Giáo trình Microsoft Office Access - Phần 1: Microsoft Access căn bản

Các khái niệm cơ bản:

¾ Cơ sở dữ liệu (Database) là một tập hợp dữ liệu có cấu trúc được lưu trữ trong

máy tính.

¾ Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là các phần mềm cung cấp các công cụ để xây dựng

cơ sở dữ liệu (CSDL) và các thao tác trên cơ sở dữ liệu đó như: Foxpro,

Access, SQL Sever,

¾ Trong cơ sở dữ liệu ta phải quản lý nhiều đối tượng dữ liệu, mỗi đối tượng dữ

liệu gọi là một lược đồ quan hệ. Mỗi thành phần của lược đồ quan hệ gọi là

thuộc tính của đốitượng dữ liệu đó.

¾ Mô hình dữ liệu quan hệ trong Access được biểu diễn dướidạng bảng gồm:

các cột gọi là các trường (Field) hoặcvùng, thuộc tính. Các dòng được gọi là

các mẫu tin (Record)

pdf49 trang | Chuyên mục: Access | Chia sẻ: dkS00TYs | Ngày: 09/10/2014 | Lượt xem: 1691 | Lượt tải: 10download
Tóm tắt nội dung Giáo trình Microsoft Office Access - Phần 1: Microsoft Access căn bản, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút "TẢI VỀ" ở trên
• Detail: thân mẫu biểu 
• Form Footer: cuối mẫu biểu 
¾ Để thực hiện chỉnh sửa thiết kế ta nhấp chọn điều khiển cần chỉnh sửa và 
thực hiện các thao tác chỉnh sửa tương tự Textbox trong Word. 
¾ Để di chuyển các đối tượng, ta nhấp chuột vào đối tượng cần di chuyển đến 
khi hiện ký hiệu bàn tay và thực hiện di chuyển theo ý muốn. 
¾ Để chọn toàn bộ các đối tượng, ta trỏ chuột vào cạnh trên hoặc cạnh trái 
của Form đến khi hiện ký hiệu ª hoặc ¨ nhấp giữ chuột và rê chọn theo 
hướng thích hợp 
¾ Để chọn Font chữ cho Form ta đánh dấu chọn đối tượng cần thay đổi Font 
và nhấp chuột chọn biểu tượng Font trên thanh công cụ 
¾ Để di chuyển một đối tượng, ta nhấp chuột vào đối tượng cần di chuyển 
đến khi hiện ký hiệu ngón trỏ bàn tay và rê chuột theo ý muốn 
3. Lưu và đặt tên mẫu biểu: 
Tương tự như lưu và đặt tên cho truy vấn 
4. Nhập dữ liệu vào mẫu biểu: 
¾ Mở mẫu biểu ở chế độ nhập liệu (Form View) 
¾ Nhấp chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ Record của mẫu biểu 
(Hình 70) 
V. Tạo mẫu biểu trên nhiều bảng: 
1. Mẫu biểu chính và phụ (Main/Sub form): 
a. Công dụng: 
¾ Dùng để cập nhật dữ liệu đồng thời cho nhiều bảng hoặc truy vấn 
¾ Mẫu biểu chính thể hiện thông tin của một bảng hoặc truy vấn 
¾ Mẫu biểu phụ thể hiện thông tin của một bảng hoặc truy vấn khác có 
liên quan đến bảng ghi đang xét trong mẫu biểu chính 
Hình 69 
Hình 70 
Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access 
Giáo viên: Võ Minh Dũng  Trang 43 
b. Quan hệ của mẫu biểu chính và phụ: 
¾ Quan hệ giữa các mẫu là 1 – nhiều 
¾ Mẫu biểu chính thể hiện bảng hoặc truy vấn bên 1, mẫu biểu phụ thể 
hiện bảng hoặc truy vấn bên nhiều 
¾ Trong một mẫu biểu chính có thể có nhiều mẫu biểu phụ (gọi là mẫu 
biểu phụ cấp 1), số mẫu biểu phụ cấp 1 là không hạn chế 
¾ Trong mẫu biểu phụ cấp 1 cho phép đặt các mẫu biểu phụ khác (gọi là 
mẫu biểu phụ cấp 2). Microsoft Access chỉ cho phép tổ chức đến mẫu 
biểu phụ cấp 2 
2. Tạo mẫu biểu chính phụ bằng Wizard: 
Để tạo mẫu biểu dạng này ta phải thiết lập mối quan hệ của các bảng cơ sở 
làm nguồn dữ liệu. Thao tác như sau: 
¾ Thực hiện các thao tác như tạo mẫu biểu đơn giản bằng Wizard hiện 
hộp thoại Form Wizard 
¾ Khung Tables/Queries chọn một trong các bảng hoặc truy vấn làm 
nguồn dữ liệu cho mẫu biểu 
¾ Dùng các nút , , , để thực hiện chọn hoặc bỏ trường 
cho mẫu biểu và chọn Next hiện hộp thoại 
¾ Chọn dạng thức trình bày cho mẫu biểu trong khung “How do you want 
to view your data?” và chọn Next (Hình 71), hiện hộp thoại tiếp theo 
Chọn dạng 
trình bày 
Nhấp 
chọn 
Hình 71 
Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access 
Giáo viên: Võ Minh Dũng  Trang 44 
¾ Chọn dạng hiển thị cho mẫu biểu (Sub) phụ gồm một trang các dạng 
Tabular hoặc Datasheet (Hình 72), chọn Next hiện hộp thoại tiếp theo 
¾ Chọn dạng nền cho mẫu biểu gồm các dạng như trong tạo mẫu biểu 
bằng Wizard (Hình 66), chọn Next hiện hộp thoại tiếp theo 
¾ Nhập tên cho mẫu biểu chính và mẫu biểu phụ, chọn Finish (Hình 73) 
Chọn 1 trong 2 dạng
Hình 72 
Nhấp 
chọn 
Nhập tên cho 
Main và Sub 
Nhấp 
chọn 
Hình 73 
Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access 
Giáo viên: Võ Minh Dũng  Trang 45 
3. Tạo mẫu biểu chính phụ bằng Design: 
¾ Tạo một mẫu biểu chính và các mẫu biểu phụ độc lập với nhau, chưa có 
quan hệ nào với nhau. Thường mẫu biểu phụ dạng Datasheet và mẫu biểu 
chính dạng Columnar 
¾ Mở mẫu biểu chính ở dạng thiết kế (Design View), ta xếp cửa sổ cơ sở dữ 
liệu và thiết kế theo dạng nằm ngang bằng cách vào Window chọn Tile 
Vertically 
Hình 74 
¾ Kéo một mẫu biểu phụ từ cửa sổ cơ sở dữ liệu vào cửa sổ thiết kế của mẫu 
biểu chính, khi đó Access tạo một điều khiển Sub Form buộc vào mẫu biểu 
phụ và một nhãn đi kèm (Hình 74) 
4. Tạo mẫu biểu phụ cấp 2: 
Giả sử ta có mẫu biểu chính và mẫu biểu phụ cấp 1 trong mẫu biểu chính, để 
tạo mẫu biểu phụ cấp 2 liên quan với mẫu biểu phụ cấp 1, ta tạo như sau: 
¾ Tạo một hộp văn bản tính toán để thể hiện nội dung của ô điều khiển 
mẫu biểu phụ cấp 1 và đặt tên cho hộp văn bản này 
¾ Kéo mẫu biểu dùng làm mẫu biểu phụ cấp 2 vào mẫu biểu chính khi đó 
ta được điều khiển kiểu Sub Form buộc vào mẫu biểu phụ cấp 2 
¾ Tạo mối liên kết giữa mẫu biểu phụ cấp 1 và mẫu biểu phụ cấp 2 
VI. Hộp công cụ Toolbox trong Design View của Form: 
Chọn sắp xếp nằm ngang 
Kéo mẫu biểu 
phụ đưa vào mẫu 
biểu chính 
Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access 
Giáo viên: Võ Minh Dũng  Trang 46 
1. Giới thiệu: 
¾ Toolbox là một thanh công cụ dùng để hỗ trợ thiết kế mẫu / báo biểu 
¾ Để hiển thị thanh Toolbox ta nhấp chọn biểu tượng trên thanh công 
cụ hoặc vào View chọn Toolbox, hiện hộp Toolbox (Hình 75) 
2. Hộp công cụ Toolbox: 
Tên biểu tượng Chức năng 
 Control Wizards Bật / tắt chế độ trợ giúp bằng Wizard 
 Label Nhãn tạo điều khiển hiển thị chuỗi ký tự 
 Text Box Tạo điều khiển nhập ký tự
 Option Group Tạo điều khiển là nhóm các Option, Check, Toggle
 Toggle Button Tạo điều khiển với 2 chế độ Bật / tắt 
 Option Button Tạo điều khiển với 2 chế độ chọn và không chọn
 Check Box Dùng tương tự như Option Button 
 Combo Box Tạo điều khiển là hộp liệt kê thả 
 List Box Tạo điều khiển là hộp danh sách chọn 
 Command Button Tạo điều khiển để thi hành một Macro, Hàm, Thủ tục
 Image Tạo điều khiển để chèn hình ảnh vào Form
 Tab Control Tạo điều khiển là một trang Tab của Form 
 Subform/Subreport Tạo điều khiển để chèn một mẫu / báo biểu phụ vào
 Line Tạo điều khiển là một đường thẳng 
 Rectangle Tạo điều khiển là một hình chữ nhật 
VII. Tạo nút lệnh (Command Button) bằng 
Wizard: 
¾ Mở mẫu biểu ở chế độ thiết kế (Design 
View) 
¾ Bật chức năng trợ giúp Control Wizards 
trong hộp công cụ Toolbox (Đã bật màu 
sáng, chưa bật màu tối) 
¾ Nhấp chọn biểu tượng Command Button 
trong Toolbox 
¾ Vẽ tại một vị trí muốn tạo nút lệnh trong 
Form hiện hộp thoại (Hình 76) 
 Hình 75
Hình 76 
Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access 
Giáo viên: Võ Minh Dũng  Trang 47 
¾ Chọn các dạng tạo nút lệnh trong khung Categories và hành động khi nhấp nút 
lệnh trong khung Actions, nhấp chọn Next hiện hộp thoại tiếp theo 
Hình 77 
¾ Chọn mục Text để nhập tên cho nút lệnh, chọn mục Picture để hiển thị hình 
ảnh trên nút lệnh, chọn nút Browse nếu lấy hình ảnh từ tập tin bên ngoài 
¾ Đánh dấu chọn Show All Pictures để xem tất cả hình ảnh đặt trên nút lệnh, 
nhấp chọn Next hiện hộp thoại tiếp theo (Hình 77) 
¾ Nhập vào tên nhãn cho nút lệnh và chọn Finish 
VIII. Các thao tác được gán cho nút lệnh: 
1. Di chuyển mẫu tin: (Record Navigation) 
Hành động Ýù nghĩa
Find Next Tìm mẫu tin kế tiếp thỏa điều kiện tìm kiếm 
Find Record Tìm mẫu tin thỏa điều kiện tìm kiếm 
Go to First Record Di chuyển về mẫu tin đầu tiên
Go to Last Record Di chuyển đến mẫu tin cuối cùng 
Go to Next Record Di chuyển đến mẫu tin kế tiếp mẫu tin hiện hành
Go to Previous Record Di chuyển về mẫu tin kế trước mẫu tin hiện hành
2. Các hành động trên mẫu tin: (Record Operations) 
Hành động Ýù nghĩa
Add New Record Thêm mới mẫu tin
Delete Record Xoá mẫu tin hiện hành
Duplicate Record Sao chép giá trị mẫu tin hiện hành sang một dòng mẫu tin mới
Print Record In mẫu tin hiện hành ra máy in
Save Record Lưu lại mẫu tin hiện hành
Undo Record Phục hồi giá trị trước khi sửa đổi mẫu tin hiện hành 
Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access 
Giáo viên: Võ Minh Dũng  Trang 48 
3. Các hành động trên mẫu biểu: (Form Operations) 
Hành động Ýù nghĩa
Apply Form Filter Lọc dữ liệu cho mẫu biểu
Close Form Đóng mẫu biểu hiện hành
Edit Form Filter Sửa đổi bộ lọc dữ liệu
Open Form Mở mẫu biểu
Print a Form In một mẫu biểu được chọn 
Print Current Form In mẫu biểu hiện hành
Refresh Form Data Cập nhật lại dữ liệu trên mẫu biểu 
4. Các hành động trên báo biểu: (Report Operations) 
Hành động Ýù nghĩa
Mail Report Gởi báo biểu bằng E-mail 
Preview Report Xem trước khi in một báo biểu 
Print Report In nội dung báo biểu ra máy in 
Send Report to File In nội dung báo biểu ra tập tin 
5. Các hành động trên ứng dụng: (Application) 
Hành động Ýù nghĩa
Quit Appication Thoát khỏi Microsoft Access
Run Application Khởi động một ứng dụng được chỉ định trên Windows
Run MS Excel Khởi động MS Excel
Run MS Word Khởi động MS Word
Run Notepad Khởi động Notepad
IX. Cách tạo Label và Textbox trong Design View: 
¾ Trong cửa sổ thiết kế mẫu biểu, nhấp chọn biểu tượng Label hoặc Text Box 
trong Toolbox 
¾ Rê vẽ đặt tại một vị trí trên mẫu biểu, khi đó xuất hiện một hộp Label hoặc 
Text Box 
¾ Nhập vào tên nhãn hoặc hộp văn bản. 
Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access 
Giáo viên: Võ Minh Dũng  Trang 49 
TÀI LIỆU THAM KHẢO 
1. Microsoft Office 2003 – Trường Đại Học Mở TP. Hồ Chí Minh 
2. Tin Học Quản Lý Access – Nguyễn Mậu Hân – Nhà Xuất Bản Thống Kê 
3. Tin học cho mọi người Microsoft Access – Ông Văn Thông – CEB 

File đính kèm:

  • pdfGiáo trình Microsoft Office Access - Phần 1 Microsoft Access căn bản.pdf
Tài liệu liên quan