Bài giảng Win Word - Chương 1: Soạn thảo văn bản với Microsoft Word

Soạn thảo văn bản với Microsoft Word Giới thiệu chung Khởi động Chương trình Word Làm quen với các loại con trỏ Gõ tiếng việt Hệ thống Menu Một số tổ hợp phím tắt thông dụng Giới thiệu chung Soạn thảo văn bản Trình bày dữ liệu văn bản (text) theo khuôn mẫu, định dạng. Một số chương trình soạn thảo văn bản trong Windows Notepad: Đơn giản, không có định dạng. WordPad: Nhiều chức năng hơn Notepad nhưng chưa chuyên nghiệp. Microsoft Word: Chương trình soạn thảo văn bản chuyên nghiệp. Microsoft Word Là sản phẩm của Microsoft, US. Word là một thành phần trong bộ sản phẩm Microsoft Office. Một số phiên bản Word 97 Word 2000 Word 2002 (XP) Word 2003 Khởi động Microsoft Word Kích chuột vào nút Start, chọn Programs  Microsoft Word. Kích đúp vào biểu tượng Microsoft Word trên màn hình desktop Kích chuột vào biểu tượng của Word trên thanh công cụ của Office (B) (C) (A) Màn hình làm việc Vùng soạn thảo Thanh trạng thái Thanh cuộn Thanh cuộn Thanh thước kẻ Thanh định dạng Thanh thực đơn Thanh công cụ Các thành phần của màn hình Title bar: Thanh tiêu đề. Menu bar: Thanh menu. Standard toolbar: Thanh công cụ, chứa các chức năng soạn thảo hay sử dụng. Formating toolbar: Thanh định dạng, chứa các chức năng hay dùng trong định dạng. Ruler: Thước kẻ, trên đó hiển thị độ đo chiều dài. Scroll bar: Thanh cuốn, bấm và rê thanh cuốn cho phép xem các phần không hiển thị đủ trên màn hình. Status bar: Thanh trạng thái, cho biết một số trạng thái của Word. Thoát khỏi Microsoft Word File  Exit Nhấn chuột vào nút Close của “cửa sổ” Word Thoát (B) (A) Con trỏ văn bản Con trỏ chuột khi di chuyển tới vùng văn bản sẽ có dạng chữ I thay vì mũi tên như bình thường. Con trỏ văn bản có dạng nét gạch đứng và luôn nhấp nháy, cho ta biết đang ở vị trí nào trong văn bản. Con trỏ văn bản nằm trong vùng soạn thảo văn bản. Con trỏ văn bản Con trỏ chuột tại vùng văn bản Gõ tiếng Việt Để gõ được tiếng Việt, máy tính phải có: Bộ gõ tiếng Việt: Vietkey, Unikey Phông chữ hỗ trợ tiếng Việt: VNI-Windows: VNI-Time, VNI-… Unicode: Times New Roman, Tahoma, Arial,… Gõ dấu tiếng Việt f: huyền s: sắc r: hỏi x: ngã j: nặng z: xoá dấu 	Ví dụ: Trường Đại học An Giang được gõ là: 	Truwowng DDaij hocj An Giang Nguyên tắc: Dấu có thể gõ ngay sau nguyên âm nhưng thường gõ vào cuối từ. Một số mẹo trong khi gõ tiếng Việt Nếu gõ tiếng Việt không ra chữ tiếng Việt, hãy xoá cả từ đi và gõ lại. Gõ hai lần ký tự để trả lại ký tự tiếng Anh trong khi gõ tiếng Anh mà gặp phải các từ có các ký tự liên tiếp tạo thành ký tự tiếng Việt, ví dụ: Gõ ww sẽ nhận được w Gõ aww sẽ nhận được aw Gõ eee sẽ nhận được ee. Gõ casse sẽ nhận được case Gõ brieff sẽ nhận được brief … Dịch chuyển Sử dụng các phím mũi tên để di chuyển con trỏ văn bản từng ký tự theo các hướng trái, phải và từng dòng theo các hướng trên, dưới. Nhấn phím Home để đưa con trỏ văn bản về đầu dòng. Nhấn phím End để đưa con trỏ văn bản về cuối dòng Page Up, Page Down (trang trước, trang sau). Kích đơn chuột trái vào vị trí nào trong văn bản sẽ đưa con trỏ văn bản về vị trí đó. Sử dụng các thanh cuốn để xem các vùng khác không hiển thị hết trên màn hình của tài liệu. Chế độ Insert/Overwrite Chế độ Insert và chế độ Overwrite Nhấn phím Insert để chuyển giữa hai chế độ. Chế độ Insert (mặc định): Chữ gõ vào sẽ được chèn vào vị trí con trỏ văn bản. Chế độ Overwrite: Ký tự gõ vào sẽ đè lên ký tự đằng sau nó. Khi ở chế độ Overwrite, status bar hiện lên dòng chữ OVR 	Hãy xem qua chức năng của từng menu và một số phím gõ tắt sau đây (sẽ tìm hiểu kỹ hơn trong các bài sau): Hệ thống menu {1} File: Các lệnh thao tác với tệp New: Mở một văn bản mới. Open: Mở văn bản đã có trên đĩa. Close: Đóng văn bản đang soạn thảo. Save: Lưu văn bản vào tệp. Save as: Lưu văn bản vào tập tin với tên khác. Save as Web Page… : Ghi văn bản dưới dạng HTML. Search: Tìm tệp trên đĩa. Version: Quản lý phiên bản. Page Setup: Định dạng trang in. Print Preview: Xem trước trang in. Print: In. Send To: Gửi văn bản tới các thiết bị, chương trình khác. Properties: Các thuộc tính của văn bản. Hệ thống menu {2} Edit: Các lệnh soạn thảo Undo…: Bỏ thao tác vừa làm. Repeat…: Lặp lại thao tác vừa làm. Cut: Xoá đối tượng được chọn, lưu vào Clipboard. Copy: Sao chép đối tượng được chọn vào Clipboard. Paste: Chuyển đối tượng từ Clipboard ra vị trí con trỏ. Paste Special: Chuyển đối tượng từ Clipboard ra vị trí con trỏ theo một phương pháp đặc biệt tuỳ chọn (chuyển cột thành hàng, định dạng,…). Clear: Xoá đoạn văn bản đã chọn. Find: Tìm kiếm xâu trong văn bản. Replace: Thay thế xâu trong văn bản. Go To: Chuyển con trỏ tới trang nào đó. Hệ thống menu {3} View: Các lệnh về chế độ hiển thị Normal: Chế độ hiển thị bình thường. Web Layout: Chế độ trang web. Print Layout: Chế độ hiển thị dưới dạng trang in. Outline: Chế độ hiển thị dạng outline. Toolbars: Các thanh công cụ. Ruler: Hiển thị thước kẻ ở phía trên văn bản. Document Maps: Chế độ hiển thị kiểu chương mục, bên phải là các mục lớn, bên trái là nội dung văn bản. Header and Footer: Các dòng tiêu đề đầu và cuối trang. Footnotes: Ghi chú ở cuối trang. Fullscreen: Hiển thị văn bản toàn màn hình. Zoom…: Phóng to, thu nhỏ văn bản. Hệ thống menu {4} Insert: Các lệnh chèn Break…: Chèn dấu ngắt trang. Page Numbers…: Đánh số trang. Date and Time…: Chèn ngày giờ. AutoText: Chèn các mẫu có sẵn. Field…: Chèn một trường thông tin. Symbol…: Chèn ký tự đặc biệt. Comment: Chèn ghi chú. Reference: Tham chiếu. Picture: Chèn hình vẽ. Diagram…: Chèn biểu đồ. Text Box: Chèn một hộp văn bản. File…: Chèn tệp khác vào văn bản hiện tại. Object…: Chèn đối tượng (ảnh, bảng tính, …). Bookmark…: Chèn ký hiệu đánh dấu. Hyperlink…: Chèn một siêu liên kết. Hệ thống menu {5} Format Font…: Định dạng phông chữ. Paragraph…: Định dạng đoạn văn bản. Bullets and Numbering…: Định dạng đánh số đầu mục, gạch đầu dòng. Borders and Shading…: Đường viền và bóng. Colunms…: Chia trang giấy thành nhiều cột. Tabs…: Định các tab. Drop Cap…: Định dạng chữ cái đầu tiên (phóng to) của đoạn văn bản. Change Case: Biến đổi chữ hoa thành chữ thường và ngược lại. Background: Định dạng nền. Style and Formating…: Sử dụng các kiểu định dạng có sẵn hoặc được tạo ra. Hệ thống menu {6} Tools Spelling and Grammar: Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp. Language: Chọn ngôn ngữ cho văn bản. Word Count: Đếm từ. Track Changes: Theo dõi sự thay đổi văn bản. Compare and Merge Documents: So sánh và hoà nhập các văn bản. Protect Document: Bảo vệ các phần văn bản. Letters and Mailings: Các chức năng thư tín. Macro: Chức năng macro. AutoCorrect Options…: Chức năng tự sửa từ ngữ gõ vào theo quy tắc (viết tắt, gõ sai,…). Options: Các tuỳ chọn cho Word. Hệ thống menu {7} Table: Các chức năng kẻ bảng Draw Table: Vẽ bảng bằng tay với công cụ bút chì. Insert: Chèn các đối tượng thuộc bảng. Delete: Xoá các đối tượng thuộc bảng. Select: Chọn các đối tượng thuộc bảng. Merge Cells: Hoà nhập các ô trong bảng. Split Cells…: Phân chia một ô thành nhiều ô. Table AutoFormat…: Định dạng bảng theo mẫu. Convert: Các chức năng chuyển đổi dùng cho bảng. Sort…: Sắp xếp bảng. Formula…: Tính toán với các số liệu trong bảng. Hệ thống menu {8} Windows: Các lệnh về cửa sổ văn bản New Window: Mở cửa sổ văn bản mới chứa văn bản hiện thời. Arrange All: Bố trí các cửa sổ văn bản đang mở. Split: Chế độ soạn thảo văn bản 2 phần (cửa sổ được chia làm 2 phần). Remove Split: Bỏ chế độ soạn thảo văn bản 2 phần. Help: Hệ thống trợ giúp của Word. Một số phím gõ tắt {1} Alt+F: Chọn menu File. Alt+E: Chọn menu Edit. Alt+V: Chọn menu View. Alt+I: Chọn menu Insert. Alt+O: Chọn menu Format. Alt+T: Chọn menu Tools. Alt+A : Chọn menu Table. Alt+W : Chọn menu Window. Alt+H: Chọn menu Help. Ctrl+C: Sao chép đối tượng được chọn vào Clipboard. Ctrl+V: Dán nội dung trong Clipboard vào vị trí con trỏ. Ctrl+X: Xoá đối tượng được chọn và lưu vào Clipboard. Ctrl+A: Bôi đen cả văn bản. Ctrl+B: In đậm. Ctrl+I: In nghiêng. Ctrl+U: Gạch chân. Một số phím gõ tắt {2} Ctrl+]: Tăng kích thước phông chữ. Ctrl+[: Giảm kích thước phông chữ. Ctrl+Shift+W: Gạch chân từng từ bằng nét đơn. Ctrl+Shift+D: Gạch chân cả dòng bằng nét kép. Ctrl+=: Viết chỉ số dưới (m1,m2,…). Ctrl+Shift+=: Viết chỉ số trên (số mũ, x2). Ctrl+Shift+K: Chữ in hoa nhỏ. Ctrl+Shift+A: Tất cả chữ in hoa. Ctrl+Shift+H: Ẩn văn bản. Ctrl+Shift+C: Sao chép định dạng. Ctrl+Shift+V: Dán định dạng Ctrl+SpaceBar: Loại bỏ định dạng. Shift+End: Bôi đen văn bản đến cuối dòng. Shift+Home: Bôi đen đến đầu dòng. Shift+xuống hoặc lên: Bôi đen một dòng. Shift+trái hoặc phải: Bôi đen một ký tự.