn muốn sao chép một file trực tiếp đến một đĩa CD. Nếu bạn sao chép tài liệu đến 
một folder thì bạn có thể burn vào CD, bạn cũng có thể copy file đến mạng nội bộ để 
truy cập từ máy tính của mình. Để đóng gói bài thuyết trình của bạn: 
1. Click vào nút Microsoft Office 
2. Chỉ đến Publish và chọn Package for CD. 
3. Trong hộp thoại mở ra, chọn gói tin sao chép đến một file khác hay sao chép đến 
CD. 

File đính kèm:

  • pdfGiáo trình Tìm hiểu Microsoft PowerPoint 2007 - Lê Văn Hiếu.pdf
Tài liệu liên quan