Bài giảng Quản lý dự án hệ thống thông tin - Chương 3: Vòng đời dự án hệ thống thông tin và quản lý dự án trong tổ chức

phẩm là pha con trong vòng đời sản phẩm * 2. Quản lý dự án trong tổ chức Thực hiện công việc trong một tổ chức Tổ chức hoàn thành các công việc để đạt được một tập các mục tiêu Hai loại công việc: thường xuyên (điều hành tác nghiệp) và dự án Các đặc trưng giống nhau Được thực hiện bởi các cá nhân trong tổ chức Giới hạn bởi các áp lực, sức ép về nguồn lực Được lập kế hoạch, thi hành, giám sát và kiểm tra Được thực hiện để đạt được mục tiêu của tổ chức hoặc kế hoạch chiến lược Các điểm khác nhau Tác nghiệp đang tiến hành và sản xuất ra các sản phẩm/dịch vụ/kết quả có tính lặp đi lặp lại Một dự án một lần Tác nghiệp luôn tiếp diễn và duy trì mãi mãi Dự án (đội dự án và các cơ hội) là tạm thời, có thời điểm kết thúc * Mối quan hệ giữa dự án và tác nghiệp Dự án tác động tới tác nghiệp Dự án thành công bổ sung vào tác nghiệp: được tích hợp mục tiêu dự án vào thực tế hoạt động tác nghiệp Làm thay đổi hay đóng góp vào hoạt động tác nghiệp: Dự án tạo sản phẩm/dịch vụ mới được bổ sung vào dây chuyền sản xuất và bán Lắp đặt sản phẩm/dịch vụ mới đòi hỏi thực hiện liên tục công việc Nâng cao trình độ nhân viên, làm phong phú văn hóa tổ chức, Tác nghiệp hỗ trợ dự án Môi trường tác nghiệp hỗ trợ môi trường miền ứng dụng cho dự án Tương tác giữa Ban tác nghiệp với quản lý & đội dự án Thu nhận thông tin môi trường từ tác nghiệp Bổ sung nguồn nhân lực cho dự án * Nhà đầu tư Khái niệm Người hoặc những tổ chức (khách hàng, người tài trợ, người tổ chức thực hiện hoặc công chúng) là những người có liên quan đến dự án mà sự quan tâm của họ có thể ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực tới thực hiện và hoàn thành dự án Nhà đầu tư bên trong và nhà đầu tư bên ngoài Phạm vi xác định nhà đầu tư * Nhà đầu tư: khách hàng/người sử dụng Khái niệm Khách hàng/người sử dụng là những người hoặc những tổ chức sẽ sử dụng các sản phẩm hoặc các dịch vụ hoặc các kết quả. Khách hàng/người sử dụng, có thể là người bên trong hoặc ngoài tổ chức thực hiện dự án. Cũng có thể có lớp người sử dụng phức tạp Ví dụ khách hàng của sản phẩm dược phẩm có thể là các bác sỹ - người kê đơn, là những bệnh nhân - người sử dụng, và có thể là người bảo hiểm tức là người trả tiền thuốc một số phạm vi ứng dụng, khách hàng và người sử dụng đồng nghĩa với nhau phạm vi khác, khách hàng lại là thực thể giành được sản phẩm của dự án, và người sử dụng là người sử dụng trực tiếp sản phẩm * Nhà đầu tư: người tài trợ Khái niệm người hoặc một nhóm người cung cấp nguồn tài chính, ở dạng tiền mặt hoặc các dạng khác, cho dự án Khi dự án lần đầu tiên hình thành, người tài trợ là người hỗ trợ cho dự án. Việc này bao gồm việc làm người phát ngôn cho vị trí quản lý cấp cao hơn nhằm tập hợp sự hỗ trợ xuyên suốt cả tổ chức và đề cao những lợi ích mà dự án sẽ mang lại Vai trò dẫn dắt dự án thông qua sự cam kết hoặc quá trình lựa chọn cho đến khi có uỷ quyền chính thức vai trò đáng kể trong việc phát triển mục tiêu và đặc quyền ngay từ lúc đầu dự án kiểm soát của người quản lý dự án, người tài trợ thường tăng dần vai trò của mình Người tài trợ cũng có thể dính vào những vấn đề quan trọng khác như thay đổi về mục đích, xem xét lại giai đoạn cuối, và những quyết định về thuận lợi và khó khăn khi gặp rủi ro cao * Nhà đầu tư: quản lý danh mục và chương trình Người quản lý chương trình Người quản lý chương trình chịu trách nhiệm về việc quản lý các dự án có liên quan bằng cách phối hợp với nhau nhằm thu được các lợi ích và kiểm soát những yếu tố khác xuất phát từ việc quản lý các dự án riêng biệt. Những người quản lý chương trình kết hợp với những người quản lý từng dự án để cung cấp sự hỗ trợ và hướng dẫn cho từng dự án riêng biệt Cung cấp thông tin môi trường ngoài dự án/chương trình tới dự án Người quản lý danh mục chịu trách nhiệm lãnh đạo tập hợp các dự án hoặc các chương trình ở bậc cao mà chúng có hoặc không phụ thuộc lẫn nhau Cung cấp thông tin môi trường ngoài chương trình tới dự án (Ban) xem xét danh mục là những ban thường được thành lập từ những người thực hiện dự án, những người này hoạt động như là nhóm lựa chọn của dự án: xem xét mỗi một dự án về tiền lãi của vốn đầu tư, giá trị của dự án, những rủi ro đi cùng dự án, và thuộc tính khác của dự án. * Nhà đầu tư: Ban quản lý dự án Khái niệm là một cơ cấu tổ chức hoặc một thực thể được trao những trách nhiệm khác nhau liên quan tới việc quản lý tập trung vào sự phối hợp quản lý của những dự án dưới quyền Có thể là nhà tài trợ Trách nhiệm của ban dự án có thể liệt kê từ việc cung cấp các chức năng hỗ trợ quản lý dự án đến việc chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp dự án Trách nhiệm có thể có Các dịch vụ hỗ trợ hành chính như chính sách, phương pháp luận, và các mẫu hướng dẫn Đào tạo, cố vấn và huấn luyện người quản lý dự án Hỗ trợ dự án, hướng dẫn và đào tạo việc quản lý dự án và sử dụng các công cụ như thế nào Phân bổ các nguồn lực, nhân lực của dự án Là trung tâm thông tin liên lạc giữa những người quản lý các dự án, nhà tài trợ, người quản lý và nhà đầu tư cho dự án. * Nhà đầu tư: Người quản lý dự án Khái niệm Là người chịu trách nhiệm cá nhân tổ chức thực hiện dự án nhằm đạt được các mục đích của dự án Có khả năng hiểu được các chi tiết của dự án, nhưng lại quản lý từ nhãn quan bao quát Đòi hỏi tính năng động, phán quyết đúng đắn, bản lĩnh lãnh đạo tốt, kỹ năng thương lượng và sự hiểu biết tốt về công tác quản lý dự án Trách nhiệm có thể có Phát triển kế hoạch quản lý dự án và các thành phần khác có liên quan Duy trì dự án trong giới hạn về thời gian và ngân sách. Xác định rõ, theo dõi và trả lời về rủi ro Cung cấp các báo cáo chính xác và đúng hạn thông tin liên lạc với nhà đầu tư, nhà tài trợ, đội thực hiện dự án. chiếm vị trí trung tâm của các tương tác giữa nhà đầu tư và chính dự án * Nhà đầu tư: Đội dự án và khác Đội dự án gồm người quản lý dự án, nhóm quản lý dự án và những thành viên khác của đội, những người thực hiện các công việc Không có người không liên quan đến việc quản lý dự án cá nhân từ những nhóm khác nhau có hiểu biết về các chủ đề riêng biệt hoặc với các kỹ năng đặc biệt để thực hiện dự án. Quản lý chức năng Quản lý thực hiện Người bán hàng/đối tác kinh doanh * Yếu tố văn hóa và quy trình tổ chức tới dự án Chuẩn văn hóa của tổ chức Bao gồm văn hóa và phong cách của tổ chức. sự hiểu biết chung về việc làm thế nào để tiếp cận lợi ích công việc, những biện pháp gì được xem xét để đạt được lợi ích công việc, và ai là người có ảnh hưởng trong việc làm giảm nhẹ công việc văn hóa và phong cách là nhân tố môi trường của doanh nhiệp có ảnh hưởng rất lớn đến khả năng thực hiện các mục tiêu văn hoá riêng biểu lộ nhiều cách ảnh hưởng Chia sẻ quan điểm, giá trị, chuẩn mực, niềm tin và những mong ước Chính sách, phương pháp và các qui trình Quan điểm về mối quan hệ quyền lực Ý thức làm việc và giờ giấc làm việc người quản lý dự án nên hiểu phong cách và văn hoá của tổ chức khác nhau. Ví dụ, một số trường hợp, một người có vị trí cao trong tổ chức nhưng lại không có thực quyền * Kiểu tổ chức theo mức độ quản lý dự án * Tài sản quy trình Khái niệm Là tất cả các phương thức có liên quan đến quy trình từ tất cả các tổ chức liên quan trong dự án, được sử dụng nhằm đạt được thành công của dự án (i) các kế hoạch, chính sách, qui trình thực hiện, và những hướng dẫn; (ii) cơ sở tri thức của tổ chức như các bài giảng và những thông tin lịch sử Quy trình và hướng dẫn Các qui trình chuẩn của tổ chức như các chuẩn mực, chính sách (về an toàn, về sức khoẻ, về đạo đức, về quản lý dự án), chuẩn sản xuất và vòng đời của dự án, các chính sách về chất lượng, các qui trình (qui trình kiểm toán, mục tiêu cải thiện, bản liệt kê các danh mục kiểm tra, việc xác định qui trình chuẩn hoá được sử dụng trong tổ chức) Các hướng dẫn chuẩn hoá, hướng dẫn làm việc, việc đưa ra các tiêu chuẩn ước lượng, và việc thực hiện các tiêu chuẩn đo lường. * Tài sản quy trình Quy trình và hướng dẫn Các mẫu biểu (về những rủi ro, cấu trúc công việc, sơ đồ lịch trình của dự án, và các mẫu hợp đồng) Các hướng dẫn và tiêu chuẩn cho việc thay đổi bộ qui trình chuẩn của tổ chức nhằm đáp ứng đầy đủ những nhu cầu đặc biệt của dự án Các trang thiết bị thông tin liên lạc của tổ chức (về sự sẵn sàng công nghệ thông tin liên lạc, cho phép thông tin liên lạc đa phương tiện, chính sách lưu trữ các sổ sách ghi chép, các trang thiết bị bảo mật) Những hướng dẫn hoặc các trang thiết bị kết thúc dự án (về kiểm toán dự án, đánh giá dự án, đánh giá sản phẩm) Các qui trình kiểm tra tài chính (thời gian báo cáo, việc chi tiêu và xem xét việc chi tiêu, các mã kế toán, các điều khoản hợp đồng chuẩn) * Quy trình và hướng dẫn Quy trình và hướng dẫn Những thủ tục quản lý đúng và sai để xác định việc kiểm tra đúng và sai, phân biệt và giải pháp đúng và sai, và các hoạt động khác có liên quan Thay đổi thủ tục kiểm tra bao gồm các bước mà theo đó các chuẩn, chính sách, kế hoạch và thủ tục chính thức của công ty - hoặc các văn bản dự án - sẽ được thay đổi, và có bao nhiêu những thay đổi sẽ được thông qua và có giá trị. Những thủ tục kiểm tra rủi ro, gồm phạm trù rủi ro, khả năng xác định và những ảnh hưởng Những thủ tục được ưu tiên, được thông qua và những quyền hạn trong công  việc * Cơ sở tri thức quy trình Cơ sở dữ liệu đo qui trình được dùng để thu thập và tạo ra dữ liệu đo các qui trình và sản phẩm Hồ sơ dự án (qui mô, chi phí, lịch trình và vạch gianh giới đo đạc, lịch công tác, sơ đồ kế hoạch làm việc, ghi nhận rủi ro, kế hoạch thực hiện khi gặp rủi ro, xác định ảnh hưởng của rủi ro) Thông tin lịch sử (các tài liệu và hồ sơ dự án, tất cả những thông tin và văn bản về kết thúc dự án, thông tin về cả kết quả của quyết định lựa chọn dự án trước đó lẫn thông tin thực hiện dự án, thông tin từ nỗ lực quản lý rủi ro) Các cơ sở dữ liệu quản lý kết quả đúng và sai, thông tin kiểm tra, cách giải quyết, và kết quả của các hoạt động khác. Căn cứ hiểu biết quản lý gồm các các quy định quản lý chính thức, các chính sách, các thủ tục và bất kỳ văn bản dự án nào Các cơ sở dữ liệu tài chính gồm các thông tin như giờ làm việc, chi phí, ngân sách và chi phí phụ trội của dự án. * Vai trò quan trọng của quy trình tổ chức *