Bài giảng Quản lí dự án công nghệ thông tin - Bài 8: Kĩ năng quản lí chung

c
– Kiên quyết
– Đáng tin cậy
– Có ảnh hưởng
– Có nghị lực
– Bền bỉ
– Tự tin
– Chịu được căng thẳng
– Sẵn sàng nhận trách nhiệm
• Kĩ năng
– Lanh lợi (thông minh)
– Có kĩ năng quan niệm
– Sáng tạo
– Ngoại giao và khéo xử
– Hùng biện
– Hiểu biết về nhiệm vụ 
nhóm
– Có tổ chức (khả năng 
hành chính)
– Có sức thuyết phục
– Có kĩ năng xã hội
12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 14
(4) Mục đích và mục tiêu chung
• Hiến chương dự án
– Quyền chính thức với dự 
án
– Bối cảnh của dự án
– Nhu cầu nghiệp vụ của 
dự án
– Mô tả sản phẩm
– Người QLDS được phân 
công
– Ràng buộc và giả định
• Phạm vi dự án
– Bối cảnh của dự án
– Nhu cầu nghiệp vụ của 
dự án
– Mục tiêu nghiệp vụ cho 
dự án
– Kết quả cuối cùng của 
dự án
– Giá trị đích của dự án
– Giả định và ràng buộc
– Trong và ngoài phạm vi 
dự án
12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 15
(4) Mục đích và mục tiêu chung (t)
• Họp khởi động dự án
– Vào lúc bắt đầu dự án
– Mời quản lí cấp cao
– Nhu cầu nghiệp vụ, 
mục đích của dự án, 
phạm vi dự án
– Tổ chức tổ
– Kế hoạch và lịch biểu
– Chia sẻ với các thành 
viên
• Hiến chương tổ
– Mục đích của tổ dự án
– Qui tắc của tổ
• Qui tắc họp
• Qui tắc trao đổi
• Qui tắc leo thang
– Vai trò và trách nhiệm 
của người lãnh đạo và 
các thành viên
12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 16
9.3 Kĩ năng trao đổi và tổ
(1) Trao đổi
• Trao đổi hàng ngày
– Khả năng trao đổi với mọi người là kĩ năng cơ sở của 
người lãnh đạo
– Không có kĩ năng trao đổi, người lãnh đạo dự án 
không thể lãnh đạo được tổ
– Có khả năng trao đổi để người khác hiểu là yêu cầu 
bắt buộc với người lãnh đạo dự án thành công.
– Chăm chú lắng nghe người khác
– Để thời gian nhận thông báo hơn là gửi
– Biết nghe lời nói bóng của diễn giả
12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 17
9.3 Kĩ năng trao đổi và tổ -
trao đổi (tiếp)
• Trao đổi hai chiều
– Tạo thuận lợi cho trao đổi, chuyển trực tiếp ý 
tưởng người này sang người khác và chấp 
nhận trực tiếp ý kiến người khác.
– Trao đổi để làm cho mọi người tham dự hiểu 
lẫn nhau.
– Xác nhận ý tưởng được trao đổi lẫn nhau và 
đảm bảo việc trao đổi không bị thất bại.
12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 18
9.3 Kĩ năng trao đổi và tổ -
trao đổi (tiếp)
• Thiết lập quan hệ thân tín
– Qua trao đổi với các thành viên và người có liên quan trên 
cơ sở trực tiếp và cởi mở, mối quan hệ tin cậy lẫn nhau và 
nền tảng cho việc thúc đẩy dự án có thể được thiết lập.
• Họp trao đổi
– Họp trao đổi hàng tuần cần được tổ chức.
– Thu báo cáo viết và có hai cách trao đổi với các thành viên.
– Không thể phát hiện được vấn đề nếu không có trao đổi hai 
chiều.
– Mục đích của họp là để tìm ra rủi ro và vấn đề
– Thảo luận về những rủi ro, vấn đề và thay đổi có thể có và 
chia sẻ với các thành viên.
– Có hành động giải quyết vấn đề - năng lực hành vi là quan 
trọng nhất cho người lãnh đạo dự án
12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 19
9.3 Kĩ năng trao đổi -
Tổ (tiếp)
• Kĩ năng tổ
– Tổ là gì? Tổ là “một số ít người có kĩ năng bổ sung 
nhau, cùng cam kết theo đuổi mục đích, mục tiêu 
chung, và có cách tiếp cận làm việc để qua đó duy trì 
trách nhiệm lẫn nhau.
• Tại sao cần có kĩ năng tổ
– “Quản lí là đối với con người. Nhiệm vụ của nó là làm 
cho mọi người có khả năng cùng làm việc, phát huy 
sức mạnh và giảm đi nhược điểm.
– Công việc dự án được thực hiện bởi tổ dự án
– Để dự án thành công, tổ phải làm việc có hiệu quả để 
đạt tới các mục tiêu dự án.
12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 20
9.3 Kĩ năng trao đổi -
Tổ (tiếp)
• Tại sao cần xây dựng tổ
– Vào lúc dự án bắt đầu, các thành viên tổ được tập 
hợp lại và từng thành viên có mối quan tâm khác 
nhau, lợi ích khác nhau, thói quen khác nhau v.v.. Họ 
không có cùng mục tiêu hay mục đích
– Nếu xây dựng tổ thành công thì tính năng suất của tổ 
được nâng cao, và dự án đi tới thành công
– Tổ tốt bao giờ cũng là nhân tố thành công quan trọng 
cho các dự án nổi bật
12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 21
9.3 Kĩ năng trao đổi và tổ-
Tổ hiệu quả
• Tổ hiệu quả không phải chỉ là 
nơi tập hợp con người.
• Các thành viên có cùng mục 
đích và mục tiêu.
• Có cùng mục đích và mục tiêu, 
tổ có thể có cùng hướng.
• Lúc bắt đầu dự án cần có cuộc 
họp khởi động tổ để chia sẻ 
mục đích và mục tiêu cho các 
thành viên.
• Xây dựng hiến chương tổ
• Các thành viên hiểu rõ hiến 
chương tổ.
• Tổ chức họp đều kì và trao đổi 
với các thành viên dự án.
• Giữ tầm kiểm soát trong các 
nhóm nhỏ không quá 10 người
• Phân công mục tiêu và trách 
nhiệm cho từng thành viên tổ.
• Mục tiêu được phân công phải 
hơi lớn hơn khả năng của họ.
• Khi mỗi người đã có mục tiêu 
và trách nhiệm, người đó sẽ 
phấn đấu để đạt tới mục tiêu 
đó.
• Uỷ quyền trách nhiệm cho cấp 
dưới.
• Để việc xây dựng kế hoạch chi 
tiết cho cấp dưới.
• Nêu rõ mục tiêu cho họ và để 
họ tự “thực hiện công việc”
• Dành thời gian lấy ý kiến phản 
hồi
12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 22
9.4 Kĩ năng quản lí xung đột
(1) Thương lượng
(1) Thương lượng
– Quản lí dự án và thương lượng: người lãnh đạo dự án cần 
thương lượng với mọi người ở mọi pha
– Tại sao cần thương lượng:
• Có nhiều hoàn cảnh phát sinh xung đột giữa những người bảo 
trợ, vì quyền lợi và mối quan tâm của họ không giống nhau.
• Các yêu cầu mới và yêu cầu thay đổi gây ra xung đột.
• Yêu cầu từ những người bảo trợ đôi khi không chấp nhận 
được với người lãnh đạo dự án.
– “Thương lượng” là gì?
• Thương lượng không là đánh bại bên kia. 
• Thương lượng trong QLDA là tiến trình các bên đạt tới việc 
thoả mãn lẫn nhau, trong khi vẫn duy trì mối quan hệ tin cậy 
lẫn nhau
12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 23
Vạch ranh giới phạm vi
Vạch ranh giới lịch biểu
Vạch ranh giới chi phí
Vạch ranh giới chất lượng
Người tài trợ
Chuyển giao
Chi phí
Khách hàng
PHẠM VI
Chất lượng
Thành viên dự án
Mục tiêu dự án
Đổi vạch ranh giới
Nhà cung cấp
Hợp đồng
SOW
12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 24
9.4 Kĩ năng quản lí xung đột
bẩy yếu tố thương lượng
Phát triển thoả thuận. Ấn định việc làm bởi cả hai 
bên
Cam kết
Tính hợp pháp. Lấy các giải pháp trong cùng ngành 
công nghiệp cho các xung đột tương tự
Tiêu chí
Làm quyết định sau khi thảo luận các tuỳ chọn. 
Nghĩ tới lợi ích của cả hai bên.
Tuỳ chọn
Chuẩn bị phương án của bạn. Phương án là giải 
pháp khi bạn không đạt được thoả thuận
Phương 
án
Phân biệt quyền lợi của họ với vị trí của họ
Nghĩ về quyền lợi của họ
Quyền lợi
Trao đổi với bên kia và hiểu rõ họ nói gìTrao đổi
Tâm trí cởi mở
Xây dựng quan hệ với bên kia
Quan hệ
12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 25
9.4 Kĩ năng quản lí xung đột
(2) Giải quyết vấn đề
• “Vấn đề” là gì?
– Vấn đề là lỗ hổng giữa trạng thái nó đáng phải là (như mục 
tiêu) và thực tại, cần được giải quyết.
– Mục tiêu không nhất thiết nghĩa là lí tưởng. Mục đích nên 
được đặt tại điểm đạt được cao nhất.
• Điều tra nguyên nhân
– Để giải quyết vấn đề, phải làm rõ nguyên nhân.
– Điều tra nguyên nhân sâu nhất có thể được để tìm ra 
nguyên nhân thực.
– Để đủ thời gian cho việc phân tích nguyên nhân.
• Tìm ra giải pháp
– Sau khi điều tra sâu về nguyên nhân, hãy tìm ra giải pháp
– Giải pháp phải cụ thể và thực tế.
12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 26
9.4 Kĩ năng quản lí xung đột
(3) Ảnh hưởng tới tổ chức
• Cơ chế làm quyết định
– Dùng ảnh hưởng của tổ chức để giải quyết vấn đề 
trong dự án, cần hiểu rõ cơ chế làm quyết định và 
tiếp cận đúng người quyết định.
• Tiếp cận tới tổ chức bên ngoài công ti
– Cần được tiến hành bền bỉ sau khi hiểu cấu trúc 
quyền lực và cơ chế làm quyết định của tổ chức.
• Thu hút sự hợp tác từ những người khác
– Việc thu được sự hợp tác từ những người và tổ chức 
khác cũng là quan trọng.
12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 27
9.5 Kĩ năng động viên
(1) khái niệm động viên
Tình huống động viên
Hoạt động 
hướng mục tiêu
Hành vi
Động cơ
Trông đợi
(kinh nghiệm quá khứ)
Mục tiêu
Tính sẵn có
12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 28
9.5 Kĩ năng động viên (2)
Phân cấp nhu cầu của Maslow-1
Thể 
chất An 
toàn
(An 
ninh)
Xã 
hội
(Tư 
cách)
Quí 
trọng
(Thừa 
nhận)
Tự 
thể 
hiện 
mình
Nhu cầu thể chất có sức mạnh nhất khi chưa được thoả mãn: Ăn, uống, trú ẩn
12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 29
9.5 Kĩ năng động viên (2) 
Phân cấp nhu cầu của Maslow-2
Khi nhu cầu thể chất được thoả mãn, thì nhu cầu an toàn, an ninh thống trị
Thể 
chất
An 
toàn
(An 
ninh)
Xã 
hội
(Tư 
cách)
Quí 
trọng
(Thừa 
nhận)
Tự 
thể 
hiện 
mình
12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 30
9.5 Kĩ năng động viên (2) 
Phân cấp nhu cầu của Maslow-3
Khi nhu cầu thể chất và an toàn được thoả mãn, thì nhu cầu xã hội thống trị
Thể 
chất
An 
toàn
(An 
ninh)
Xã 
hội
(Tư 
cách)
Quí 
trọng
(Thừa 
nhận)
Tự 
thể 
hiện 
mình
12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 31
9.5 Kĩ năng động viên (2) 
Phân cấp nhu cầu của Maslow-4
Khi nhu cầu thuộc vào được thoả mãn, người ta muốn là thành viên của nhóm
Thể 
chất
An 
toàn
(An 
ninh)
Xã 
hội
(Tư 
cách)
Quí 
trọng
(Thừa 
nhận) Tự 
thể 
hiện 
mình
12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 32
9.5 Kĩ năng động viên (2) 
Phân cấp nhu cầu của Maslow-5
Khi sự thừa nhận được thoả mãn, nhu cầu tự thể hiện mình thành thống trị
Thể 
chất
An 
toàn
(An 
ninh)
Xã 
hội
(Tư 
cách)
Quí 
trọng
(Thừa 
nhận)
Tự 
thể 
hiện 
mình
12/26/2004 8 - Kĩ năng quản lí chung 33
Lý thuyết sinh thái-động cơ 
của Herzberg
• Phỏng vấn với 200 kĩ sư và kế toán viên, Herzberg kết 
luận con người có hai loại nhu cầu khác nhau, nhân tố 
sinh thái và nhân tố động cơ.
• Nhân tố sinh thái: Chính sách công ti, sự giám sát, 
điều kiện làm việc, quan hệ liên con người, tiền bạc, an 
toàn địa vị - không làm tăng khả năng lao động của công 
nhân.
• Nhân tố động cơ: Cảm thấy thành đạt, trưởng thành 
nghề nghiệp, được thừa nhận, được thăng tiến, công 
việc thách thức, hiệu quả tích cực với thoả mãn công 
việc, kết quả làm tăng khả năng lao động.