Bài giảng Quản lý dự án - Chương 5: Kiểm soát dự án - Nguyễn Thị Đức Nguyên

trong: do phía thực hiện dự án (nhà thầu)
 Bên ngoài: do phía khách hàng hoặc đối tác độc lập
 Kiểm soát cho ai?
 Chính ban QLDA
 Cơ quan thực hiện (chủ dự án)
 UBND và các bộ phận chức năng liên quan
 Bộ chủ quản, bộ đầu tư, và các cơ quan có liên quan trong chính phủ
 Các nhà tài trợ
 Tư vấn – Nhà thầu – Nhà cung cấp
 Các cơ quan truyền thông, tổ chức xã hội, nhân dân địa phương và các
nhóm quan tâm khác
– Họ cần biết điều gì? Vì mục đích gì? Thường xuyên như thế nào?
– Chúng ta cung cấp những thông tin được giám sát dưới dạng nào?
23
23
KIỂM SOÁT & ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN
 Khung đánh giá cơ bản
 Việc thiết kế và lập kế hoạch dự án
• Mục tiêu dự án có còn phù hợp không?
• Các giả định trong thiết kế dự án còn đúng hay không?
 Việc thực hiện dự án
• Dự án có đạt được các mục tiêu đề ra không? ảnh hưởng của dự
án?
• Dự án có bảo đảm các yêu cầu chất lượng hay kỹ thuật không?
• Hiệu qủa kinh tế và xã hội của dự án? So sánh lợi ích và chi phí?
 Khả năng bền vững của dự án
 Tính hiệu quả của hệ thống giám sát dự án đang thực hiện
 Những ảnh hưởng và tác động hiện có và có thể có của dự án
 Những bài học kinh nghiệm
24
15/8/2014
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 13
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT & ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN
25
25
BẮT ĐẦU
Công bố kế hoạch đầu tiên
Thu thập thông tin về dự án
So sánh tiến triển và mục tiêu
Thỏa mãn?
Dự án được 
hoàn thành?
Kết thúc dự án
Đánh giá dự án
Công bố kế hoạch 
hiệu chỉnh
Thực hiện hành 
động hiệu chỉnh
Kết luận KẾT THÚC
Không
Không
Có
Có
THÔNG TIN CHO VIỆC KIỂM SOÁT VÀ 
ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN
Thu thập thông tin:
 Khối lượng công việc đã hoàn thành, chất
lượng công trình
 Thời gian và nguồn lực đã sử dụng
 Rủi ro làm dự án không đúng theo kế hoạch
 Trễ tiến độ
 Vượt chi phí
 Nguồn lực thay đổi
 Những khó khăn có thể xảy ra
26
26
15/8/2014
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 14
BIỂU MẪU THU THẬP SỐ LIỆU (VD)
27
28
BIỂU MẪU THU THẬP SỐ LIỆU (VD)
15/8/2014
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 15
SO SÁNH TIẾN TRIỂN VÀ MỤC TIÊU DỰ ÁN
 Yêu cầu kỹ thuật: giữa yêu cầu kỹ thuật đưa
ra với thực tế đạt được
 Tiến độ dự án: giữa thời gian dự kiến và thời
gian thực tế
 Chi phí thực hiện: giữa chi phí, ngân sách
theo dự trù với chi tiêu thực tế
29
29
CÁC LÝ DO KHIẾN DỰ ÁN KHÔNG ĐÚNG 
THEO KẾ HOẠCH
Trễ tiến độ Vượt chi phí Nguồn lực thay đổi
• Thời tiết xấu
• Thiết bị hư hỏng
• Thiếu vốn
• Khan hiếm NVL
• Ước tính thời gian
quá ngắn
• Các công việc bị
chểnh mảng
• Vượt quá thời gian
• Sử dụng nhiều nhân
lực hơn
• Sử dụng nhiều thiết
bị hơn
• CP nhân lực cao hơn
• CP NVL cao hơn
• Các công việc bị
chểnh mảng
• Thiết bị hư hỏng
• Nhân viên bị bệnh
• Nhân viên nghỉ việc
• CP nhân lực cao hơn
• Ước tính nguồn lực
quá thấp
30
30
15/8/2014
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 16
KHÓ KHĂN TRONG KIỂM SOÁT DỰ ÁN
 Chỉ nhấn mạnh một số yếu tố, vd: chỉ nhấn mạnh vào
chi phí, bỏ qua yếu tố thời gian, chất lượng
 Quy trình kiểm soát gặp sự phản đối/ không đồng ý
 Thông tin thường không chính xác hoặc không được
báo cáo đầy đủ
 Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến/
thông tin thiên lệch
 Các nhà quản lý có quan điểm khác nhau về vấn đề
còn tranh cãi
 Các cơ chế báo cáo thông tin và hạch toán không
đúng
31
31
KIỂM SOÁT DỰ ÁN
 Kiểm soát chi phí dự án theo truyền thống
 Kiểm soát chi phí dự án theo giá trị làm ra
(kết hợp thời gian và chi phí)
32
32
15/8/2014
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 17
Thảo luận
 Anh/ chị được phân công nhiệm vụ xây
dựng hệ thống kiểm soát cho dự án. Hãy
thảo luận các khía cạnh sau đây:
 Thông số nào nên được dùng để đo lường kết
quả?
 Các cách nào để thu thập dữ liệu thích hợp cho
việc đánh giá tình trạng hiện tại của dự án?
 Các dữ liệu nào được chọn để đánh giá dự án?
 Dữ liệu nên được phân tích như thế nào?
 Các kết quả được báo cáo như thếnào?
33
2. KIỂM SOÁT CHI PHÍ THEO 
PHƯƠNG PHÁP TRUYỀN THỐNG
34
15/8/2014
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 18
KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO 
TRUYỀN THỐNG
 Sử dụng các báo cáo chi phí được giám sát
một cách riêng rẽ đối với một công việc/ một
nhóm công việc trong WBS
 Nội dung báo cáo
 Mô tả công việc
 Tiến độ theo thời gian
 Ai là người chịu trách nhiệm
 Ngân sách theo thời gian
 Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bị, vật liệu) yêu
cầu
35
35
KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO 
TRUYỀN THỐNG
 Ví dụ: Báo cáo hàng tuần về một dự án xây
dựng như sau:
36
36
CP theo kế hoạch
của giai đoạn 2 là
12.000 USD
CP thực tế của giai
đoạn 2 là 14.000 
USD
Sự khác biệt trong
giai đoạn 2 là 2.000 
USD
CP tích lũy theo kế
hoạch đến thời
điểm hiện tại là
25.000 USD
CP tích lũy thực tế 
đến thời điểm hiện 
tại là 29.000 USD
Sự khác biệt tích lũy
là 4.000 USD
=> Đối với mỗi báo cáo chi phí thường người ta phân tích sự khác biệt để
xem số tiền chi ra nhiều hơn hay ít hơn ngân sách đã dự trù.
Nhược điểm:
Không cho biết bao nhiêu khối lượng công việc đã được hoàn thành
Không cho biết chi phí trong tương lai sẽ là bao nhiêu nếu muốn 
hoàn thành dự án
15/8/2014
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 19
2. KIỂM SOÁT CHI PHÍ THEO 
PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ LÀM RA
37
KIỂM SOÁT CHI PHÍ THEO 
PP. GIÁ TRỊ LÀM RA
 PP. các tiêu chí hệ thống kiểm soát tiến độ/
chi phí (Cost/Schedule Control System
Criteria)
 Sự phát triển của hệ thống PERT/COST
 Tiêu chí hệ thống kiểm soát chi phí tiến độ năm
1967
 tổng hợp cả thời gian và chi phí để đánh giá tiến
triển DA
38
38
15/8/2014
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 20
Ñöôøng cong kieåm soaùt tieán trình 
vaøso saùnh chi phi/ giaùtrò
39
39
C
P
/ 
g
iá
 t
rị
 t
íc
h
 lũ
y
Thời gian
CP tích lũy 
thực tế
Khoản đóng 
góp thêm
CP/ giá trị 
hoạch định
Khoảng thời gian 
trước tiến độ
Giá trị làm ra
Ngày hiện tại
 Tình huống thảo luận
 Một dự án làm 1000 m đường có tổng chi phí là
200.000 USD. Theo kế hoạch cứ 1 ngày làm
được 25 m/ngày và chi phíphải làm là 200
USD/1m. Giả sử đến cuối ngày 18 đã làm được
400 m và thực chi là 80.000 USD.
• Hãy đánh giá tiến triển thực hiện dự án tại
cuối ngày 18.
40
KIỂM SOÁT CHI PHÍ THEO 
PP. GIÁ TRỊ LÀM RA
15/8/2014
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 21
CÁC ĐẠI LƯỢNG ĐÁNH GIÁ
TIẾN TRIỂN DỰ ÁN
 Đại lượng phân tích về kết quả
 Đại lượng phân tích về sai lệch
 Chỉ số kết quả công việc
 Dự báo chi phí thực hiện tương lai
41
41
42
Các đại lượng phân kết quả và sai lệch theo phương 
pháp giá trị làm ra
C
h
i 
p
h
í 
tí
c
h
 l
u
õy
 (
%
)
Soá thaùng
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
140
130
120
110
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
ACWP
BCWP
BCWS
Thôøi gian
chaäm treã
döï kieán
Ö
ô
ùc
 t
ín
h
 c
h
i 
p
h
í 
c
o
øn
 l
a
ïi
Thôøi gian
hoaøn thaønh
döï kieán ban ñaàu
Thôøi gian
hoaøn thaønh
hieäu chænh
Öôùc tính chi phí
hieäu chænh
Chi phí
vöôït quaù
Thôøi ñieåm
baùo caùo
AV
CV
SV
TV
42
15/8/2014
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 22
ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ
 Dự chi BCWS: chi phí dự tính của công việc
theo kế hoạch
 BCWS (Budgeted Cost of the Work Schedule)
 Số lượng nguồn lực được tính theo đơn vị tiền
được hoạch định là sẽ chi để thực hiện một
công việc cụ thể trong một khoảng thời gian
nhất định của kế hoạch.
43
Ngân sách dự tính cho 
toàn bộ công việc
% công việc được 
hoạch định cho đến 
thời điểm xem xét
BCWS = x
43
ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ
 Thực chi ACWP: chi phí thực sự của một
công việc đã được thực hiện trong một giai
đoạn thời gian
 ACWP: Actual Cost of the Work Performed (chi
phí thực tế của công việc đã làm).
• Nếu NVL mua trước?
• Nếu NVL mua trả chậm?
• Chi phí quản lý?
44
44
15/8/2014
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 23
ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ
 BCWP: chi phí dự tính của công việc đã được thực hiện
 BCWP (Budgeted Cost of the Work Performed)
 Ước tính giá trị làm ra trong thực tế:
 Sử dụng phán xét chủ quan
 Dựa trên số lượng các đơn vị sản phẩm đã làm ra
 Sử dụng các mốc tăng trưởng: các giá trị định mức của các mốc dự án
• Chú ý:
• Tính chính xác phụ thuộc vào việc phân phối công bằng tỷ lệ%
các công việc nhỏ liên quan đến chi phí.
• Tuy nhiên, đạt được thỏa thuận này giữa khách hàng và các nhà
thầu trước khi ký hợp đồng là tương đối dễ dàng. 45
Ngân sách dự tính 
cho toàn bộ công việc
% công việc thực sự 
đã làm cho đến thời 
điểm xem xét
BCWP = x
45
CÁC ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH SAI LỆCH
BCWSBCWPSV 
46
1. Sai lệch về tiến độ – SV
Lưu ý: Tất cả các giá trị đều được quy thành tiền
2. Sai lệch về chi phí – CV
3. Sai lệch kế toán – AV
4. Sai lệch thời gian – TV
 SD (Status Date): ngày đánh giá dự án
 BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed): thời 
điểm/giá trị mà BCWS - BCWP
46
ACWPBCWPCV 
ACWPBCWSAV 
BCSPSDTV 
•AV > 0 Dựchi lớn hơn thực chi
•AV = 0 Dự chi đúng bằng thực chi
•AV < 0 Dựchi nhỏ hơn thực chi
• TV chỉ ra mức độ sớm hay trễ của
dự án so với kế hoạch
15/8/2014
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 24
CÁC CHỈ SỐ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC
 Chỉ số kết quả về tiến độ – SPI
 Chỉ số kết quả về chi phí – CPI
47
BCWSBCWPSPI /
ACWPBCWPCPI /
Các chỉ số kết quả công việc của dự án
48
15/8/2014
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 25
DỰ BÁO CHI PHÍ THỰC HIỆN TƯƠNG LAI
 Dự báo chi phí để hoàn thành phần việc còn lại của
dự án
 FCTC (Forecast Cost to Complete Project)
 BCAC (Budgeted Cost at Completion): Dự chi tại thời điểm hoàn thành dự
án.
1. Chi phí dự báo cho toàn bộ dự án
 FCAC (Forecast Cost at Completion)
49
CPI
BCWPBCAC
BCWP
ACWP
xBCWPBCACFCTC
)(
)(


FCTCACWPFCAC 
50
DỰ BÁO CHI PHÍ THỰC HIỆN TƯƠNG LAI
 Dự báo thực hiện chi phí tương lai
15/8/2014
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 26
Notes: Bài Tập Chương 5
51
 Các đại lượng phân tích về kết quả
(BCWS, ACWP, BCWP)
 Các đại lượng pt về sai lệch (SV, CV,
AV) -> nhận xét từng đại lượng
 Các chỉ số kết quả công việc (SPI,
CPI) -> nhận xét các kết quả
Questions?
52